Organiser un concert d’apéritif sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’apéritif se prépare dans un ordre précis : bloquer la date, confirmer le programme et le lieu, puis engager les musiciens avant d’envoyer les invitations. Les autorisations, les droits musicaux et les besoins techniques doivent être traités plusieurs semaines à l’avance. Ensuite, suivez les inscriptions, les régimes alimentaires et les quantités du traiteur. Le jour J, prévoyez l’ouverture du lieu, le refroidissement des boissons, l’installation du buffet et un déroulé imprimé pour chaque personne impliquée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Engager des musiciens
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Vérifier les autorisations
5
Réserver le catering
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Publier le programme
11
Coordonner les besoins techniques
2 personnes
12
Gérer les droits musicaux
13
Établir la liste définitive des invités
14
Confirmer les quantités de traiteur
15
Rassembler les fichiers musicaux
16
Vérifier les prévisions météo
17
Confirmer les livraisons
18
Imprimer le déroulé
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
24
Étiqueter la restauration par régime
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Inspecter les espaces
2 personnes
27
Installer le mobilier
4 personnes
28
Aménager l’entrée et l’accueil
2 personnes
29
Installer le bar et les buffets
4 personnes
30
Dégager la zone du podium
3 personnes
31
Brancher la musique d'ambiance
2 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Monter l’éclairage
2 personnes
34
Installer les instruments
3 personnes
35
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
36
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
37
Préparer les boissons
3 personnes
38
Vérifier les toilettes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Accueillir les invités
3 personnes
41
Cocher les inscriptions
2 personnes
42
Servir l'apéritif
4 personnes
43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
46
Assurer l'annonce sur scène
47
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
48
Servir les en-cas de pause
3 personnes
49
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
50
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
51
Servir le buffet
5 personnes
52
Annoncer le concert du soir
53
Animer le concert du soir
3 personnes
54
Servir le dernier tour
3 personnes
55
Accompagner les adieux et le vestiaire
3 personnes
56
Rassembler les objets perdus

Suivi

57
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
58
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
59
Démonter le bar et le buffet
4 personnes
60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Rassembler les déchets
2 personnes
62
Remettre le mobilier en place
4 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Retourner le matériel
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
67
Remercier les invités

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables à mangerqté 10
Chaisesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à champagneqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Pieds de microqté 8
Lutrin

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 6
Pieds d’éclairageqté 3

Décoration

Nappesqté 14
Porte-serviettesqté 12
Compositions floralesqté 10
Cartes de menuqté 12
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le programme et le lieu. Réservez les musiciens et l’espace avant de concevoir les invitations, afin d’annoncer un horaire et une adresse définitifs.
Traitez les autorisations et les droits musicaux dès que le programme est fixé. Une vérification tardive peut bloquer la représentation ou entraîner une modification du répertoire.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement et transmettez au traiteur le nombre définitif de convives, les besoins alimentaires et les quantités confirmées.
Pour le service, séparez les verres à vin, à eau et à champagne, puis étiquetez les plats selon les régimes. Refroidissez les boissons à l’avance et prévoyez des glacières pour maintenir la température pendant l’accueil.
La veille, confirmez les livraisons, rassemblez les fichiers musicaux et imprimez le déroulé. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer la sonorisation, les tables, le buffet et les badges nominatifs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert d’apéritif ?: Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver le lieu et les musiciens, de vérifier les autorisations, d’envoyer les invitations et de régler les besoins techniques.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’apéritif ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant l’événement, avec le programme et l’horaire. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant le concert pour établir la liste définitive et confirmer le traiteur.
Combien de boissons prévoir par personne pour un concert d’apéritif ?: Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau en quantité suffisante et gardez une réserve au frais pour les retards ou les fortes températures.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Faites les courses et vérifiez la vaisselle la veille, puis refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Installez les en-cas et les plats au dernier moment, après avoir vérifié les livraisons et l’organisation du service.

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