Cómo organizar una fiesta de graduación sin improvisar
Una fiesta de graduación funciona mejor cuando se organiza en este orden: primero fecha, lugar e invitados; después comida, mobiliario y sonido; al final, programa, presentación y montaje. Empieza cerrando las confirmaciones para saber cuántas sillas, platos, vasos y raciones necesitas. Las preferencias dietéticas y musicales deben recogerse junto con las inscripciones, no la última semana. Reserva con tiempo el equipo y prueba la presentación completa antes de que lleguen los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Elaborar la lista de invitados
2 personas
- 3
Diseñar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Recopilar preferencias musicales
- 8
Preparar el menú de catering
2 personas
- 9
Hacer la reserva del mobiliario
- 10
Reservar equipo de sonido
- 11
Planificar el momento fotográfico
- 12
Preparar el programa de graduación
2 personas
- 13
Registrar a los ponentes y agradecimientos
- 14
Preparar la presentación
2 personas
- 15
Crear la música y la lista de reproducción
- 16
Recopilar fotos para la presentación
2 personas
- 17
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 18
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
- 19
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 20
Marcar las comidas de dieta
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
4 personas
- 24
Clasificar la decoración
2 personas
- 25
Probar la presentación
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar el lugar
2 personas
- 28
Montar mesas
4 personas
- 29
Colocar las sillas
4 personas
- 30
Montar el buffet
3 personas
- 31
Montar la mesa de bebidas
2 personas
- 32
Preparar la vajilla
2 personas
- 33
Montar aperitivos
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar el photocall
2 personas
- 36
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Probar el micrófono
2 personas
- 38
Conectar la presentación
2 personas
- 39
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
- 40
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
- 41
Comprobar los baños
- 42
Hacer briefing al equipo
4 personas
Evento
- 43
Recibir a los invitados
3 personas
- 44
Recibir abrigos
2 personas
- 45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
- 46
Servir aperitivos
3 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Reponer el bufé
3 personas
- 49
Servir comidas especiales
2 personas
- 50
Servir café y té
2 personas
- 51
Presentar el programa de graduación
2 personas
- 52
Acompañar el discurso
- 53
Hacer una foto de grupo
2 personas
- 54
Cortar la tarta
2 personas
- 55
Proporcionar la música
- 56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 57
Recoger la vajilla usada
2 personas
- 58
Anunciar la última ronda
- 59
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Recoger comida y bebida
3 personas
- 62
Recoger la basura
3 personas
- 63
Lavar la vajilla
3 personas
- 64
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 65
Retirar la decoración
3 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Comprobar el material prestado
2 personas
- 68
Devolver el equipo de sonido
2 personas
- 69
Devolver el mobiliario
2 personas
- 70
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
- Percherocant. 2
- Percheros para abrigoscant. 70
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 75
- Platos de postrecant. 75
- Tazas de cafécant. 50
- Vasos para aguacant. 80
- Copas de vinocant. 60
- Copas de champáncant. 70
- Cuchilloscant. 75
- Tenedorescant. 75
- Cucharascant. 75
- Cucharillascant. 50
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Cucharas para tartascant. 2
- Recipientes térmicos para alimentoscant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Decoración
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 10
- Mantelescant. 10
- Porta-servilletascant. 8
- Fondo para photocall
- Soporte para fondo fotográfico
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Jarroncitoscant. 12
- Flores artificialescant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 70
- Accesorios para fotoscant. 20
Limpieza
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y la lista de invitados antes de encargar comida o mobiliario. Envía las invitaciones con varias semanas de margen y fija una fecha límite para responder.
- Recoge las preferencias dietéticas en el formulario de inscripción y marca esas comidas durante el montaje. Así no tendrás que identificar platos a última hora ni depender de la memoria del catering.
- Prepara el programa de graduación antes de crear la presentación: incluye ponentes, agradecimientos y el momento de las fotos. Haz un ensayo completo, con sonido e imágenes, al menos un día antes.
- Calcula el montaje por zonas: mesas y sillas para comer, mesas de buffet para servir, perchero para abrigos y papeleras visibles. Comprueba también que haya vajilla, cubiertos, bandejas y pinzas suficientes para el número confirmado.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de que empiece la recepción. Deja listos hielo, jarras, termos y bandejas con tapa; lo que más suele retrasarse es servir mientras todavía se está montando la sala.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de graduación?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes, sobre todo si necesitas reservar mobiliario, sonido o catering. Deja cerrados los invitados y las preferencias dietéticas aproximadamente 2 semanas antes.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones de la fiesta de graduación?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y establece una fecha límite de respuesta 10-14 días antes del evento. Ese margen permite ajustar comida, mesas, sillas y tarjetas de nombre.
- ¿Cuándo hay que preparar la presentación de graduación?
- Recopila las fotos al menos 2 semanas antes y termina la presentación varios días antes. Haz una prueba completa, con el equipo de sonido y el archivo final, como mínimo 24 horas antes.
- ¿Cómo calculo la vajilla y las bebidas para una graduación?
- Calcula la vajilla según el número confirmado y añade alrededor de un 10 % de margen para roturas o cambios. Para la recepción, prevé 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte antes del montaje.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!