Cómo organizar una Carrera Alleycat sin perder el control

Una Carrera Alleycat necesita algo más que una ruta y bicicletas: la experiencia depende de que los checkpoints estén claros, el cronometraje funcione y cada voluntario sepa qué hacer. Empieza definiendo salida, llegada y recorrido; después tramita permisos, cierra las inscripciones y prueba todo sobre la bicicleta. La mayor parte de los problemas aparece el mismo día: mapas incompletos, desvíos poco visibles, baterías descargadas o paquetes de checkpoint mal repartidos. Este orden te ayuda a detectarlos antes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ruta y los puntos de control
2 personas
2
Fijar la ubicación de salida y llegada
2 personas
3
Solicitar los permisos necesarios
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Pedir premios y dorsales
9
Comprobar la ruta en bicicleta
2 personas
10
Desarrollar las tareas de checkpoint
2 personas
11
Señalizar desvíos y riesgos
2 personas
12
Reclutar voluntarios para los puntos de control
13
Enviar instrucciones a los voluntarios
14
Distribuir el personal de los puntos de control
15
Imprimir los números de dorsal y los mapas de ruta
2 personas
16
Preparar las tarjetas de los checkpoints
2 personas
17
Comprobar premios y medallas
18
Confirmar reservas y entregas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Comprobar herramientas de bicicleta
2 personas
21
Probar el cronometraje
2 personas
22
Imprimir la lista de participantes
23
Enfriar las bebidas
2 personas
24
Preparar aperitivos y fruta
2 personas
25
Preparar los paquetes de checkpoint
3 personas

Evento

26
Delimitar la zona de salida
3 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Colocar señales de ruta
4 personas
30
Montar los puntos de control
8 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Montar la mesa de registro
2 personas
33
Montar el punto de primeros auxilios y reparaciones
2 personas
34
Instruir a los voluntarios del checkpoint
10 personas
35
Registrar a los participantes
4 personas
36
Comprobar las bicicletas y el material
2 personas
37
Dar la información a los participantes
2 personas
38
Hacer salir a los grupos de inicio
3 personas
39
Registrar los tiempos parciales
3 personas
40
Comprobar las tarjetas de checkpoint
8 personas
41
Seguir los avisos de tráfico y seguridad
2 personas
42
Servir bebidas y aperitivos
3 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Ofrecer primeros auxilios y reparaciones de bicicletas
2 personas
45
Registrar a los finalistas
3 personas
46
Calcular la clasificación final
2 personas
47
Gestionar la entrega de premios
3 personas
48
Recibir a los últimos participantes
2 personas

Seguimiento

49
Recoger el material de los puntos de control
6 personas
50
Retirar carteles de ruta y barreras
4 personas
51
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
52
Recoger y clasificar los residuos
3 personas
53
Limpiar el lugar
3 personas
54
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
55
Enviar resultados y fotos
56
Devolver el material prestado
2 personas
57
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 16
Papeleracant. 6

Material deportivo

Dorsalescant. 80
Tarjetas de checkpointcant. 80
Mapas de rutacant. 80
Conos de tráficocant. 30
Flechas de rutacant. 40
Tiza para aceracant. 10
Bombas de bicicletacant. 3
Kits de reparación de pinchazoscant. 4
Kits de herramientas para bicicletascant. 2
Chalecos reflectantescant. 12

Equipo

Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 3
Altavocescant. 2
Micrófono
Regletascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platos reutilizablescant. 80
Cubiertos reutilizablescant. 80
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de serviciocant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 6
Linternascant. 6

Decoración

Banner de salida y meta
Cintas de premiocant. 6

Catering

Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cepillos y recogedorescant. 3
Guantes de gomacant. 6

Administración

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Bloc de notascant. 8
Caja para efectivo

Consejos

Comprueba la ruta completa en bicicleta al menos 7 días antes. Marca desvíos, riesgos y puntos difíciles, y prepara una alternativa si una calle queda cortada.
Asigna cada checkpoint a un voluntario principal y a un sustituto. Envíales las instrucciones, el horario y la ubicación como mínimo 3 días antes, y reparte walkie-talkies o teléfonos con batería externa.
Prueba el cronometraje con el mismo procedimiento que usarás en la carrera. Haz una simulación con 3 o 4 participantes para comprobar que las tarjetas, los dorsales y la lista de participantes coinciden.
Prepara un paquete cerrado para cada checkpoint: tarjetas, mapas, señales, tiza, conos, chaleco reflectante y material de reparación. Entrégalos por ubicación y no por persona para evitar que falte material en un punto.
Planifica la salida y la llegada como dos zonas distintas, aunque estén cerca. Deja preparados los mapas y dorsales antes de la apertura, y calcula bebidas, fruta y aperitivos para las primeras horas, con neveras y termos listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera Alleycat?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las ubicaciones y solicita los permisos al principio; deja la comprobación final de la ruta, las compras y el empaquetado de checkpoints para la última semana.
¿Cuándo debo probar la ruta de una Carrera Alleycat?: Haz una primera revisión en bicicleta al menos 14 días antes y una segunda entre 3 y 5 días antes. La última comprobación sirve para detectar obras, calles cortadas, señales desaparecidas o desvíos nuevos.
¿Cuántos voluntarios necesito para los checkpoints?: Calcula al menos 2 personas por checkpoint: una para atender a los participantes y otra para controlar tarjetas, tiempos y seguridad. Añade 1 o 2 sustitutos para cubrir ausencias el día de la carrera.
¿Cuándo preparo el material de los checkpoints?: Imprime mapas, dorsales y tarjetas entre 2 y 3 días antes, cuando la lista de participantes ya esté comprobada. Monta los paquetes el día anterior y revisa cada uno con una lista de control antes de cargar el material.

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