Organiser un concert de sortie d’album sans perdre le fil

Un concert de sortie d’album se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les artistes, puis la technique, les invitations et l’accueil du public. Commencez par réunir les contraintes des artistes et de la salle avant de confirmer les réservations. Le jour J, un déroulé imprimé, des badges backstage et un responsable par zone évitent les décisions improvisées. Prévoyez aussi du temps pour les tests son et lumière, souvent sous-estimés.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Confirmer les contrats des artistes
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Établir le programme et le planning
2 personnes
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recenser les besoins techniques
2 personnes
10
Élaborer le plan technique
2 personnes
11
Rassembler les informations sur les artistes
12
Passer la commande traiteur
13
Planifier le stock de boissons
2 personnes
14
Planifier la sécurité et l’accès
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
16
Partager les informations de stationnement
17
Communiquer l’itinéraire et l’entrée
18
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
19
Commander le merchandising
20
Vérifier les bracelets et les billets
21
Imprimer le déroulé
22
Créer les badges nominatifs et backstage
23
Récupérer le catering et les boissons
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes
27
Nettoyer le lieu
3 personnes
28
Tester la technique
3 personnes
29
Aménager les coulisses
2 personnes
30
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
31
Monter la scène et les barrières
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Monter l’installation lumière
3 personnes
35
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
36
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
37
Installer les chaises et les tables
4 personnes
38
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
39
Installer la table de merchandising
2 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
43
Effectuer la vérification du son
3 personnes
44
Tester le show lumière
2 personnes

Événement

45
Accueillir les artistes
2 personnes
46
Ouvrir les portes
3 personnes
47
Vérifier les billets
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
3 personnes
49
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
50
Vendre les produits dérivés
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Accompagner le numéro d’ouverture
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Recueillir les questions du public
55
Préparer le récit de l'album
56
Présenter l'album
2 personnes
57
Animer la tête d'affiche
3 personnes
58
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
59
Assurer l’accompagnement du public
3 personnes
60
Encadrer la finale
3 personnes
61
Gérer l'au revoir et la séance de dédicaces
3 personnes
62
Servir les dernières commandes
2 personnes
63
Encadrer la sortie
3 personnes

Suivi

64
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
65
Emballer le catering restant
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Démonter le mobilier
4 personnes
69
Démonter la technique
3 personnes
70
Retirer la décoration
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Rassembler les objets trouvés
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Faire le check-out des artistes
76
Ranger les restes
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement
78
Partager des photos et des vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 6
Table de merchandisingqté 2
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mélange
Enceintes de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Amplificateurs de retourqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Ordinateur portable pour la playlist
Clés USBqté 3
Scanner de billetsqté 2
Terminal de paiementqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LED PARqté 12
Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Câbles d'éclairageqté 10

Décoration

Affiches d'albumqté 12
Bannièresqté 4
Ballonsqté 80
Arche de ballonsqté 2
Nappesqté 10
Mur photo
Supports de fond photoqté 2
Panneaux indicateursqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Petits bolsqté 20
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Gants pour les déchetsqté 12

Catering

Courses
Plateaux de barqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermoboxesqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Décapsuleursqté 6
Tiroirs-caissesqté 3
Cartes de menuqté 12
Carte des allergènesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Bouchons d'oreillesqté 150
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 20
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Braceletsqté 150
Billetsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Présentoirs de tableqté 8

Promotion

CD d’albumqté 80
Albums vinylesqté 30
T-shirtsqté 60
Affiches de venteqté 50
Sachetsqté 80
Autocollantsqté 300

Coulisses

Portants à vêtementsqté 3
Miroirsqté 3
Fauteuils loungeqté 6
Cintresqté 30
Carafes d’eauqté 6
Serviettesqté 20
Lampes miroirqté 3

Outils

Boîtes à outilsqté 2
Gafferqté 8
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100
Jeux de ciseauxqté 6
Échellesqté 2
Mètre rubanqté 2

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’annoncer le concert. Faites confirmer les contrats des artistes, les horaires d’arrivée et les besoins techniques avant d’envoyer les invitations.
Demandez les informations techniques au moins 3 semaines avant le concert. Regroupez les besoins en microphones, retours, câbles XLR, boîtiers DI et alimentation dans un plan unique pour éviter les branchements manquants.
Fermez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant l’événement. Donnez ensuite au traiteur un nombre de repas confirmé et gardez quelques portions de secours pour les artistes et bénévoles.
Préparez l’accueil avant le jour J : billets ou bracelets, scanner, terminal de paiement, badges backstage et informations d’entrée doivent être testés au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.
Imprimez le déroulé et répartissez les bénévoles par mission, avec un responsable de l’accès, du merchandising et du catering. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’arrivée du public et vérifiez le stock après le premier service.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de sortie d’album ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les contrats des artistes, la réservation du lieu et le plan technique doivent être confirmés avant la communication publique.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Prévoyez au minimum 4 heures avant l’ouverture des portes pour installer la scène, les enceintes, les retours, les microphones et l’éclairage. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour les balances et les corrections.
Quand envoyer les invitations pour une sortie d’album ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant le concert, puis faites un rappel 5 à 7 jours avant. Fixez une date limite d’inscription pour connaître les besoins alimentaires et la capacité d’accueil.
Combien de boissons prévoir pour un concert ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 à 15 % et séparez le stock destiné au public de celui du catering des artistes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.