Zo organiseer je een alleycatrace

Een alleycatrace staat of valt met een route die je vooraf echt per fiets controleert. Begin daarom met start, finish en checkpoints, regel daarna toestemmingen en vrijwilligers en werk pas vervolgens de opdrachten uit. Plan tijd voor omleidingen, risico’s en een test van de tijdwaarneming. Op de dag zelf moeten deelnemers, checkpointteams en organisatie dezelfde route-informatie hebben en moeten de checkpointpakketten compleet klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en checkpoints bepalen
2 personen
2
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
3
Benodigde toestemmingen aanvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Prijzen en startnummers bestellen
9
Route per fiets controleren
2 personen
10
Checkpointopdrachten uitwerken
2 personen
11
Omleidingen en risico's markeren
2 personen
12
Vrijwilligers voor checkpoints werven
13
Vrijwilligersinstructies versturen
14
Checkpointbezetting indelen
15
Startnummers en routekaarten printen
2 personen
16
Checkpointkaarten voorbereiden
2 personen
17
Prijzen en medailles controleren
18
Reserveringen en leveringen bevestigen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Fietsgereedschap controleren
2 personen
21
Tijdwaarneming testen
2 personen
22
Deelnemerslijst afdrukken
23
Dranken koud zetten
2 personen
24
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
25
Checkpointpakketten samenstellen
3 personen

Event

26
Startlocatie afzetten
3 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Routeborden plaatsen
4 personen
30
Checkpointlocaties inrichten
8 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Registratietafel inrichten
2 personen
33
EHBO- en reparatiepunt inrichten
2 personen
34
Checkpointvrijwilligers instrueren
10 personen
35
Deelnemers registreren
4 personen
36
Fietsen en materiaal controleren
2 personen
37
Deelnemersbriefing geven
2 personen
38
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
39
Tussentijden registreren
3 personen
40
Checkpointkaarten controleren
8 personen
41
Verkeers- en veiligheidsmeldingen opvolgen
2 personen
42
Dranken en snacks serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Eerste hulp en fietsreparaties bieden
2 personen
45
Finishers registreren
3 personen
46
Eindklassement berekenen
2 personen
47
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
48
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

49
Checkpointmateriaal ophalen
6 personen
50
Routeborden en afzettingen verwijderen
4 personen
51
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
52
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Servies en materialen reinigen
3 personen
55
Uitslagen en foto's versturen
56
Geleende materialen retourneren
2 personen
57
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 16
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Startnummersaantal 80
Checkpointkaartenaantal 80
Routekaartenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 40
Stoepkrijtaantal 10
Fietspompenaantal 3
Bandenplaksetsaantal 4
Fietsgereedschapssetsaantal 2
Reflecterende hesjesaantal 12

Apparatuur

Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 80
Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Startfinishbanner
Prijslintenaantal 6

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Vloertrekkersaantal 2
Handvegers en blikaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 6

Administratie

Klembordenaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste markersaantal 12
Notitieblokkenaantal 8
Contantgeldkist

Tips

Controleer de volledige route uiterlijk een week vooraf per fiets. Noteer wegwerkzaamheden, lastige kruisingen en plekken waar routepijlen, verkeerskegels of stoepkrijt nodig zijn.
Leg de checkpointbezetting minimaal 5 dagen vooraf vast. Geef iedere vrijwilliger de instructies, locatie, opdracht, contactpersoon en een portofoon of telefoonnummer.
Maak per checkpoint één pakket met checkpointkaarten, route-informatie, schrijfmateriaal en eventuele opdrachten. Tel de pakketten de avond ervoor na, zodat je niet op locatie hoeft te improviseren.
Test stopwatches, portofoons en powerbanks minstens 24 uur voor de start. Print ook een deelnemerslijst, startnummers en routekaarten; een lege batterij of ontbrekende lijst is op de wedstrijddag lastig te herstellen.
Plan het eten en drinken voor deelnemers én vrijwilligers apart. Zet dranken koud, leg fruit en hapjes klaar en zorg bij een langere race voor koelboxen, herbruikbare bekers en een duidelijk uitgiftepunt bij start of finish.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een alleycatrace organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en benodigde toestemmingen. Gebruik de laatste 2 weken voor inschrijvingen, vrijwilligers, routecontrole en het testen van de tijdwaarneming.
Hoeveel checkpoints heeft een alleycatrace?: Plan meestal 3 tot 6 checkpoints voor een race van ongeveer 1,5 tot 3 uur. Houd rekening met de bezetting: elk checkpoint heeft minimaal 1 vrijwilliger nodig, en bij een druk deelnemersveld zijn 2 mensen praktischer.
Wanneer moet je de route van een alleycatrace controleren?: Controleer de route minstens 7 dagen vooraf per fiets en nogmaals 24 tot 48 uur voor de start. Zo kun je wegwerkzaamheden, omleidingen en ontbrekende routepijlen tijdig aanpassen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een alleycatrace?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per checkpoint, plus 2 mensen bij start en finish en 1 algemene contactpersoon. Voor 5 checkpoints kom je daarmee uit op ten minste 8 vrijwilligers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.