Eine Abschlussfeier Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Abschlussfeier entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Erst Termin, Ort und Gästeliste festlegen, dann Einladungen und Catering planen. Danach folgen Programm, Präsentation, Musik und die Reservierung von Mobiliar und Tonanlage. In den letzten Tagen geht es vor allem um Rückmeldungen, Sonderkost, Einkäufe, Kühlung und einen Techniktest. Plane außerdem feste Zuständigkeiten ein, damit am Veranstaltungstag nicht alles an einer Person hängen bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
- 2
Gästeliste erstellen
2 Personen
- 3
Einladungen gestalten
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldungen bearbeiten
- 6
Ernährungswünsche erfassen
- 7
Musikvorlieben sammeln
- 8
Catering-Menü zusammenstellen
2 Personen
- 9
Möbel reservieren
- 10
Tonanlage reservieren
- 11
Fotomoment planen
- 12
Abschlussprogramm erstellen
2 Personen
- 13
Redner und Dankende festlegen
- 14
Präsentation vorbereiten
2 Personen
- 15
Musik und Playlist zusammenstellen
- 16
Fotos für die Präsentation sammeln
2 Personen
- 17
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 19
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 20
Diätmahlzeiten kennzeichnen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 24
Dekoration sortieren
2 Personen
- 25
Präsentation testen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Ort überprüfen
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
4 Personen
- 29
Stühle aufstellen
4 Personen
- 30
Buffet aufbauen
3 Personen
- 31
Getränketisch einrichten
2 Personen
- 32
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 33
Snacks auslegen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Fotowand aufbauen
2 Personen
- 36
Tontechnik anschließen
2 Personen
- 37
Mikrofon testen
2 Personen
- 38
Präsentation anschließen
2 Personen
- 39
Namensschilder bereitlegen
2 Personen
- 40
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
- 41
Toiletten kontrollieren
- 42
Teambriefing durchführen
4 Personen
Event
- 43
Gäste empfangen
3 Personen
- 44
Jacken entgegennehmen
2 Personen
- 45
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
- 46
Snacks servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Buffet auffüllen
3 Personen
- 49
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 51
Abschlussprogramm präsentieren
2 Personen
- 52
Rede moderieren
- 53
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 54
Torte anschneiden
2 Personen
- 55
Musik organisieren
- 56
Mülleimer leeren
2 Personen
- 57
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 58
Letzte Runde ankündigen
- 59
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Geliehenes Material prüfen
2 Personen
- 68
Soundanlage zurückgeben
2 Personen
- 69
Möbel zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- BuffetischeAnz. 3
- KleiderständerAnz. 2
- MantelhakenAnz. 70
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 75
- DesserttellerAnz. 75
- KaffeetassenAnz. 50
- WassergläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 60
- ChampagnergläserAnz. 70
- MesserAnz. 75
- GabelnAnz. 75
- LöffelAnz. 75
- TeelöffelAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 2
- RührschüsselnAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 4
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- TortenheberAnz. 2
- Thermobehälter für SpeisenAnz. 4
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Mischpult
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 150
- BallonpumpeAnz. 2
- GirlandenAnz. 10
- TischdeckenAnz. 10
- ServiettenhalterAnz. 8
- Fotowand-Hintergrund
- Fotowandständer
- LED-LichterkettenAnz. 6
- VasenAnz. 12
- KunstblumenAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 70
- FotopropsAnz. 20
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- ReinigungshandschuheAnz. 6
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Ort zuerst fest und verschicke die Einladungen anschließend mit einer klaren Rückmeldefrist von mindestens 14 Tagen. So kannst du Sitzplätze, Catering und Diätmahlzeiten auf belastbare Zahlen stützen.
- Plane das Abschlussprogramm mit festen Zeitblöcken: Für Begrüßung, Reden, Dankesworte und Präsentation solltest du insgesamt etwa 60 bis 90 Minuten einrechnen. Sammle Fotos und Beiträge spätestens zwei Wochen vorher.
- Reserviere Mobiliar und Tonanlage frühzeitig, besonders wenn du Tische, Stühle, Buffetische und zusätzliche Mikrofontechnik brauchst. Prüfe eine Woche vorher, ob Lieferung, Aufbau und Stromanschlüsse geklärt sind.
- Kümmere dich zwei bis drei Tage vorher um Getränke, Snacks und die Kennzeichnung von Diätmahlzeiten. Getränke brauchen mehrere Stunden zum Kühlen; plane zusätzlich Kühlboxen oder Eisbehälter ein, wenn der Kühlschrank nicht ausreicht.
- Teste die Präsentation mit dem tatsächlichen Abspielgerät und der Tonanlage am Vortag. Lege Fotos, Musik und Präsentation zusätzlich auf einem zweiten Datenträger ab und bestimme eine Person, die während des Programms die Technik bedient.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Abschlussfeier organisieren?
- Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher mit Termin, Ort und Gästeliste. Einladungen sollten spätestens vier Wochen vor der Feier verschickt werden, damit Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig vorliegen.
- Wie viel Zeit braucht das Programm einer Abschlussfeier?
- Für Begrüßung, Reden, Dankesworte und eine Fotopräsentation sind etwa 60 bis 90 Minuten realistisch. Plane zwischen einzelnen Beiträgen jeweils fünf Minuten Puffer ein, damit sich Verzögerungen nicht durch den ganzen Abend ziehen.
- Wann sollte man das Catering für eine Abschlussfeier festlegen?
- Stimme das Menü etwa drei bis vier Wochen vorher mit dem Catering ab und aktualisiere es nach Ablauf der Rückmeldefrist. Diätmahlzeiten sollten am Veranstaltungstag deutlich gekennzeichnet und getrennt von der normalen Ausgabe bereitgestellt werden.
- Wann muss man die Technik für die Abschlussfeier testen?
- Teste Präsentation, Musik und Tonanlage spätestens am Vortag mit dem verwendeten Laptop oder Abspielgerät. Plane zusätzlich 30 Minuten vor Beginn für den Aufbau, Lautstärkecheck und einen kurzen Durchlauf des ersten Programmpunkts ein.
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