Zo organiseer je een aperitiefconcert

Begin met de datum en locatie en leg daarna de muzikanten vast. Pas wanneer de speeltijden en technische wensen bekend zijn, kun je uitnodigingen, reserveringen en catering goed plannen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat je hapjes en dranken kunt afstemmen. Test apparatuur, controleer glaswerk en druk het draaiboek de dag ervoor af. Op de dag zelf werk je van opbouw naar ontvangst, concert en aansluitend aperitief.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Muzikanten vastleggen
3
Programma en speeltijden maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muziekrechten controleren
8
Reserveringen maken
9
Vervoer voor instrumenten regelen
10
Technische wensen verzamelen
11
Draaiboek afdrukken
12
Bezoekerslijst afdrukken
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Menukaarten afdrukken
15
Routebordjes maken
16
Boodschappenlijst controleren
17
Houdbare boodschappen doen
2 personen
18
Dranken bestellen
19
Servies en glaswerk controleren
2 personen
20
Apparatuur testen
2 personen
21
Verse boodschappen doen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Fruit en kruiden wassen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Hapjes gekoeld opslaan
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Leveringen ontvangen
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen klaarzetten
3 personen
30
Buffettafels inrichten
2 personen
31
Podiumzone vrijmaken
2 personen
32
Geluidsapparatuur opstellen
2 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Muzikanten opstellen
2 personen
35
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
36
Licht en verlichting testen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
39
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes op schalen leggen
3 personen
42
Programma zichtbaar ophangen
43
Toiletten controleren

Event

44
Ontvangst bezoekers
3 personen
45
Welkomstdrank serveren
3 personen
46
Aanmeldingen afvinken
2 personen
47
Hapjes serveren
3 personen
48
Eerste concertblok begeleiden
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Buffet bijvullen
2 personen
51
Gebruikt glaswerk inzamelen
2 personen
52
Pauze aankondigen
53
Muzikanten voorzien van water
54
Tweede concertblok begeleiden
2 personen
55
Derde concertblok begeleiden
2 personen
56
Warme hapjes serveren
3 personen
57
Publieksvragen verzamelen
58
Artiesten bedanken
59
Afscheidsdrank serveren
2 personen
60
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
61
Laatste glaswerk inzamelen
2 personen

Nazorg

62
Eten en drank afdekken
2 personen
63
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
64
Apparatuur demonteren
2 personen
65
Afval verzamelen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
68
Locatie schoonmaken
3 personen
69
Decoratie verwijderen
2 personen
70
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
71
Sleutels en materialen veiligstellen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Overgebleven dranken opslaan
74
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
75
Verloren voorwerpen verzamelen
76
Facturen en bonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 90
Ontvangsttafel
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Muziekstandaardsaantal 6
Muzikantenstoelenaantal 6
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 8
Jackkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 3
Laptop

Verlichting

Sfeerlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
LED-schijnwerpersaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Servies

Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Champagneglazenaantal 90
Koffiekopjesaantal 50
Gebaksbordjesaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkaraffenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Maatbekersaantal 3
Schenkkanaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Afvalbakkenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Welkomstbord
Routebordjesaantal 6
Naamkaartjesaantal 90

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg muzikanten en programma eerst vast. Noteer per optreden de speeltijd, opbouw, pauze en benodigde microfoons, DI-boxen, muziekstandaards en stoelen; zo voorkom je last-minute wijzigingen in de zaal.
Plan de techniek vóór je de ruimte indeelt. Test actieve speakers, mengpaneel, microfoons, XLR- en jackkabels minstens één keer vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar voor de opbouw.
Werk met een sluitingsmoment voor gasten. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen voor het concert en maak daarna de bezoekerslijst, naamkaartjes en menukaarten definitief.
Koel dranken en bereid verse onderdelen niet te vroeg. Doe houdbare boodschappen eerder, haal verse boodschappen op de dag zelf en bewaar hapjes gekoeld tot het moment van serveren.
Reserveer tijd voor ontvangst én opruimen. Zet ontvangsttafel, cocktailtafels, buffettafels en routebordjes vooraf klaar en controleer vóór opening of stoelen, glazen, servies en verlichting op hun plaats staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een aperitiefconcert organiseren?: Leg de datum, locatie en muzikanten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen minimaal 3 weken voor het concert en sluit de aanmeldingen ongeveer 3 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een aperitiefconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor meubels, verlichting en techniek, plus extra tijd voor een volledige soundcheck. Plan de soundcheck uiterlijk 60 minuten vóór de ontvangst van bezoekers af te ronden.
Wanneer bestel je drank voor een aperitiefconcert?: Bestel houdbare dranken ongeveer 1 tot 2 weken vooraf, zodra je een eerste bezoekersaantal hebt. Koel de dranken de dag ervoor en controleer op de concertdag of er genoeg wijnglazen, waterglazen en champagneglazen klaarstaan.
Hoe regel je de techniek voor een aperitiefconcert?: Vraag technische wensen direct bij het vastleggen van de muzikanten op en maak daarna een eenvoudige kanaal- en kabelindeling. Test alle microfoons, speakers en aansluitingen minimaal 1 dag vooraf en houd reservebatterijen en kabels beschikbaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.