Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del puesto de ambulancias

Una jornada de puertas abiertas en un puesto de ambulancias necesita más que una visita guiada. Hay que coordinar los turnos, las demostraciones, la recepción y los momentos de espera para que el público avance sin bloquear el trabajo del equipo. Empieza fijando fecha, horario y aforo; después cierra el recorrido y el programa antes de comprar comida o imprimir carteles. Reserva tiempo para probar la ambulancia, cargar los walkie-talkies y revisar baños, señalización y material el día anterior.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Diseñar invitaciones
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Publicar el evento en línea
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Actualizar la lista de visitantes
8
Colocar el programa en el panel informativo
9
Hacer una reserva para la recogida de residuos
10
Confirmar la reserva de material
11
Planificar la entrega de la compra
12
Trazar la ruta de la visita guiada
2 personas
13
Elaborar el programa de demostraciones
2 personas
14
Comprobar el material de demostración
2 personas
15
Preparar la ambulancia para la demostración
3 personas
16
Cargar los walkie-talkies
17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
18
Imprimir señalización
19
Comprobar las compras
2 personas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Recoger productos frescos
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
3 personas
24
Empaquetar por separado los productos dietéticos
2 personas
25
Comprobar el lugar y los baños
2 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Montar mesas
3 personas
28
Colocar las sillas
3 personas
29
Montar el mostrador de recepción
2 personas
30
Montar el buffet de catering
3 personas
31
Montar el punto de café y té
2 personas
32
Montar los puntos de la visita guiada
4 personas
33
Delimitar la zona de demostración
3 personas
34
Colgar señalización
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Comprobar el nivel de sonido
37
Preparar platos y cubiertos
2 personas
38
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
39
Preparar el material de registro
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
3 personas
41
Preparar la inauguración
2 personas

Evento

42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Marcar las inscripciones
2 personas
44
Presentar el programa
2 personas
45
Dar el discurso de apertura
46
Guiar visitas
4 personas
47
Dar instrucciones a la ambulancia
3 personas
48
Demostrar el equipo de ambulancia
3 personas
49
Demostrar reanimación
2 personas
50
Acompañar a los niños durante la demostración
3 personas
51
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el buffet ordenado
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños periódicamente
58
Coordinar los momentos fotográficos
59
Guiar la última visita
3 personas
60
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

61
Recoger comida y bebida
3 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Recoger las mesas y sillas
4 personas
64
Vaciar la zona de la ambulancia
3 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Limpiar la cocina
2 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Limpiar los suelos
2 personas
72
Devolver los materiales
2 personas
73
Devolver el equipo prestado
2 personas
74
Guardar el stock sobrante
2 personas
75
Retirar el material de desecho
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 60
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de recepción
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 150
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Dispensadores de agua calientecant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Portátil
Impresora
Proyector
Pantalla de proyección
Baterías externascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 6
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 6
Photowall

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de exteriorcant. 4
Linternascant. 4

Seguridad

Cinta de balizamientocant. 4
Postes separadorescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8
Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2

Información

Paneles informativoscant. 8
Atriles para programascant. 3
Portanombrescant. 30
Bolígrafoscant. 30

Limpieza

Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Rollos de toallacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define turnos de visita de 30 a 45 minutos y limita las inscripciones a la capacidad real del recorrido. Así evitas grupos demasiado grandes junto a la ambulancia o en las demostraciones.
Cierra el programa al menos 7 días antes y publícalo junto con la invitación. Indica la hora de llegada, la duración aproximada y si habrá demostraciones para que las familias sepan qué esperar.
Prepara una ruta alternativa por si llueve o una zona queda ocupada. Comprueba con antelación las carpas, mesas, sillas, cables y regletas, y deja los alargadores fuera de las zonas de paso.
Separa las preferencias dietéticas desde el registro y guarda esos productos en paquetes identificados. Compra los productos frescos el mismo día o como máximo el día anterior, y enfría las bebidas con varias horas de margen.
Haz una prueba completa el día anterior: micrófono, altavoces, proyector, walkie-talkies, portátil e impresora. Coloca la recepción, los nombres y la señalización antes de abrir, no durante la llegada de los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas en un puesto de ambulancias?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, recorrido, programa y sistema de inscripciones. Deja cerrados el material y las compras principales al menos 7 días antes.
¿Cuánto debe durar una visita guiada a una ambulancia?: Calcula entre 30 y 45 minutos por grupo, incluyendo la explicación y la demostración. Añade 10 o 15 minutos entre turnos para que el grupo anterior salga y el siguiente pueda reunirse.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Compra los productos no perecederos entre 2 y 3 días antes. Recoge los productos frescos el mismo día o el día anterior, y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de la apertura.
¿Qué se debe comprobar el día antes de la jornada?: Revisa la ambulancia, el recorrido, los baños, la señalización y todo el equipo técnico. Haz la prueba de sonido y carga los walkie-talkies y las baterías externas como mínimo la noche anterior.

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