Organiser un marché artisanal, étape par étape
Un marché artisanal réussi se prépare d’abord avec un cadre clair pour les exposants, puis avec un plan précis pour le jour J. Commencez par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Vous devrez ensuite répartir les stands, coordonner les fournisseurs et prévoir l’accueil, les paiements et la circulation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, la monnaie, la signalétique et le temps nécessaire à l’installation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Faire les réservations
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Vérifier l’assurance
- 5
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Distribuer les affiches promotionnelles
3 personnes
- 9
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Tenir à jour la liste des participants
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les emplacements
2 personnes
- 14
Confirmer les participants
2 personnes
- 15
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 16
Fixer les accords avec les fournisseurs
- 17
Créer le plan
2 personnes
- 18
Imprimer le déroulé
- 19
Imprimer la liste de contacts
- 20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 21
Créer les numéros de stand
2 personnes
- 22
Créer des flèches et de la signalétique
2 personnes
- 23
Préparer le fonctionnement de la caisse
2 personnes
- 24
Prévoir la monnaie
- 25
Faire les courses
3 personnes
- 26
Vérifier le matériel
3 personnes
- 27
Refroidir les boissons
2 personnes
- 28
Préparer les caisses par zone
3 personnes
Événement
- 29
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 30
Réception des livraisons
2 personnes
- 31
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 32
Installer les tables
4 personnes
- 33
Installer les chaises
3 personnes
- 34
Brancher l’électricité
2 personnes
- 35
Installer l'éclairage
3 personnes
- 36
Installer les parois du stand
4 personnes
- 37
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
- 38
Installer la signalisation
2 personnes
- 39
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
- 40
Installer la caisse
2 personnes
- 41
Aménager le point de restauration
3 personnes
- 42
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 43
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
- 44
Accueillir les participants
3 personnes
- 45
Indiquer les stands aux participants
2 personnes
- 46
Soutenir le montage du stand
4 personnes
- 47
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
- 48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 49
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 50
Servir le café et le thé
2 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 53
Vider les poubelles
2 personnes
- 54
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 55
Faire la vaisselle
2 personnes
- 56
Vérifier les stocks
- 57
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
- 58
Faire sortir les participants
3 personnes
Suivi
- 59
Clôturer la caisse
2 personnes
- 60
Emballer les restes
2 personnes
- 61
Démonter les tentes
6 personnes
- 62
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 63
Retirer la décoration
3 personnes
- 64
Trier les matériaux
3 personnes
- 65
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 66
Évacuer les déchets
3 personnes
- 67
Vérifier l'équipement
2 personnes
- 68
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 69
Enregistrer les objets trouvés
- 70
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 24
- Tables de standqté 24
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 80
- Parois de standqté 24
- Tabourets de barqté 6
- Nappesqté 32
- Caisses de rangementqté 30
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 6
- Terminal de paiement
- Caisses à monnaieqté 2
- Multiprisesqté 8
- Rallongesqté 8
- Passe-câblesqté 10
- Mégaphone
- Presse-papiersqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Talkies-walkiesqté 6
- Lampes de pocheqté 4
- Mètre rubanqté 2
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
- Attaches-câblesqté 200
- Ruban adhésifqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 8
- Lampadairesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 300
- Tasses à caféqté 120
- Sous-tassesqté 120
- Assiettesqté 150
- Assiettes à pâtisserieqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 8
- Bacs de stockageqté 20
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Bouquets de ballonsqté 8
- Décorations de tableqté 24
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux indicateursqté 16
- Panneaux numérotés des standsqté 24
- Panneaux d’informationqté 6
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 12
- Seauxqté 4
- Serpillièresqté 4
- Gants de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes de désinfectionqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez les conditions de participation avant d’envoyer les invitations : indiquez les dimensions d’un emplacement, le matériel fourni et la date limite d’inscription. Gardez ensuite une liste à jour des participants et de leurs besoins alimentaires.
- Dessinez le plan des stands avant de confirmer les emplacements. Prévoyez des passages suffisamment larges pour les visiteurs et regroupez les activités qui nécessitent une prise électrique, comme les machines à café ou les terminaux de paiement.
- Traitez l’électricité comme un point de sécurité, pas comme un détail logistique. Comptez les multiprises, rallonges et passe-câbles nécessaires par zone, puis vérifiez leur installation avant l’arrivée du public.
- Préparez la caisse au moins la veille : testez le terminal de paiement, répartissez la monnaie dans les caisses et désignez les personnes responsables. Une solution de paiement annoncée clairement évite les files et les demandes de dernière minute.
- Prévoyez un créneau d’installation d’au moins 2 heures avant l’ouverture. Les numéros de stand, badges, flèches, déroulé et liste de contacts doivent être imprimés et accessibles à l’équipe, pas rangés dans un téléphone personnel.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter les exposants, traiter les inscriptions et commander le matériel.
- Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?
- Ouvrez le formulaire environ 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement afin de finaliser le plan, les badges, les numéros de stand et les besoins particuliers.
- Que faut-il prévoir pour l’installation des stands ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture, davantage si les tentes, parois et tables doivent être montées sur place. Vérifiez aussi les rallonges, passe-câbles, éclairages et panneaux de signalétique avant l’arrivée des visiteurs.
- Combien de monnaie faut-il prévoir pour la caisse ?
- Préparez la monnaie la veille et répartissez-la dans les caisses avant l’ouverture. Le montant dépend du nombre de points d’encaissement, mais prévoyez plusieurs coupures et pièces plutôt qu’une seule réserve commune pour éviter les interruptions.
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