Organiser un concert d’apéritif sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’apéritif demande de coordonner la musique, l’accueil et le service des boissons dans un même espace. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis bloquez rapidement les musiciens et leurs besoins techniques. Les inscriptions, les contraintes alimentaires et les droits musicaux doivent être traités avant les achats. La dernière semaine sert surtout à tester le matériel, imprimer les documents et organiser le froid, la verrerie et les produits frais.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Réserver les musiciens
3
Établir le programme et les horaires de jeu
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Vérifier les droits musicaux
8
Faire les réservations
9
Organiser le transport des instruments
10
Recueillir les besoins techniques
11
Imprimer le déroulé
12
Imprimer la liste des visiteurs
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Imprimer les menus
15
Créer des panneaux de direction
16
Vérifier la liste des courses
17
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
18
Commander des boissons
19
Vérifier la vaisselle et le verrerie
2 personnes
20
Tester l'équipement
2 personnes
21
Faire les courses de produits frais
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Laver les fruits et les herbes
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Stocker les snacks au frais
2 personnes
26
Vérifier le lieu
2 personnes
27
Réception des livraisons
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les tables de buffet
2 personnes
31
Dégager la zone du podium
2 personnes
32
Installer l’équipement sonore
2 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Mettre les musiciens en place
2 personnes
35
Effectuer la vérification du son
3 personnes
36
Tester l’éclairage et les lumières
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Aménager la table d'accueil
2 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
42
Afficher le programme bien en vue
43
Vérifier les toilettes

Événement

44
Accueil des visiteurs
3 personnes
45
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
46
Cocher les inscriptions
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Encadrer le premier bloc de concert
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Collecter la verrerie utilisée
2 personnes
52
Annoncer la pause
53
Fournir de l'eau aux musiciens
54
Encadrer le deuxième bloc de concert
2 personnes
55
Accompagner le troisième bloc de concert
2 personnes
56
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
57
Recueillir les questions du public
58
Remercier les artistes
59
Servir la boisson d’adieu
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
2 personnes
61
Collecter les derniers verres
2 personnes

Suivi

62
Couvrir la nourriture et les boissons
2 personnes
63
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
64
Démonter l’équipement
2 personnes
65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
3 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Refroidir les restes
2 personnes
71
Sécuriser les clés et le matériel
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Stocker les boissons restantes
74
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
75
Rassembler les objets perdus
76
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 90
Table d’accueil
Tabouretsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de microqté 6
Chaises de musicienqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 8
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 3
Ordinateur portable

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Projecteurs LEDqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Verres à vinqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à champagneqté 90
Tasses à caféqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Carafeqté 4
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 6

Décoration

Nappesqté 12
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 8
Porte-menusqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 6
Badges nominatifsqté 90

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez les musiciens avant d’envoyer les invitations, puis établissez un programme avec les horaires de jeu, les pauses et l’heure d’arrivée pour l’installation. Demandez aussi le transport prévu pour les instruments.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires. Cela vous donne un nombre fiable de convives avant de commander les boissons et de prévoir les assiettes.
Faites un test technique plusieurs jours avant : table de mixage, microphones, câbles, boîtiers DI, multiprises et rallonges. Gardez du ruban gaffer et des piles de rechange sur place pour les petits incidents.
Prévoyez deux zones distinctes : une table d’accueil avec la liste des visiteurs et les badges, puis des tables de buffet éloignées de l’espace des musiciens. Les panneaux de direction évitent que les arrivées interrompent le concert.
Achetez les produits non périssables en avance, puis faites les courses fraîches le plus tard possible. Refroidissez les boissons et stockez les en-cas au frais avant l’arrivée des invités, sans oublier de vérifier la verrerie et les plateaux de service.

Questions fréquentes

Quand réserver les musiciens pour un concert d’apéritif ?: Réservez-les avant l’envoi des invitations, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Vous pourrez ensuite construire le programme, confirmer leurs besoins techniques et organiser le transport des instruments.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’apéritif ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et les horaires de jeu sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement afin de finaliser les besoins alimentaires et les quantités.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audio ?: Faites un test complet plusieurs jours avant, puis un contrôle le jour même avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les multiprises.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achetez les boissons et les produits non périssables quelques jours avant. Faites les courses fraîches la veille ou le jour même, puis refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’accueil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.