Eine Alleycatrace Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Alleycatrace entscheidet die Vorbereitung der Route über den Ablauf am Veranstaltungstag. Lege zuerst Start, Ziel und Kontrollpunkte fest, prüfe die Strecke mit dem Fahrrad und kläre notwendige Genehmigungen. Danach folgen Anmeldung, Aufgabenverteilung und Material für Fahrer und Helfer. Plane außerdem Zeit für einen Testlauf der Zeitnahme und für kurzfristige Änderungen an der Strecke ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Route und Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
- 2
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
- 3
Benötigte Genehmigungen einholen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 6
Teilnehmerdaten prüfen
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Preise und Startnummern bestellen
- 9
Route mit dem Fahrrad prüfen
2 Personen
- 10
Checkpoint-Aufgaben ausarbeiten
2 Personen
- 11
Umleitungen und Risiken kennzeichnen
2 Personen
- 12
Freiwillige für Checkpoints rekrutieren
- 13
Anweisungen für Freiwillige versenden
- 14
Checkpoint-Besetzung einteilen
- 15
Startnummern und Streckenkarten drucken
2 Personen
- 16
Checkpoint-Karten vorbereiten
2 Personen
- 17
Preise und Medaillen prüfen
- 18
Reservierungen und Lieferungen bestätigen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Fahrradwerkzeug überprüfen
2 Personen
- 21
Zeitnahme testen
2 Personen
- 22
Teilnehmerliste ausdrucken
- 23
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 24
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
- 25
Checkpoint-Pakete zusammenstellen
3 Personen
Event
- 26
Startort absperren
3 Personen
- 27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
4 Personen
- 30
Checkpoint-Standorte einrichten
8 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 32
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 33
Erste-Hilfe- und Reparaturstation einrichten
2 Personen
- 34
Checkpoint-Freiwillige instruieren
10 Personen
- 35
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 36
Fahrräder und Material prüfen
2 Personen
- 37
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
- 38
Startgruppen loslassen
3 Personen
- 39
Zwischenzeiten erfassen
3 Personen
- 40
Checkpoint-Karten überprüfen
8 Personen
- 41
Verkehrs- und Sicherheitsmeldungen beachten
2 Personen
- 42
Getränke und Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Erste Hilfe und Fahrradreparaturen anbieten
2 Personen
- 45
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 46
Endwertung berechnen
2 Personen
- 47
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 48
Letzte Teilnehmende in Empfang nehmen
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Checkpoint-Material abholen
6 Personen
- 50
Wegweiser und Absperrungen entfernen
4 Personen
- 51
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
- 52
Müll sammeln und sortieren
3 Personen
- 53
Location reinigen
3 Personen
- 54
Geschirr und Materialien reinigen
3 Personen
- 55
Ergebnisse und Fotos versenden
- 56
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 57
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 6
- StühleAnz. 16
- AbfallbehälterAnz. 6
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 80
- Checkpoint-KartenAnz. 80
- RoutenpläneAnz. 80
- VerkehrskegelAnz. 30
- WegweiserAnz. 40
- KreideAnz. 10
- FahrradpumpenAnz. 3
- ReifenflicksetsAnz. 4
- FahrradreparatursetsAnz. 2
- WarnwestenAnz. 12
Ausstattung
- StoppuhrenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 10
- PowerbanksAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 80
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- NotfalldeckenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 6
Dekoration
- Start-Ziel-Banner
- PreisbänderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
- Handfeger und KehrschaufelAnz. 3
- GummihandschuheAnz. 6
Verwaltung
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 30
- Wasserfeste MarkerAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 8
- Bargeldkasse
Tipps
- Lege Route, Start und Ziel mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Fahre die Strecke anschließend vollständig ab und markiere Umleitungen, unübersichtliche Kreuzungen und andere Risiken.
- Plane die Checkpoints nicht nur auf dem Papier: Formuliere für jede Station eine klare Aufgabe, bereite die Checkpoint-Karten vor und teile pro Kontrollpunkt mindestens eine verantwortliche Person ein.
- Schicke den Helfern ihre Anweisungen spätestens 5 Tage vor dem Rennen. Teile ihnen Treffpunkt, Einsatzzeit, Funkkanal und den Umgang mit fehlenden oder verspäteten Teilnehmern mit.
- Prüfe die Anmeldung 2 bis 3 Tage vor dem Start anhand der Teilnehmerdaten. Drucke die Teilnehmerliste, Startnummern und Routenpläne aus und halte einige zusätzliche Exemplare bereit.
- Teste die Zeitnahme am Vortag mit allen verwendeten Stoppuhren und Powerbanks. Stelle Getränke, Snacks und Obst vor dem ersten Start bereit und packe für die Strecke Fahrradpumpen, Reifenflicksets und Reparatursets ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Alleycatrace anmelden und planen?
- Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin mit Route, Startort, Zielort und Genehmigungen. Die Helfer- und Teilnehmerplanung sollte spätestens 2 Wochen vorher laufen.
- Wie viele Checkpoints braucht eine Alleycatrace?
- Für eine Veranstaltung von 2 bis 3 Stunden sind meist 4 bis 8 Checkpoints gut handhabbar. Entscheidend ist, dass jeder Punkt eine klar lösbare Aufgabe und eine eingeteilte Betreuung hat.
- Was muss man bei einer Alleycatrace für die Sicherheit vorbereiten?
- Prüfe die Route mindestens einmal vollständig mit dem Fahrrad und kennzeichne Umleitungen sowie riskante Stellen. Für Checkpoint-Helfer sind Warnwesten, Funkgeräte und klare Notfallanweisungen sinnvoll.
- Was sollte man am Tag vor der Alleycatrace kontrollieren?
- Kontrolliere Zeitnahme, Funkgeräte, Startnummern, Karten, Wegweiser und Checkpoint-Pakete. Bestätige außerdem Reservierungen und Lieferungen, lade Powerbanks und stelle Kühlboxen sowie Verpflegung bereit.
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