Tag der offenen Tür einer Ambulanzstation planen

Ein Tag der offenen Tür in einer Ambulanzstation braucht mehr als Einladungen und Kaffee. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und die Führungsroute fest, bevor du Programm und Personal einteilst. Danach folgen Anmeldungen, Demonstrationsplan, Materialprüfung und die Vorbereitung von Empfang, Verpflegung und Beschilderung. Plane außerdem einen klaren Ablauf für Besuchergruppen, damit Einsatzbereitschaft und Besichtigungen sich nicht gegenseitig behindern.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Einladungen gestalten
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Veranstaltung online veröffentlichen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Besucherliste aktualisieren
8
Programm auf das Infoboard setzen
9
Abholung von Abfall anmelden
10
Materialreservierung bestätigen
11
Lebensmittellieferung planen
12
Führungsroute festlegen
2 Personen
13
Demonstrationsplan erstellen
2 Personen
14
Demomaterial prüfen
2 Personen
15
Krankenwagen einsatzbereit machen
3 Personen
16
Funkgeräte aufladen
17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
18
Beschilderung drucken
19
Einkäufe prüfen
2 Personen
20
Einkaufen gehen
2 Personen
21
Frische Produkte abholen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Diätprodukte separat verpacken
2 Personen
25
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Tische aufstellen
3 Personen
28
Stühle aufstellen
3 Personen
29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
30
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
31
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
32
Führungsstationen bereitstellen
4 Personen
33
Demonstrationsbereich absperren
3 Personen
34
Beschilderung anbringen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Lautstärke kontrollieren
37
Teller und Besteck bereitlegen
2 Personen
38
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
39
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
3 Personen
41
Eröffnung vorbereiten
2 Personen

Event

42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Anmeldungen abhaken
2 Personen
44
Programm vorstellen
2 Personen
45
Eröffnungsrede halten
46
Führungen begleiten
4 Personen
47
Ambulanz erklären
3 Personen
48
Ambulanzausrüstung vorführen
3 Personen
49
Wiederbelebung demonstrieren
2 Personen
50
Kinder bei der Vorführung begleiten
3 Personen
51
Besucherfragen beantworten
3 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet ordentlich halten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
58
Fotomomente begleiten
59
Letzte Führung begleiten
3 Personen
60
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

61
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
62
Geschirr sammeln
3 Personen
63
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
64
Rettungswagenzone räumen
3 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Küche reinigen
2 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Böden reinigen
2 Personen
72
Materialien zurückbringen
2 Personen
73
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
74
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
75
Abfallmaterial entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BuffetischeAnz. 3
Empfangstresen
StehtischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 150
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
HeißwasserspenderAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
Laptop
Drucker
Beamer
Projektionsleinwand
PowerbanksAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
MessbecherAnz. 2
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 6
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 6
Fotowand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
AußenlampenAnz. 4
TaschenlampenAnz. 4

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 4
AbsperrpfostenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 6
KabelmattenAnz. 8
Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2

Informationen

InfotafelnAnz. 8
ProgrammständerAnz. 3
NamensschildhalterAnz. 30
StifteAnz. 30

Reinigung

WischsetsAnz. 2
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
HandfegerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandtuchrollenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Führungsroute und Demonstrationsplan mindestens 14 Tage vorher fest. Prüfe dabei, welche Bereiche während des Besuchs frei zugänglich sind und wo Absperrungen oder Hinweise nötig sind.
Plane die Anmeldung mit einer laufend aktualisierten Besucherliste. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin, damit Diätprodukte separat vorbereitet werden können.
Kontrolliere Demomaterial, Krankenwagen und Funkgeräte am Vortag. Funkgeräte sollten vollständig geladen sein; zusätzlich müssen Lautsprecher, Mikrofon und Präsentationstechnik getestet werden.
Bereite Empfang und Orientierung vor Öffnung vor: Namensschilder, gedruckte Beschilderung, Infoboard und Garderobenständer gehören an feste Stellen. So entstehen am Eingang keine Rückfragen-Schlangen.
Kühle Getränke und hole frische Produkte erst kurz vor der Veranstaltung ab. Stelle Buffet- und Stehtische, Geschirr, Servierschalen und Abfallbehälter so auf, dass Besucherströme und Führungen nicht blockiert werden.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Tag der offenen Tür in einer Ambulanzstation planen?: Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten, Einladungen und der Abstimmung des Programms. Spätestens 14 Tage vorher sollten Führungsroute, Demonstrationsplan und Materialreservierungen feststehen.
Wie viele Besucher sollte man pro Führung einplanen?: Plane pro Gruppe eine überschaubare Größe, damit alle die Demonstrationen sehen und die Erklärungen verstehen. Teile bei hoher Nachfrage lieber mehrere Führungen über den Tag ein, statt eine große Gruppe durch die Station zu führen.
Wann muss man Ernährungswünsche für die Verpflegung abfragen?: Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Verpacke Diätprodukte separat und prüfe die Einkäufe, bevor frische Lebensmittel und Snacks vorbereitet werden.
Was muss am Tag vor dem Tag der offenen Tür kontrolliert werden?: Prüfe am Vortag Demomaterial, Krankenwagen, Funkgeräte, Beschilderung und die Präsentationstechnik. Kontrolliere außerdem Räume, Toiletten, Stromanschlüsse und die geplante Aufstellung von Tischen und Abfallbehältern.

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