Cómo organizar un mercado de artesanía sin dejar cabos sueltos
Organizar un mercado de artesanía empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el lugar, comprueba permisos y seguro, y define las condiciones para participar. Después abre las inscripciones, confirma a los artesanos y asigna los puestos con un plano claro. En la última semana debes cerrar proveedores, voluntarios, señalización y el procedimiento de caja. Este orden evita los problemas habituales: participantes sin confirmar, puestos mal distribuidos, cables peligrosos y falta de cambio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Hacer reservas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Redactar las condiciones de participación
2 personas
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Distribuir carteles promocionales
3 personas
- 9
Publicar mensajes en redes sociales
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Llevar la lista de participantes
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Asignar puestos
2 personas
- 14
Confirmar participantes
2 personas
- 15
Programar voluntarios
2 personas
- 16
Establecer acuerdos con proveedores
- 17
Hacer el plano
2 personas
- 18
Imprimir el plan de trabajo
- 19
Imprimir la lista de contactos
- 20
Preparar acreditaciones
2 personas
- 21
Crear números de stand
2 personas
- 22
Hacer flechas y señalización
2 personas
- 23
Preparar el procedimiento de caja
2 personas
- 24
Conseguir cambio
- 25
Hacer la compra
3 personas
- 26
Comprobar los materiales
3 personas
- 27
Enfriar bebidas
2 personas
- 28
Preparar las cajas por zona
3 personas
Evento
- 29
Abrir la ubicación
2 personas
- 30
Recibir entregas
2 personas
- 31
Montar las carpas
6 personas
- 32
Montar mesas
4 personas
- 33
Colocar las sillas
3 personas
- 34
Conectar la corriente
2 personas
- 35
Colgar la iluminación
3 personas
- 36
Colocar las paredes de la carpa
4 personas
- 37
Colgar los números de stand
2 personas
- 38
Colocar la señalización
2 personas
- 39
Montar el mostrador de información
2 personas
- 40
Preparar la caja
2 personas
- 41
Montar el punto de catering
3 personas
- 42
Preparar café y té
2 personas
- 43
Montar aperitivos
2 personas
- 44
Recepción de participantes
3 personas
- 45
Dirigir a los participantes a los stands
2 personas
- 46
Apoyar el montaje del stand
4 personas
- 47
Realizar el control de seguridad
2 personas
- 48
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 49
Atender el mostrador de información
2 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Servir aperitivos
2 personas
- 52
Rellenar las bebidas
2 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Comprobar los baños
2 personas
- 55
Lavar la vajilla
2 personas
- 56
Comprobar el inventario
- 57
Informar a los visitantes sobre el cierre
2 personas
- 58
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar la caja
2 personas
- 60
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 61
Desmontar las tiendas
6 personas
- 62
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 63
Retirar la decoración
3 personas
- 64
Clasificar los materiales
3 personas
- 65
Limpiar el lugar
5 personas
- 66
Retirar los residuos
3 personas
- 67
Comprobar el equipo
2 personas
- 68
Devolver el material alquilado
2 personas
- 69
Registrar objetos perdidos
- 70
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 24
- Mesas de puestocant. 24
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 80
- Paredes del standcant. 24
- Taburetes de barcant. 6
- Mantelescant. 32
- Cajas de almacenamientocant. 30
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Cajero automático
- Cajas de caudalescant. 2
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Megáfono
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Walkie-talkiescant. 6
- Linternascant. 4
- Cinta métricacant. 2
- Taladros de bateríacant. 2
- Cajas de herramientascant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta americanacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 300
- Tazas de cafécant. 120
- Platilloscant. 120
- Platoscant. 150
- Platos de postrecant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de serviciocant. 12
Cocina
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas para servircant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Racimos de globoscant. 8
- Decoraciones de mesacant. 24
- Pizarrascant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Carteles con número de standcant. 24
- Carteles informativoscant. 6
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Papelelerascant. 12
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 6 semanas para revisar seguros, condiciones de participación y posibles requisitos del espacio.
- Pide en el formulario los datos de contacto, el tipo de producto y las preferencias dietéticas. Confirma a cada participante por escrito entre 10 y 14 días antes y lleva una lista actualizada.
- Haz el plano cuando conozcas el número final de puestos. Numera cada stand y reserva pasillos de al menos 1,5 metros; envía a los artesanos su número y horario de montaje con una semana de antelación.
- Prepara la operación del día en papel: plano, lista de contactos, acreditaciones, flechas y procedimiento de caja. Ten una persona responsable del cambio y calcula una reserva de efectivo para las primeras horas.
- Revisa el montaje el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir. Comprueba carpas, mesas, iluminación, regletas y cables con alfombrillas; coloca agua, café y vasos reutilizables antes de que lleguen los expositores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, comprueba permisos y seguro, y abre las inscripciones unas 6 semanas antes para disponer de tiempo para confirmar participantes y hacer el plano.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artesanos?
- Confírmalos por escrito entre 10 y 14 días antes del mercado. Incluye el número de puesto, la hora de montaje, las condiciones de participación y un contacto para incidencias.
- ¿Cuánto espacio necesita cada puesto de artesanía?
- Calcula como base el espacio de la mesa, la silla y el material del expositor, y deja pasillos de al menos 1,5 metros. Termina el plano cuando tengas la lista definitiva para evitar cambios el día del montaje.
- ¿Qué hay que preparar el día antes de un mercado de artesanía?
- Imprime el plano, la lista de contactos, las acreditaciones y la señalización; prepara también cajas de caudales, cambio y el material de café y agua. Haz una revisión final al menos 3 horas antes de la apertura.
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