Organiser une journée portes ouvertes dans un poste d’ambulance

Une journée portes ouvertes dans un poste d’ambulance se prépare comme un parcours de visite, pas comme une simple réception. Commence par fixer les horaires, le nombre de visiteurs attendu et les créneaux de démonstration, puis organise les inscriptions et le circuit sur place. Les points souvent oubliés sont la préparation de l’ambulance, les talkies-walkies chargés, la signalétique et les besoins alimentaires. Prévois aussi un accueil clairement identifiable et un programme visible dès l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Concevoir les invitations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier l’événement en ligne
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des visiteurs
8
Afficher le programme sur le panneau d’information
9
Réserver la collecte des déchets
10
Confirmer la réservation du matériel
11
Planifier la livraison des courses
12
Délimiter le parcours de la visite guidée
2 personnes
13
Établir le programme des démonstrations
2 personnes
14
Vérifier le matériel de démonstration
2 personnes
15
Préparer l'ambulance pour la démonstration
3 personnes
16
Charger les talkies-walkies
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Imprimer la signalisation
19
Vérifier les courses
2 personnes
20
Faire les courses
2 personnes
21
Récupérer les produits frais
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Emballer séparément les produits diététiques
2 personnes
25
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer les tables
3 personnes
28
Installer les chaises
3 personnes
29
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
31
Installer le point café et thé
2 personnes
32
Installer les postes de visite guidée
4 personnes
33
Délimiter la zone de démonstration
3 personnes
34
Installer la signalétique
2 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Vérifier le niveau sonore
37
Préparer les assiettes et les couverts
2 personnes
38
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
39
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
40
Briefer les bénévoles
3 personnes
41
Préparer l’ouverture
2 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
3 personnes
43
Cocher les inscriptions
2 personnes
44
Présenter le programme
2 personnes
45
Faire le discours d’ouverture
46
Accompagner les visites guidées
4 personnes
47
Expliquer l’ambulance
3 personnes
48
Présenter l’équipement d’ambulance
3 personnes
49
Montrer la réanimation
2 personnes
50
Accompagner les enfants lors de la démonstration
3 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
58
Encadrer les séances photo
59
Accompagner la dernière visite guidée
3 personnes
60
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
64
Dégager la zone ambulance
3 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Nettoyer la cuisine
2 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Nettoyer les sols
2 personnes
72
Rapporter le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Distributeurs d'eau chaudeqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Imprimante
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Batteries externesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Saladiersqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 6
Mur photo

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Ruban de balisageqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Tapis antidérapantsqté 6
Passe-câblesqté 8
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Pupitres de programmeqté 3
Porte-nomsqté 30
Stylosqté 30

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Rouleaux d’essuie-mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe des créneaux de visite de 30 à 45 minutes et limite chaque groupe selon la capacité réelle du parcours. Cela évite qu’un groupe bloque l’accès à l’ambulance ou aux démonstrations.
Envoie les invitations au moins 3 semaines avant la date, puis mets à jour la liste des visiteurs jusqu’à 48 heures avant l’ouverture. Demande dès l’inscription les allergies et régimes alimentaires.
Prépare le parcours avant de disposer les tables et les tentes : indique l’entrée, l’attente, la visite, la démonstration et la sortie. Imprime la signalisation et affiche le programme sur le panneau d’information.
Teste chaque démonstration la veille, avec l’ambulance, le microphone, les haut-parleurs, le vidéoprojecteur et les talkies-walkies. Charge les batteries et les appareils de communication avant l’arrivée du public.
Planifie les boissons et les en-cas en fonction du nombre confirmé, avec une marge de 10 %. Refroidis les boissons la veille, sépare les produits diététiques et vérifie les toilettes avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes d’ambulance ?: Prévois au moins 4 semaines pour fixer la date, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Garde les 2 derniers jours pour confirmer le matériel, les courses, le parcours et les démonstrations.
Combien de visiteurs peut-on accueillir par groupe ?: Adapte le groupe à la largeur du parcours et au nombre d’animateurs, mais 10 à 15 personnes par visite est généralement plus facile à gérer. Prévois un créneau de 30 à 45 minutes par groupe.
Quand préparer l’ambulance pour la démonstration ?: Effectue la préparation complète la veille et fais un contrôle final 1 à 2 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment l’espace de démonstration, les équipements utilisés et la circulation autour du véhicule.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achète les produits non périssables 2 à 3 jours avant, puis récupère les produits frais le jour précédent. Refroidis les boissons la veille et contrôle les quantités après la dernière mise à jour des inscriptions.

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