Een ambulancepost open dag organiseren: zo pak je het aan
Begin met de bezoekersstroom, niet met de hapjes. Leg eerst datum, openingstijden en het programma vast en bepaal daarna hoeveel mensen tegelijk bij de rondleiding en demonstraties kunnen aansluiten. Werk met een informatiebord, duidelijke bewegwijzering en een actuele bezoekerslijst. Plan vervolgens materiaal, boodschappen, catering en techniek per moment. Zo voorkom je dat de ambulance nog niet demonstratieklaar is, portofoons leeg zijn of dieetproducten tussen de gewone hapjes terechtkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Uitnodigingen ontwerpen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Evenement online publiceren
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Bezoekerslijst bijwerken
- 8
Programma op informatiebord zetten
- 9
Reservering afvalinzameling maken
- 10
Reservering materialen bevestigen
- 11
Levering boodschappen plannen
- 12
Rondleidingroute uitzetten
2 personen
- 13
Demonstratieschema opstellen
2 personen
- 14
Demonstratiemateriaal controleren
2 personen
- 15
Ambulance demonstratieklaar maken
3 personen
- 16
Portofoons opladen
- 17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Bewegwijzering printen
- 19
Boodschappen controleren
2 personen
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Verse producten ophalen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 24
Dieetproducten apart verpakken
2 personen
- 25
Locatie en toiletten controleren
2 personen
- 26
Partytenten opbouwen
4 personen
- 27
Tafels opstellen
3 personen
- 28
Stoelen plaatsen
3 personen
- 29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 30
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 31
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
- 32
Rondleidingposten klaarzetten
4 personen
- 33
Demonstratiezone afzetten
3 personen
- 34
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 35
Versiering ophangen
2 personen
- 36
Geluidsniveau controleren
- 37
Borden en bestek klaarleggen
2 personen
- 38
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 39
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 41
Opening voorbereiden
2 personen
Event
- 42
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 43
Aanmeldingen afvinken
2 personen
- 44
Programma toelichten
2 personen
- 45
Openingswoord verzorgen
- 46
Rondleidingen begeleiden
4 personen
- 47
Ambulance uitleg geven
3 personen
- 48
Ambulanceapparatuur demonstreren
3 personen
- 49
Reanimatie demonstreren
2 personen
- 50
Kinderen begeleiden bij demonstratie
3 personen
- 51
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
- 52
Koffie en thee serveren
2 personen
- 53
Hapjes serveren
3 personen
- 54
Dranken bijvullen
2 personen
- 55
Buffet netjes houden
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten tussentijds controleren
- 58
Fotomomenten begeleiden
- 59
Laatste rondleiding begeleiden
3 personen
- 60
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 61
Eten en drinken opruimen
3 personen
- 62
Servies verzamelen
3 personen
- 63
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
- 64
Ambulancezone leegmaken
3 personen
- 65
Versiering verwijderen
2 personen
- 66
Partytenten afbreken
4 personen
- 67
Afval naar verzamelpunt brengen
2 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Keuken schoonmaken
2 personen
- 70
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 71
Vloeren schoonmaken
2 personen
- 72
Materialen terugbrengen
2 personen
- 73
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
- 75
Afvalmateriaal afvoeren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Ontvangstbalie
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 150
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Heetwaterdispensersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Laptop
- Printer
- Beamer
- Projectiescherm
- Powerbanksaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Opslagbakkenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 6
- Fotowand
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
- Zaklampenaantal 4
Veiligheid
- Afzetlintaantal 4
- Afzetpalenaantal 12
- Antislipmattenaantal 6
- Kabelmattenaantal 8
- Verbanddozenaantal 2
- Brandblussersaantal 2
Informatie
- Informatiebordenaantal 8
- Programmastandaardsaantal 3
- Naamkaartjeshoudersaantal 30
- Pennenaantal 30
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Handvegersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handdoekrollenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan rondleidingen en demonstraties in tijdsblokken van bijvoorbeeld 20 tot 30 minuten. Zo weet je hoeveel bezoekers tegelijk bij de ambulance, het demonstratiemateriaal en de route passen en voorkom je lange wachtrijen.
- Zet uiterlijk een week vooraf het online evenement, de aanmeldingen en dieetwensen naast elkaar. Houd daarna dagelijks bij hoeveel bezoekers komen, zodat je hapjes, dranken, naamkaartjes en zitplaatsen niet op een oude lijst baseert.
- Controleer techniek en communicatie minimaal één dag eerder: laad alle portofoons en powerbanks op en test luidspreker, microfoon, laptop, beamer en verlengsnoeren samen. Een losse stekkerdoos of lege accu merk je tijdens een demonstratie te laat.
- Maak de route zichtbaar vanaf de ontvangstbalie. Print bewegwijzering, zet het programma op een informatiebord en controleer vóór opening ook toiletten, afvalbakken, tenten en tafels; juist deze praktische punten worden vaak pas na de eerste bezoekers opgemerkt.
- Regel verse producten en gekoelde dranken zo laat mogelijk, maar plan de levering en het ophalen vooraf. Verpak dieetproducten apart, gebruik aparte serveerschalen en controleer de boodschappen bij binnenkomst voordat je de hapjes voorbereidt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een ambulancepost open dag organiseren?
- Leg datum, openingstijden en het basisprogramma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen en publiceer het evenement daarna, zodat je minimaal 2 weken hebt om aanmeldingen, dieetwensen en bezoekersaantallen te verwerken.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag van een ambulancepost?
- Werk met blokken van 20 tot 30 minuten en bepaal per blok een maximumaantal bezoekers op basis van de route en de ruimte in de ambulancepost. Zet het demonstratieschema minstens 7 dagen vooraf op papier en vermeld de tijden bij de ontvangstbalie en op het informatiebord.
- Wanneer moet je de ambulance en demonstratiematerialen controleren?
- Controleer de ambulance, demonstratiematerialen en route uiterlijk de dag vóór de open dag. Doe op de ochtend zelf nog een korte controle van de demonstratieopstelling, portofoons, microfoon en bewegwijzering, ongeveer 60 minuten vóór opening.
- Hoeveel hapjes en drankjes moet je regelen voor een ambulancepost open dag?
- Gebruik het actuele aantal aangemelde bezoekers als basis en reken voor een open dag van ongeveer 3 uur op 2 tot 3 drankjes en 2 tot 3 hapjes per persoon. Tel dieetproducten apart en houd voor late aanmeldingen ongeveer 10 procent extra aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!