Cómo organizar un concierto de aperitivo sin improvisar

Un concierto de aperitivo combina música en directo, bebidas y comida ligera, así que la coordinación importa tanto como el repertorio. Empieza cerrando fecha, ubicación y músicos; después organiza horarios, inscripciones, necesidades técnicas y derechos de música. En la última semana, confirma invitados, compras y montaje. El día del evento, prueba el sonido antes de que lleguen los asistentes y deja los aperitivos y las bebidas listos sin bloquear el acceso de los músicos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Contratar músicos
3
Crear el programa y los horarios de juego
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Comprobar los derechos de música
8
Hacer reservas
9
Gestionar el transporte de los instrumentos
10
Recopilar necesidades técnicas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Imprimir la lista de visitantes
13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
14
Imprimir menús
15
Hacer carteles de ruta
16
Comprobar la lista de la compra
17
Comprar productos no perecederos
2 personas
18
Pedir bebidas
19
Comprobar la vajilla y la cristalería
2 personas
20
Probar el equipo
2 personas
21
Hacer la compra de productos frescos
2 personas
22
Preparar aperitivos
3 personas
23
Lavar fruta y hierbas
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Guardar los aperitivos en frío
2 personas
26
Comprobar el lugar
2 personas
27
Recibir entregas
2 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Preparar las sillas
3 personas
30
Montar mesas de buffet
2 personas
31
Despejar la zona del escenario
2 personas
32
Montar el equipo de sonido
2 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Colocar a los músicos
2 personas
35
Realizar la prueba de sonido
3 personas
36
Probar la iluminación y las luces
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Montar la mesa de recepción
2 personas
39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
42
Colgar el programa a la vista
43
Comprobar los baños

Evento

44
Recibir a los visitantes
3 personas
45
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
46
Marcar las inscripciones
2 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Acompañar el primer bloque del concierto
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Reponer el bufé
2 personas
51
Recoger la cristalería usada
2 personas
52
Anunciar el descanso
53
Proporcionar agua a los músicos
54
Coordinar el segundo bloque del concierto
2 personas
55
Acompañar el tercer bloque del concierto
2 personas
56
Servir aperitivos calientes
3 personas
57
Recoger preguntas del público
58
Agradecer a los artistas
59
Servir la bebida de despedida
2 personas
60
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
61
Recoger la cristalería restante
2 personas

Seguimiento

62
Cubrir la comida y las bebidas
2 personas
63
Apagar el equipo de sonido
2 personas
64
Desmontar el equipo
2 personas
65
Recoger la basura
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
3 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Retirar la decoración
2 personas
70
Enfriar la comida sobrante
2 personas
71
Asegurar llaves y materiales
72
Devolver el material prestado
2 personas
73
Guardar las bebidas sobrantes
74
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 90
Mesa de recepción
Taburetescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Atrilescant. 6
Sillas para músicoscant. 6
Cajas DIcant. 2
Cables XLRcant. 8
Cables jackcant. 6
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Cinta gaffercant. 3
Portátil

Iluminación

Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4
Focos LEDcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Copas de vinocant. 100
Vasos para aguacant. 100
Copas de champáncant. 90
Tazas de cafécant. 50
Platos de postrecant. 100
Platos de cenacant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Jarras medidorascant. 3
Jarracant. 4
Termoscant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Papeleracant. 6

Decoración

Mantelescant. 12
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 8
Portamenúscant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 6
Tarjetas de nombrecant. 90

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y los horarios de actuación antes de enviar las invitaciones. Así puedes indicar a qué hora empieza cada pase y prever pausas reales para el aperitivo.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y fija una fecha límite al menos 7 días antes. No esperes a la compra fresca para descubrir que necesitas alternativas.
Haz una prueba completa de sonido el mismo día, como mínimo 2 horas antes de recibir a los invitados. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables y regletas.
Separa el recorrido de los instrumentos del recorrido de los invitados. Reserva una zona para atriles, sillas de músicos y cables, y fija los cables al suelo con cinta gaffer para evitar tropiezos.
Enfría las bebidas y guarda los aperitivos en frío antes de abrir las puertas. Lava la fruta y las hierbas con antelación, pero prepara los productos frescos lo más cerca posible del comienzo para mantener su calidad.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que contratar a los músicos para un concierto de aperitivo?: Intenta contratarlos al menos 6 semanas antes y confirma el programa por escrito. Ese margen permite recopilar sus necesidades técnicas, organizar el transporte de instrumentos y comprobar los derechos de música.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones y cerrar las inscripciones?: Envía las invitaciones entre 3 y 4 semanas antes y cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes. Así puedes imprimir la lista de visitantes, preparar las tarjetas de nombre y ajustar bebidas, vajilla y comida.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Reserva tiempo para corregir niveles, cambiar cables o recolocar altavoces sin hacerlo mientras entran los invitados.
¿Cuánta bebida necesito para un concierto de aperitivo?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua durante todo el evento. Pide las bebidas con varios días de margen y enfría una primera tanda antes de abrir, dejando el resto como reposición.

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