Zo organiseer je een afstudeerfeest zonder last-minute stress

Begin met de datum, locatie en gastenlijst; pas daarna kun je catering, meubilair en techniek goed vastleggen. Verstuur de uitnodigingen op tijd en verwerk aanmeldingen, dieetwensen en muziekvoorkeuren in één overzicht. Werk vervolgens het programma uit met sprekers, bedankers, presentatie en fotomoment. In de laatste week controleer je boodschappen, servies, koeling en apparatuur. Test de presentatie en het geluid vóór de gasten binnenkomen, niet tijdens het feest.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Gastenlijst opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen ontwerpen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Muziekvoorkeuren verzamelen
8
Cateringmenu samenstellen
2 personen
9
Reservering meubilair maken
10
Geluidsapparatuur reserveren
11
Fotomoment plannen
12
Programma afstuderen maken
2 personen
13
Sprekers en bedankers vastleggen
14
Presentatie voorbereiden
2 personen
15
Muziek en afspeellijst maken
16
Foto's voor presentatie verzamelen
2 personen
17
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
18
Tafelschikking maken
2 personen
19
Boodschappenlijst controleren
2 personen
20
Dieetmaaltijden markeren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Decoratie sorteren
2 personen
25
Presentatie testen
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Locatie controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen plaatsen
4 personen
30
Buffet opbouwen
3 personen
31
Drankentafel inrichten
2 personen
32
Servies klaarzetten
2 personen
33
Hapjes uitstallen
3 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Fotowand opbouwen
2 personen
36
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
37
Microfoon testen
2 personen
38
Presentatie aansluiten
2 personen
39
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
40
Welkomsttafel inrichten
2 personen
41
Toiletten controleren
42
Teambriefing houden
4 personen

Event

43
Gasten ontvangen
3 personen
44
Jassen aannemen
2 personen
45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Buffet aanvullen
3 personen
49
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
50
Koffie en thee serveren
2 personen
51
Afstudeerprogramma presenteren
2 personen
52
Toespraak begeleiden
53
Groepsfoto maken
2 personen
54
Taart aansnijden
2 personen
55
Muziek verzorgen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
58
Laatste ronde aankondigen
59
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Eten en drinken opruimen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Decoratie verwijderen
3 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Geleend materiaal controleren
2 personen
68
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
69
Meubilair retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekaantal 2
Jassenhangersaantal 70
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 75
Dessertbordenaantal 75
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 60
Champagneglazenaantal 70
Messenaantal 75
Vorkenaantal 75
Lepelsaantal 75
Theelepelsaantal 50
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Serveerschalen met dekselaantal 6
Taartscheppenaantal 2
Thermische voedselbakkenaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Laptop
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Slingersaantal 10
Tafelkledenaantal 10
Servettenhoudersaantal 8
Fotowandachtergrond
Fotowandstandaard
LED-lichtsnoerenaantal 6
Vaasjesaantal 12
Kunstbloemenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 70
Fotopropsaantal 20

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma ruim vóór de uitnodigingen uitgaan. Reserveer een vast moment voor de afstudeerpresentatie, bedankers en het fotomoment, zodat gasten weten wanneer ze moeten opletten.
Verzamel dieetwensen meteen bij de aanmelding en markeer dieetmaaltijden apart. Controleer dit overzicht opnieuw bij het samenstellen van het cateringmenu en vóór het uitserveren.
Reserveer meubilair en geluidsapparatuur zodra de locatie en het verwachte aantal gasten vaststaan. Denk naast tafels en stoelen ook aan buffettafels, een kledingrek, jassenhangers en afvalbakken.
Maak de presentatie niet pas op de feestdag. Verzamel foto’s vooraf, test beeld en geluid met de gebruikte apparatuur en houd een reservekopie bij de hand.
Koel dranken en bereid hapjes in fases voor. Controleer vóór het boodschappen doen of je ook genoeg servies, serveerschalen, tangen, opscheplepels en materialen voor koffie en thee hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een afstudeerfeest organiseren?: Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het feest, zodat je tijd hebt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een afstudeerfeest?: Stuur ze ongeveer 4 weken van tevoren. Vraag om een reactie uiterlijk 10 tot 14 dagen voor het feest, zodat je catering, tafelschikking, naamkaartjes en dieetmaaltijden kunt afronden.
Hoe lang duurt een afstudeerprogramma?: Plan het formele programma bij voorkeur op 30 tot 60 minuten. Neem daarin de presentatie, sprekers, bedankers en het fotomoment op en laat daarna ruimte voor eten, drinken en napraten.
Wanneer test je de presentatie en geluidsapparatuur?: Test beide uiterlijk één dag vooraf en nogmaals 30 tot 60 minuten vóór de gasten arriveren. Controleer beeld, geluid, aansluitingen en de reservekopie voordat het programma begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.