Zo organiseer je een albumreleaseconcert

Begin met de datum, locatie en artiestencontracten; die bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Werk vervolgens het programma, de technische wensen en de publiekscommunicatie uit. Plan niet alleen het concert, maar ook entree, backstage, catering, drank en merchandise. Een albumreleaseconcert loopt meestal niet vast op de show zelf, maar op vergeten deadlines: te late uitnodigingen, ontbrekende technische informatie of een draaiboek dat niemand op locatie gebruikt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Artiestencontracten bevestigen
2 personen
3
Reserveringen maken
4
Programma en tijdschema maken
2 personen
5
Uitnodigingen ontwerpen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Technische wensen inventariseren
2 personen
10
Techniekplan uitwerken
2 personen
11
Artiesteninformatie verzamelen
12
Cateringbestelling plaatsen
13
Drankvoorraad plannen
2 personen
14
Beveiliging en toegang plannen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
16
Parkeerinformatie delen
17
Route en entree communiceren
18
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
19
Merchandise bestellen
20
Polsbandjes en tickets controleren
21
Draaiboek afdrukken
22
Naam- en backstagepassen maken
23
Catering en drank ophalen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Dranken koud zetten
2 personen
26
Hapjes voorbereiden
3 personen
27
Locatie schoonmaken
3 personen
28
Techniek testen
3 personen
29
Backstage inrichten
2 personen
30
Podiumvloer controleren
2 personen
31
Podium en afscherming opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
35
Stroompunten controleren
2 personen
36
Zaalindeling uitzetten
3 personen
37
Stoelen en tafels plaatsen
4 personen
38
Entreebalie inrichten
2 personen
39
Merchandisetafel inrichten
2 personen
40
Cateringbuffet inrichten
3 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Wegwijzers plaatsen
2 personen
43
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
44
Lichtshow testen
2 personen

Event

45
Artiesten ontvangen
2 personen
46
Deuren openen
3 personen
47
Tickets controleren
3 personen
48
Bezoekers ontvangen
3 personen
49
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
50
Merchandise verkopen
2 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Openingsact begeleiden
2 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Publieksvragen verzamelen
55
Albumverhaal voorbereiden
56
Album presenteren
2 personen
57
Hoofdact begeleiden
3 personen
58
Pauzebuffet aanvullen
2 personen
59
Publieksbegeleiding uitvoeren
3 personen
60
Finale begeleiden
3 personen
61
Afscheid en signeersessie begeleiden
3 personen
62
Laatste bestellingen serveren
2 personen
63
Uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

64
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
65
Overgebleven catering verpakken
2 personen
66
Afval verzamelen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Meubilair afbreken
4 personen
69
Techniek afbreken
3 personen
70
Decoratie verwijderen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Gevonden voorwerpen verzamelen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Huurmaterialen retourneren
2 personen
75
Artiesten uitchecken
76
Restanten opslaan
2 personen
77
Dankbericht versturen
78
Foto's en video's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Merchandisetafelaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengltafel
Podiumluidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 5
DI-boxenaantal 4
Monitorversterkersaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
XLR-kabelsaantal 16
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Laptop voor afspeellijst
USB-sticksaantal 3
Ticketscanneraantal 2
Betaalterminalaantal 2
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

LED-parrenaantal 12
Podiumspotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtkabelsaantal 10

Decoratie

Albumpostersaantal 12
Bannersaantal 4
Ballonnenaantal 80
Ballonnenboogaantal 2
Tafelkledenaantal 10
Fotowand
Fotowandstandaardsaantal 2
Pijlbordenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Schaaltjesaantal 20
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handgelhoudersaantal 6
Handschoenen voor afvalaantal 12

Catering

Boodschappen
Barbakkenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Thermoboxenaantal 4
Kurkentrekkersaantal 4
Flesopenersaantal 6
Kassabakkenaantal 3
Menukaartenaantal 12
Allergenenkaartaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Oordopjesaantal 150
Antislipmattenaantal 8
Kabelmattenaantal 20
Zaklampenaantal 6

Registratie

Polsbandjesaantal 150
Ticketsaantal 150
Naamstickersaantal 150
Pennenaantal 20
Clipboardmappenaantal 6
Tafeldisplaysaantal 8

Promotie

Album-cd'saantal 80
Vinylalbumsaantal 30
T-shirtsaantal 60
Posters voor verkoopaantal 50
Tasjesaantal 80
Stickersaantal 300

Backstage

Kledingrekkenaantal 3
Spiegelsaantal 3
Loungefauteuilsaantal 6
Kledinghangersaantal 30
Waterkannenaantal 6
Handdoekenaantal 20
Spiegellampenaantal 3

Gereedschap

Gereedschapskoffersaantal 2
Gaffertapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Kabelbindersaantal 100
Schaarsetsaantal 6
Laddersaantal 2
Rolmaataantal 2

Tips

Leg de technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf vast. Vraag per artiest naar microfoons, DI-boxen, monitoren, instrumentkabels en de benodigde aansluitingen; zo voorkom je last-minute huur of ombouw op de dag zelf.
Maak het tijdschema met aparte tijden voor opbouw, soundcheck, deuren open, supportact, releaseoptreden en afbouw. Plan minimaal 30 minuten speling tussen soundcheck en het openen van de entree.
Verstuur uitnodigingen en route-informatie niet pas wanneer het programma definitief voelt. Stuur de eerste uitnodiging zodra datum en locatie vaststaan en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de cateringbestelling.
Richt de entree in voordat de gasten komen: leg ticketscanner, polsbandjes, backstagepassen en parkeerinformatie bij de toegangsploeg klaar. Wijs minstens één persoon aan die alleen vragen over route, tickets en toegang afhandelt.
Koel drank op tijd en scheid publieks-, artiesten- en backstagevoorraad. Zet de merchandisetafel, betaalterminal en albumposters op een zichtbare plek en test de betaalterminal en oplaadstations vóór de deuren opengaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een albumreleaseconcert?: Begin ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en artiestencontracten. Plan de techniek en catering uiterlijk 4 weken vooraf en verstuur praktische route- en entree-informatie uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Hoe maak je een tijdschema voor een albumreleaseconcert?: Neem opbouw, soundcheck, deuren open, optredens, albumrelease-moment en afbouw apart op. Houd tussen soundcheck en publieksontvangst minstens 30 minuten vrij en geef iedere overgang een verantwoordelijke.
Hoeveel drank heb je nodig voor een albumreleaseconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel artiesten en crew apart mee en houd een extra voorraad achter de bar voor pieken na afloop van het optreden.
Wanneer regel je de techniek voor een albumreleaseconcert?: Inventariseer de technische wensen uiterlijk 4 weken vooraf en werk daarna het techniekplan uit. Controleer op de dag zelf alle kabels, speakers, microfoons, DI-boxen, monitoren en licht vóór de soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.