Organiser une fête de remise des diplômes, étape par étape

Une fête de remise des diplômes réussie repose sur un ordre de préparation précis : fixer la date et le lieu, confirmer les invités, puis régler le repas et le déroulement de la cérémonie. Commencez par recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires avant de finaliser le traiteur et le mobilier. Les détails souvent oubliés sont les intervenants, les badges, les photos, les repas particuliers et le test de la présentation. Gardez les dernières heures pour le refroidissement des boissons, le buffet et l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir la liste des invités
2 personnes
3
Concevoir les invitations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Recueillir les préférences musicales
8
Composer le menu traiteur
2 personnes
9
Faire la réservation du mobilier
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Planifier le moment photo
12
Créer le programme de remise des diplômes
2 personnes
13
Confirmer les intervenants et les personnes de remerciement
14
Préparer la présentation
2 personnes
15
Créer la musique et la playlist
16
Rassembler les photos pour la présentation
2 personnes
17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
18
Établir le plan de table
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
2 personnes
20
Marquer les repas diététiques
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Trier la décoration
2 personnes
25
Tester la présentation
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier le lieu
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Monter le buffet
3 personnes
31
Installer la table des boissons
2 personnes
32
Préparer la vaisselle
2 personnes
33
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Monter le mur photo
2 personnes
36
Raccorder le matériel audio
2 personnes
37
Tester le microphone
2 personnes
38
Brancher la présentation
2 personnes
39
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
40
Installer la table d’accueil
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Faire le briefing d’équipe
4 personnes

Événement

43
Accueillir les invités
3 personnes
44
Prendre les vestes
2 personnes
45
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
49
Servir les repas diététiques
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Présenter le programme de remise des diplômes
2 personnes
52
Accompagner le discours
53
Prendre une photo de groupe
2 personnes
54
Couper le gâteau
2 personnes
55
Fournir la musique
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour
59
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
68
Retourner le matériel audio
2 personnes
69
Restituer le mobilier
2 personnes
70
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 70
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 60
Verres à champagneqté 70
Couteauxqté 75
Fourchettesqté 75
Cuillèresqté 75
Cuillères à caféqté 50
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 4
Plats de service avec couvercleqté 6
Pelles à gâteauqté 2
Bacs alimentaires thermiquesqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Nappesqté 10
Porte-serviettesqté 8
Fond de mur photo
Support de fond photo
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Petits vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 12
Porte-nomsqté 70
Accessoires photoqté 20

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et la liste des invités. Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions, les préférences musicales et les besoins alimentaires avant de confirmer le menu et le nombre de places.
Séparez le temps de cérémonie du temps de réception. Établissez le programme, confirmez les intervenants et préparez la présentation avant de créer la playlist : la musique doit accompagner les transitions, pas masquer les discours.
Prévoyez un moment photo clairement placé dans le programme. Rassemblez les photos à l’avance, testez leur affichage et désignez une personne pour guider les diplômés afin d’éviter un long arrêt entre deux séquences.
Traitez les repas diététiques dès la réception des réponses. Marquez-les séparément le jour J et vérifiez que les plats, assiettes de service et couverts nécessaires sont disponibles avant l’arrivée des invités.
Gardez la dernière demi-journée pour les actions qui ne peuvent pas attendre : refroidir les boissons, préparer les en-cas, trier la décoration et tester la présentation. Faites aussi un contrôle des tables, chaises, poubelles et porte-manteaux avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de remise des diplômes ?: Envoyez-les au moins 4 à 6 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement afin de confirmer le traiteur, le plan de table et les repas particuliers.
Combien de temps prévoir pour la cérémonie de remise des diplômes ?: Prévoyez généralement 60 à 90 minutes pour les discours, la remise des diplômes, les remerciements et les photos. Ajoutez ensuite 15 minutes de marge pour les déplacements et les changements de séquence.
Quand tester la présentation et le matériel de sonorisation ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un second test le jour même, 2 heures avant l’arrivée des invités. Vérifiez les vidéos, les photos, le son et l’ordre exact des diapositives.
Quand préparer les boissons et les en-cas ?: Refroidissez les boissons la veille lorsque c’est possible et préparez les en-cas le jour même, 2 à 3 heures avant le début. Gardez les produits sensibles au froid dans des glacières ou des conteneurs à glace jusqu’au service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.