Organiser un course alleycat sans perdre le fil

Un course alleycat se prépare d’abord comme un itinéraire, puis comme une course. Fixez le départ, l’arrivée, les points de contrôle et les règles avant d’ouvrir les inscriptions. Testez le parcours à vélo, repérez les risques et prévoyez une solution pour chaque déviation. Le jour J, les bénévoles, les cartes de contrôle et le chronométrage doivent fonctionner ensemble, pendant que le ravitaillement et le matériel de réparation restent accessibles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Déterminer le parcours et les points de contrôle
2 personnes
2
Définir le lieu de départ et d'arrivée
2 personnes
3
Demander les autorisations nécessaires
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Vérifier les données des participants
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Commander les prix et les dossards
9
Vérifier l’itinéraire à vélo
2 personnes
10
Développer les épreuves du checkpoint
2 personnes
11
Signaler les déviations et les risques
2 personnes
12
Recruter des bénévoles pour les checkpoints
13
Envoyer les consignes aux bénévoles
14
Répartir les postes de contrôle
15
Imprimer les numéros de départ et les cartes d’itinéraire
2 personnes
16
Préparer les cartes de contrôle
2 personnes
17
Vérifier les prix et les médailles
18
Confirmer les réservations et les livraisons
19
Faire les courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel de vélo
2 personnes
21
Tester le chronométrage
2 personnes
22
Imprimer la liste des participants
23
Mettre les boissons au frais
2 personnes
24
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
25
Préparer les kits de contrôle
3 personnes

Événement

26
Balisage du point de départ
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
30
Installer les points de contrôle
8 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Installer la table d'inscription
2 personnes
33
Installer le point de premiers secours et de réparation
2 personnes
34
Briefer les bénévoles des checkpoints
10 personnes
35
Enregistrer les participants
4 personnes
36
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
37
Faire le briefing des participants
2 personnes
38
Faire partir les groupes de départ
3 personnes
39
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
40
Vérifier les cartes de pointage
8 personnes
41
Suivre les consignes de circulation et de sécurité
2 personnes
42
Servir les boissons et les snacks
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Fournir les premiers secours et les réparations de vélos
2 personnes
45
Enregistrer les arrivants
3 personnes
46
Calculer le classement final
2 personnes
47
Assurer la remise des prix
3 personnes
48
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

49
Récupérer le matériel du checkpoint
6 personnes
50
Retirer les panneaux de parcours et les barrières
4 personnes
51
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
52
Collecter et trier les déchets
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
3 personnes
54
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
55
Envoyer les résultats et les photos
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Gérer les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 16
Poubellesqté 6

Matériel de sport

Numéros de départqté 80
Cartes des points de contrôleqté 80
Cartes d'itinéraireqté 80
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 40
Craie de trottoirqté 10
Pompes à véloqté 3
Kits de réparation de pneusqté 4
Kits d’outils pour véloqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Équipement

Chronomètresqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Bannière départ-arrivée
Rubans de prixqté 6

Catering

Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Raclettes de solqté 2
Balais et pelleqté 3
Gants en caoutchoucqté 6

Administration

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueurs imperméablesqté 12
Blocs-notesqté 8
Caisse d'espèces

Conseils

Commencez par tracer le parcours et les checkpoints, puis faites-le à vélo au moins une fois. Notez les rues à risque, les déviations possibles et le temps réaliste entre deux contrôles.
Réservez rapidement les autorisations nécessaires et confirmez le lieu de départ et d’arrivée. Prévoyez une zone identifiable pour les inscriptions, les consignes et la remise des prix.
Donnez à chaque participant un numéro, une carte d’itinéraire et une carte de contrôle. Imprimez aussi une liste à jour des inscrits pour vérifier les données au départ et éviter les erreurs de classement.
Affectez au moins un bénévole par checkpoint et envoyez-lui les consignes avant le jour J. Chaque kit doit comprendre les cartes du contrôle, un moyen de communication et le matériel de signalisation prévu.
Testez le chronométrage avant l’ouverture et synchronisez les chronomètres. Gardez des batteries externes, des talkies-walkies et un kit de réparation avec pompes à vélo à portée de main, pas dans un véhicule difficile d’accès.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course alleycat ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, tester l’itinéraire, recruter les bénévoles et commander les dossards et les prix.
Combien de bénévoles faut-il pour un course alleycat ?: Comptez au minimum 1 bénévole par checkpoint, plus 2 personnes au départ et à l’arrivée. Ajoutez une personne mobile si le parcours comporte des déviations ou plusieurs points à surveiller.
Quand faut-il tester le parcours d’un course alleycat ?: Faites un premier repérage 2 à 3 semaines avant la course, puis une dernière vérification dans les 48 heures. Contrôlez notamment les travaux, les rues barrées, la signalisation et la durée réelle à vélo.
Que préparer pour le ravitaillement d’un course alleycat ?: Mettez les boissons au frais la veille et préparez les fruits et amuse-bouches le jour même. Prévoyez des gobelets réutilisables, des glacières et une quantité calculée sur le nombre confirmé de participants, avec une petite marge.

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