Zo organiseer je een ambachtsmarkt zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor deelnemers voordat je promotie maakt. Daarna regel je vergunningen, verzekering en reserveringen, en open je het aanmeldformulier met een duidelijke sluitingsdatum. Als de deelnemerslijst groeit, deel je de standplaatsen in en maak je een plattegrond. In de laatste weken draait alles om uitvoering: vrijwilligers, leveranciers, betalingen, bewegwijzering en een draaiboek dat ook op locatie bruikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Reserveringen maken
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Promotieposters verspreiden
3 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemerslijst bijhouden
12
Dieetwensen verzamelen
13
Standplaatsen indelen
2 personen
14
Deelnemers bevestigen
2 personen
15
Vrijwilligers inplannen
2 personen
16
Leveranciersafspraken vastleggen
17
Plattegrond maken
2 personen
18
Draaiboek afdrukken
19
Contactlijst afdrukken
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Standnummers maken
2 personen
22
Pijlen en bewegwijzering maken
2 personen
23
Kassawerkwijze voorbereiden
2 personen
24
Wisselgeld regelen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Materialen controleren
3 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Kisten per zone klaarzetten
3 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
2 personen
31
Partytenten opbouwen
6 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Stroom aansluiten
2 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Kraamwanden plaatsen
4 personen
37
Standnummers ophangen
2 personen
38
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
39
Infobalie inrichten
2 personen
40
Kassa inrichten
2 personen
41
Cateringpunt inrichten
3 personen
42
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
43
Hapjes uitstallen
2 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Deelnemers naar stands wijzen
2 personen
46
Standopbouw ondersteunen
4 personen
47
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
48
Bezoekers verwelkomen
3 personen
49
Infobalie bemannen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Hapjes serveren
2 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
2 personen
55
Servies afwassen
2 personen
56
Voorraad controleren
57
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
58
Deelnemers laten afbouwen
3 personen

Nazorg

59
Kassa afsluiten
2 personen
60
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
61
Tenten afbreken
6 personen
62
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Materialen sorteren
3 personen
65
Locatie schoonmaken
5 personen
66
Afval afvoeren
3 personen
67
Apparatuur controleren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen registreren
70
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 6
Marktkramenaantal 24
Kraamtafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Kraamwandenaantal 24
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 32
Opbergkrattenaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Pinautomaat
Geldkistjesaantal 2
Stekkerdozenaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Megafon
Klembordenaantal 6
Balpennenaantal 30
Portofoonsaantal 6
Zaklampenaantal 4
Rolmaataantal 2
Accuboormachinesaantal 2
Gereedschapskistenaantal 2
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 12
Ledlampenaantal 8
Staande lampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Bordenaantal 150
Gebaksbordjesaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 20
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenbundelsaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 24
Krijtbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Standnummerbordenaantal 24
Infobordenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 12
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inschrijving vroeg vast met een sluitingsdatum en deelnemersvoorwaarden. Vraag direct welke tafelruimte, stroom en verkoopmethode iemand nodig heeft; anders moet je de standindeling later opnieuw maken.
Maak de plattegrond pas nadat je de deelnemers hebt bevestigd. Geef elke stand een nummer en zet die nummers ook op de bewegwijzering, de deelnemerslijst en de naambadges.
Controleer stroom en veiligheid per zone. Tel stekkerdozen en verlengkabels vooraf, werk kabels weg met kabelmatten en houd een vrije looproute rond partytenten en marktkramen.
Regel betalingen niet op de ochtend zelf. Spreek af wie met een pinautomaat werkt, leg een kassawerkwijze vast en zorg voor geldkistjes en wisselgeld voordat de eerste bezoekers komen.
Plan de opbouw met concrete tijden en wijs per taak een vrijwilliger aan. Leg het draaiboek en de contactlijst ook op papier klaar; telefoons raken leeg en wijzigingen moeten op locatie snel vindbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een ambachtsmarkt organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en deelnemersvoorwaarden. Open de inschrijving daarna zo snel mogelijk, zodat je uiterlijk 3 tot 4 weken voor de markt de standindeling kunt maken.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een ambachtsmarkt?: Reken voor een markt met partytenten, marktkramen en bewegwijzering op minstens 3 uur opbouw. Plan extra tijd als stroom, kraamwanden, verlichting of kabelmatten nog moeten worden aangelegd.
Wanneer maak je de plattegrond van een ambachtsmarkt?: Maak een eerste indeling zodra de inschrijving sluit en de deelnemers bevestigd zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Controleer de plattegrond nog één keer tijdens de laatste week op afmeldingen en stroombehoefte.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een ambachtsmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 2 mensen voor opbouw en 1 aanspreekpunt voor deelnemers en betalingen. Bij meer dan 25 stands is een extra paar handen voor ontvangst, bewegwijzering en opruimen praktisch.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.