Cómo organizar un concierto de lanzamiento de álbum
Un concierto de lanzamiento de álbum necesita dos planes coordinados: el espectáculo y la experiencia del público. Empieza cerrando fecha, lugar y contratos; después fija el programa, las necesidades técnicas y el sistema de acceso. En la última semana suelen aparecer los problemas que más retrasan el montaje: información incompleta de los artistas, entradas sin comprobar, bebidas sin enfriar y pases de backstage sin preparar. Usa este orden para llegar al día del concierto con cada equipo, proveedor y voluntario asignado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Confirmar los contratos de los artistas
2 personas
- 3
Hacer reservas
- 4
Crear el programa y el horario
2 personas
- 5
Diseñar invitaciones
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
- 10
Desarrollar el plan técnico
2 personas
- 11
Recopilar información de los artistas
- 12
Realizar el pedido de catering
- 13
Planificar el stock de bebidas
2 personas
- 14
Planificar la seguridad y el acceso
2 personas
- 15
Asignar voluntarios
- 16
Compartir información sobre el aparcamiento
- 17
Comunicar la ruta y la entrada
- 18
Distribuir material promocional
2 personas
- 19
Encargar merchandising
- 20
Comprobar las pulseras y las entradas
- 21
Imprimir el plan de trabajo
- 22
Hacer los pases de nombre y backstage
- 23
Recoger el catering y las bebidas
2 personas
- 24
Hacer la compra
2 personas
- 25
Enfriar las bebidas
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
3 personas
- 27
Limpiar el lugar
3 personas
- 28
Probar la técnica
3 personas
- 29
Montar backstage
2 personas
- 30
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
- 31
Montar el escenario y el cerramiento
4 personas
- 32
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 33
Conectar los micrófonos
2 personas
- 34
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 35
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 36
Marcar la distribución de la sala
3 personas
- 37
Colocar sillas y mesas
4 personas
- 38
Montar el mostrador de entrada
2 personas
- 39
Montar la mesa de merchandising
2 personas
- 40
Montar el buffet de catering
3 personas
- 41
Colgar la decoración
3 personas
- 42
Colocar señalizadores
2 personas
- 43
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 44
Probar el espectáculo de luces
2 personas
Evento
- 45
Recibir a los artistas
2 personas
- 46
Abrir las puertas
3 personas
- 47
Comprobar las entradas
3 personas
- 48
Recibir a los visitantes
3 personas
- 49
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 50
Vender merchandising
2 personas
- 51
Servir aperitivos
3 personas
- 52
Guiar el acto inaugural
2 personas
- 53
Rellenar las bebidas
2 personas
- 54
Recoger preguntas del público
- 55
Preparar la historia del álbum
- 56
Presentar el álbum
2 personas
- 57
Acompañar al acto principal
3 personas
- 58
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 59
Realizar la guía del público
3 personas
- 60
Coordinar la final
3 personas
- 61
Guiar la despedida y la sesión de firmas
3 personas
- 62
Servir los últimos pedidos
2 personas
- 63
Guiar la salida
3 personas
Seguimiento
- 64
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 65
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
- 66
Recoger la basura
4 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 69
Desmontar el equipo técnico
3 personas
- 70
Retirar la decoración
3 personas
- 71
Limpiar el lugar
4 personas
- 72
Recoger objetos perdidos
- 73
Inventariar materiales
2 personas
- 74
Devolver el material alquilado
2 personas
- 75
Hacer el check-out de los artistas
- 76
Guardar los restos
2 personas
- 77
Enviar un mensaje de agradecimiento
- 78
Compartir fotos y vídeos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesa de merchandisingcant. 2
- Taburetes de barcant. 8
- Percheroscant. 3
- Papeleracant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Altavoces del escenariocant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 5
- Cajas DIcant. 4
- Amplificadores de monitorcant. 2
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cables XLRcant. 16
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Portátil para la lista de reproducción
- Memorias USBcant. 3
- Escáner de entradascant. 2
- Terminal de pagocant. 2
