Eine Handwerksmarkt Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Handwerksmarkt stehen zuerst Datum, Ort und die rechtlichen Rahmenbedingungen fest. Danach öffnest du die Anmeldung, bestätigst die Aussteller und teilst die Standplätze ein. Plane früh, wie Besucher geführt werden, wer die Kasse betreut und welche Ausstattung Strom braucht. Viele Märkte geraten nicht beim Aufbau, sondern durch fehlende Rückmeldungen, Kleingeld oder unklare Standnummern ins Stocken.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Reservierungen vornehmen
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Promotionsplakate verteilen
3 Personen
- 9
Social-Media-Beiträge posten
- 10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 11
Teilnehmerliste führen
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Standplätze einteilen
2 Personen
- 14
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 15
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 16
Vereinbarungen mit Lieferanten festhalten
- 17
Lageplan erstellen
2 Personen
- 18
Drehbuch ausdrucken
- 19
Kontaktliste ausdrucken
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Standnummern erstellen
2 Personen
- 22
Pfeile und Beschilderung anfertigen
2 Personen
- 23
Kassenablauf vorbereiten
2 Personen
- 24
Kleingeld organisieren
- 25
Einkaufen gehen
3 Personen
- 26
Materialien prüfen
3 Personen
- 27
Getränke kühlen
2 Personen
- 28
Kisten pro Zone bereitstellen
3 Personen
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 31
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 32
Tische aufstellen
4 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Strom anschließen
2 Personen
- 35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 36
Standwände aufstellen
4 Personen
- 37
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 38
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 39
Infostand einrichten
2 Personen
- 40
Kasse einrichten
2 Personen
- 41
Cateringbereich einrichten
3 Personen
- 42
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 43
Snacks auslegen
2 Personen
- 44
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 45
Teilnehmende zu den Ständen weisen
2 Personen
- 46
Standaufbau unterstützen
4 Personen
- 47
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 48
Besucher begrüßen
3 Personen
- 49
Infostand besetzen
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Snacks servieren
2 Personen
- 52
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 56
Bestand prüfen
- 57
Besucher über Schließung informieren
2 Personen
- 58
Teilnehmende auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken
2 Personen
- 61
Zelte abbauen
6 Personen
- 62
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
3 Personen
- 64
Materialien sortieren
3 Personen
- 65
Location reinigen
5 Personen
- 66
Abfall entsorgen
3 Personen
- 67
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Fundgegenstände registrieren
- 70
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 6
- MarktständeAnz. 24
- MessetischeAnz. 24
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 80
- StandwändeAnz. 24
- BarhockerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 32
- AufbewahrungsboxenAnz. 30
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- Geldautomat
- GeldkassettenAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelmattenAnz. 10
- Megafon
- KlemmbretterAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- FunkgeräteAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
- MaßbandAnz. 2
- AkkuschrauberAnz. 2
- WerkzeugkistenAnz. 2
- KabelbinderAnz. 200
- GewebeklebebandAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 8
- StehlampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- KaffeetassenAnz. 120
- UntertassenAnz. 120
- TellerAnz. 150
- TortenplattenAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- VorratsboxenAnz. 20
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonbündelAnz. 8
- TischdekorationenAnz. 24
- KreidetafelnAnz. 12
- WegweiserAnz. 16
- StandnummernschilderAnz. 24
- InfotafelnAnz. 6
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- MülleimerAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- DesinfektionsspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest und prüfe direkt Genehmigungen, Versicherung und Teilnahmebedingungen. So musst du Anmeldungen nicht nachträglich wegen fehlender Vorgaben ändern.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Standgröße, Teilnahmebedingungen und Frist feststehen. Schließe die Anmeldephase etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Markt, damit du Teilnehmerliste, Bestätigungen und Standplan rechtzeitig fertigstellst.
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vorher und nummeriere jeden Stand eindeutig. Berücksichtige dabei Fluchtwege, Eingänge, Stromanschlüsse sowie genügend Platz für Marktstände, Tische und Standwände.
- Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein und gib ihnen eine gedruckte Kontaktliste sowie einen Ablaufplan. Eine Person sollte am Eingang oder Infopunkt für Fragen, Änderungen und verspätete Aussteller zuständig sein.
- Bereite die Kasse am Vortag vor: Teile Geldkassetten zu, organisiere ausreichend Kleingeld und lege den Ablauf für Barzahlung und Geldautomat fest. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kabelmatten, LED-Lampen und Lichterketten vor dem Aufbau, nicht erst beim Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Handwerksmarkt organisieren?
- Beginne 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Versicherungsprüfung. Die Anmeldung sollte ungefähr 6 bis 8 Wochen vor dem Markt starten, damit du ausreichend Aussteller erreichst.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Handwerksmarkt geschlossen werden?
- Schließe die Anmeldung etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Dann bleiben dir mindestens 14 Tage für Standplatzverteilung, Teilnehmerbestätigungen, Namensschilder und den Lageplan.
- Wie viele Helfer braucht man für eine Handwerksmarkt?
- Plane mindestens eine Ansprechperson für jeweils 15 bis 20 Stände ein, zusätzlich zur Aufbau- und Kassenbesetzung. Bei 30 Ständen sind daher meist 3 bis 4 Helfer gleichzeitig während des Einlasses sinnvoll.
- Was muss man bei der Ausstattung einer Handwerksmarkt zuerst prüfen?
- Prüfe 7 Tage vorher Mobiliar, Strombedarf und Beleuchtung und kontrolliere alles am Vortag noch einmal. Besonders Verlängerungskabel, Kabelmatten, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Kühlboxen werden häufig zu spät eingeplant.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!