Ein Aperitifkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Aperitifkonzert müssen Musik, Empfang und Bewirtung zeitlich zusammenpassen. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Musikerinnen oder Musikern und lege danach Programm sowie Spielzeiten fest. Rund drei bis vier Wochen vorher verschickst du die Einladungen und erfasst Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Geschirr und Getränke; frische Snacks und gekühlte Getränke kommen erst kurz vor dem Empfang dazu.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Musiker festlegen
- 3
Programm und Spielzeiten erstellen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Musikrechte prüfen
- 8
Reservierungen vornehmen
- 9
Transport für Instrumente organisieren
- 10
Technische Anforderungen sammeln
- 11
Drehbuch ausdrucken
- 12
Besucherliste ausdrucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 14
Menükarten drucken
- 15
Wegweiser erstellen
- 16
Einkaufsliste prüfen
- 17
Haltbare Lebensmittel einkaufen
2 Personen
- 18
Getränke bestellen
- 19
Geschirr und Glaswaren prüfen
2 Personen
- 20
Geräte testen
2 Personen
- 21
Frische Einkäufe erledigen
2 Personen
- 22
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 23
Obst und Kräuter waschen
2 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Snacks gekühlt lagern
2 Personen
- 26
Ort überprüfen
2 Personen
- 27
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Buffettische einrichten
2 Personen
- 31
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
- 32
Tonanlage aufstellen
2 Personen
- 33
Mikrofone anschließen
2 Personen
- 34
Musiker aufstellen
2 Personen
- 35
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 36
Licht und Beleuchtung testen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 39
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 40
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 41
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 42
Programm sichtbar aufhängen
- 43
Toiletten kontrollieren
Event
- 44
Besucher empfangen
3 Personen
- 45
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
- 46
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 47
Snacks servieren
3 Personen
- 48
Ersten Konzertblock begleiten
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Buffet nachfüllen
2 Personen
- 51
Gebrauchtes Glas sammeln
2 Personen
- 52
Pause ankündigen
- 53
Musiker mit Wasser versorgen
- 54
Zweiten Konzertblock begleiten
2 Personen
- 55
Dritten Konzertblock begleiten
2 Personen
- 56
Warme Snacks servieren
3 Personen
- 57
Publikumsfragen sammeln
- 58
Künstler bedanken
- 59
Abschiedsgetränk servieren
2 Personen
- 60
Besucher verabschieden
2 Personen
- 61
Letzte Gläser einsammeln
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Speisen und Getränke abdecken
2 Personen
- 63
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 64
Geräte abbauen
2 Personen
- 65
Abfall sammeln
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 68
Location reinigen
3 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
- 71
Schlüssel und Materialien sichern
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Übrig gebliebene Getränke lagern
- 74
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 75
Fundsachen sammeln
- 76
Rechnungen und Belege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailtischeAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- StühleAnz. 90
- Empfangstisch
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 3
- NotenständerAnz. 6
- MusikerstühleAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 8
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Gaffer TapeAnz. 3
- Laptop
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- LED-FlutlichterAnz. 4
- ErsatzbatterienAnz. 24
Geschirr
- WeingläserAnz. 100
- WassergläserAnz. 100
- ChampagnergläserAnz. 90
- KaffeetassenAnz. 50
- TortenplattenAnz. 100
- Dinner-TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 8
Küche
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 3
- MessbecherAnz. 3
- KaraffeAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 6
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- TischläuferAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 8
- MenükartenhalterAnz. 12
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 90
Reinigung
- EimerAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm spätestens zwei Wochen vor dem Termin fest und plane die Spielzeiten mit mindestens 15 Minuten Puffer für Ankommen, Umbau oder kurze Verzögerungen.
- Sammle technische Anforderungen frühzeitig und teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen sowie alle Kabel spätestens am Vortag. Ein fehlendes Verlängerungskabel oder ein falscher Anschluss fällt sonst erst beim Soundcheck auf.
- Bestätige den Transport der Instrumente mindestens eine Woche vorher und kläre, wo Notenständer, Musikerstühle und Technik aufgebaut werden. So bleibt der Empfangstisch frei und der Einlass wird nicht blockiert.
- Bestelle Getränke mindestens sieben Tage vorher und rechne für die erste Stunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro erwachsener Person. Kühle die Getränke erst am Veranstaltungstag vollständig und halte Wasser getrennt vom Aperitif bereit.
- Bereite Namensschilder, Wegweiser, Menü- und Besucherkarten am Vortag vor. Frische Snacks, gewaschenes Obst und Kräuter legst du erst wenige Stunden vor Beginn bereit und lagerst Kühlware bis zum Servieren gekühlt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Aperitifkonzert organisieren?
- Starte idealerweise vier bis sechs Wochen vorher mit Datum, Ort, Musikerinnen oder Musikern und dem Programm. Einladungen sollten etwa drei bis vier Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig bearbeiten kannst.
- Wie viele Getränke braucht man für ein Aperitifkonzert?
- Plane für die erste Stunde etwa zwei bis drei Getränke pro erwachsener Person ein, zusätzlich ausreichend Wasser. Für einen zweistündigen Empfang solltest du die Menge entsprechend erhöhen und mindestens eine Woche vorher bestellen.
- Wann sollte die Technik für ein Aperitifkonzert getestet werden?
- Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Kabel und Beleuchtung spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag sollte zusätzlich ein Soundcheck mindestens 60 Minuten vor dem Eintreffen der Gäste möglich sein.
- Wann bereitet man Snacks für ein Aperitifkonzert vor?
- Haltbare Lebensmittel kannst du einige Tage vorher einkaufen. Frische Snacks, Obst und Kräuter bereitest du am Veranstaltungstag vor, idealerweise zwei bis drei Stunden vor Beginn, und lagerst alles Gekühlte bis zum Servieren im Kühlschrank.
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