- Estaciones de cargacant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 12
- Focos de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Iluminación ambientalcant. 8
- Cables de luzcant. 10
Decoración
- Pósters de álbumescant. 12
- Bannerscant. 4
- Globoscant. 80
- Arco de globoscant. 2
- Mantelescant. 10
- Photowall
- Soportes para fondo fotográficocant. 2
- Carteles direccionalescant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Tablas para servircant. 8
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzascant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencoscant. 20
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 12
- Paños de microfibracant. 20
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Guantes para residuoscant. 12
Catering
- Compras
- Bandejas para barbacoacant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Cajas térmicascant. 4
- Sacacorchoscant. 4
- Abridores de botellascant. 6
- Cajas de la cajacant. 3
- Cartas del menúcant. 12
- Carta de alérgenoscant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Tapones para los oídoscant. 150
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Linternascant. 6
Registro
- Pulserascant. 150
- Entradascant. 150
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Bolígrafoscant. 20
- Carpetas portapapelescant. 6
- Expositores de mesacant. 8
Promoción
- CDs de álbumcant. 80
- Discos de vinilocant. 30
- Camisetascant. 60
- Pósters de ventacant. 50
- Bolsascant. 80
- Pegatinascant. 300
Backstage
- Percheroscant. 3
- Espejoscant. 3
- Butacas loungecant. 6
- Perchascant. 30
- Jarras de aguacant. 6
- Toallascant. 20
- Lámparas de espejocant. 3
Herramientas
- Maletines de herramientascant. 2
- Cinta gaffercant. 8
- Bridascant. 200
- Bridascant. 100
- Sets de tijerascant. 6
- Escalerascant. 2
- Cinta métricacant. 2
Consejos
- Cierra los contratos y recopila los requisitos técnicos de cada artista antes de desarrollar el plan técnico. Confirma entradas, micrófonos, monitores, cajas DI, cables y conexiones con tiempo suficiente para resolver incompatibilidades.
- Define el programa con horarios de montaje, prueba de sonido, apertura de puertas, actuaciones y desmontaje. Comparte una versión operativa con artistas, técnicos, voluntarios y catering, no solo el horario que verá el público.
- Controla el acceso en dos puntos: comprueba pulseras y entradas en la entrada y prepara pases de nombre y backstage para quienes trabajan en el concierto. Comunica con antelación la ruta, la entrada y el aparcamiento para reducir consultas el mismo día.
- Calcula las bebidas por fases y enfría una parte antes de abrir puertas, dejando una reserva para el equipo y los artistas. Recoge el catering y las bebidas en horarios separados si el espacio de almacenamiento es limitado, y revisa las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido.
- Prepara por separado la mesa de merchandising, el terminal de pago, el escáner de entradas, las memorias USB y el portátil de reproducción. Imprime el plan de trabajo y asigna voluntarios a acceso, merchandising, artistas y apoyo técnico como mínimo un día antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de lanzamiento de álbum?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para cerrar lugar, contratos, reservas e invitaciones. Deja la última semana para confirmar horarios, requisitos técnicos, accesos, catering, bebidas y personal, no para resolver decisiones básicas.
- ¿Cuándo hay que pedir los requisitos técnicos de los artistas?
- Solicítalos justo después de confirmar los contratos y, como mínimo, 4 semanas antes del concierto. Revisa la información con el equipo técnico y cierra el plan de sonido e iluminación al menos 7 días antes del montaje.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular para un concierto?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por persona por cada hora adicional. Añade una reserva específica para artistas, técnicos y voluntarios, y enfría las bebidas al menos 6 horas antes de abrir puertas.
- ¿Cuándo se preparan las entradas y los pases de backstage?
- Comprueba las pulseras y entradas entre 3 y 5 días antes, y prepara los pases de nombre y backstage como máximo el día anterior. Haz una prueba del escáner y del terminal de pago antes de que llegue el público.
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