Zo organiseer je een afscheidsconcert

Begin met de datum, locatie en het artiestenprogramma; pas daarna kun je techniek, uitnodigingen en catering betrouwbaar vastleggen. Verzamel vroeg de technische wensen van iedere muzikant en vertaal die naar één geluids- en lichtplan. Werk vervolgens toe naar een definitieve gastenlijst, zodat je stoelen, naamkaartjes, programma’s, hapjes en drank gericht regelt. De laatste dagen draaien om koelen, voorbereiden, techniek ophalen en controleren of sleutels, kabels en toegangsroute geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
3
Optredende muzikanten bevestigen
2 personen
4
Technische wensen verzamelen
2 personen
5
Geluidsplan opstellen
2 personen
6
Lichtplan opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen openen
10
Catering reserveren
2 personen
11
Fotograaf bevestigen
12
Presentator bevestigen
13
Toegangsroute bepalen
2 personen
14
Parkeerinformatie versturen
15
Dieetwensen verzamelen
16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
17
Definitieve gastenlijst maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programma's afdrukken
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Techniek ophalen
2 personen
25
Locatie en sleutels controleren
2 personen
26
Podiumvloer controleren
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Achterdoek ophangen
3 personen
29
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
30
Microfoons aansluiten
2 personen
31
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
32
Stroompunten controleren
2 personen
33
Instrumenten klaarzetten
4 personen
34
Stoelen opstellen
4 personen
35
Tafels opstellen
3 personen
36
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
37
Cateringbuffet inrichten
3 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Fotowand inrichten
2 personen
40
Routebordjes plaatsen
2 personen
41
Toiletten controleren
2 personen
42
EHBO-materiaal klaarleggen
43
Garderobe inrichten
2 personen
44
Soundcheck uitvoeren
5 personen
45
Lichttest uitvoeren
3 personen

Event

46
Artiesten ontvangen
2 personen
47
Gasten verwelkomen
4 personen
48
Aanmeldingen afvinken
2 personen
49
Programma's uitdelen
2 personen
50
Koffie en thee serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Openingswoord begeleiden
2 personen
53
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
56
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
57
Herinneringsvideo starten
2 personen
58
Afscheidsspeech begeleiden
2 personen
59
Groepsfoto begeleiden
3 personen
60
Dinerbuffet openen
4 personen
61
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
62
Derde concertblok begeleiden
3 personen
63
Dranken blijven bijvullen
2 personen
64
Publiek informeren over afsluiting
65
Laatste nummer begeleiden
3 personen
66
Gasten uitzwaaien
4 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

68
Techniek veilig uitschakelen
3 personen
69
Restanten eten verpakken
3 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
73
Decoratie verwijderen
3 personen
74
Podium en kabels afbouwen
4 personen
75
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
76
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
77
Servies afwassen
3 personen
78
Locatie schoonmaken
4 personen
79
Toiletten schoonmaken
2 personen
80
Afval naar container brengen
2 personen
81
Sleutels terugbrengen
82
Geleende spullen controleren
2 personen
83
Apparatuur retourneren
2 personen
84
Overgebleven materialen opruimen
2 personen
85
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Klaptafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 8
Lessenaarsaantal 2
Afvalbakkenaantal 8

Servies

Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 160
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 160
Besteksetsaantal 180
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Koffiekannenaantal 4
Theepottenaantal 3

Apparatuur

Muziekmixer
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
XLR-kabelsaantal 16
Jackkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Videoprojector
Projectiescherm
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Lichtslingersaantal 8

Decoratie

Achterdoek
Fotowand
Ballonnenaantal 100
Ballongewichtenaantal 8
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Fotolijstenaantal 10
Krijtbordenaantal 6
Kledinghaakjesaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Serveerplateausaantal 16
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handschoenenaantal 12
Schoonmaakflessenaantal 6

Catering

Naamkaartjesaantal 180
Programma'saantal 180
Servettenaantal 400
Drankdispensersaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Boodschappen

Tips

Leg het artiestenprogramma en de optredende muzikanten eerst vast. Vraag per act naar microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen voordat je luidsprekers, een muziekmixer en kabels reserveert.
Maak na het openen van de aanmeldingen wekelijks een bijgewerkt overzicht. Sluit de aanmeldingen op een afgesproken moment en gebruik daarna de definitieve gastenlijst voor stoelen, naamkaartjes, catering en programma’s.
Controleer de publieksroute niet alleen op papier: loop vanaf ingang en parkeerplaats naar de zaal. Verstuur parkeerinformatie en toegangsdetails uiterlijk enkele dagen vooraf, vooral wanneer de locatie meerdere ingangen heeft.
Plan catering op basis van het aantal bevestigde gasten en verzamel dieetwensen vóór je de bestelling definitief maakt. Vergeet naast borden en bestek ook waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en serveerschalen niet.
Reserveer de laatste werkdag vóór het concert voor praktische controles: haal de techniek op, koel de dranken, bereid hapjes voor en controleer locatie, sleutels, podiumdelen, kabelgoten en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet je een afscheidsconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en muzikanten. Plan de technische wensen, uitnodigingen en catering daarna; de definitieve gastenlijst en dieetwensen regel je in de laatste 1 à 2 weken.
Wanneer moet ik het geluidsplan voor een afscheidsconcert maken?: Maak het geluidsplan zodra alle muzikanten hun technische wensen hebben aangeleverd, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Neem daarin microfoons, DI-boxen, podiummonitoren, luidsprekers, subwoofers en kabels op.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een afscheidsconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Verwerk tussentijds de aanmeldingen, zodat je uiterlijk 1 à 2 weken vooraf een definitieve gastenlijst hebt.
Wat moet je de dag voor een afscheidsconcert controleren?: Controleer locatie en sleutels, haal de techniek op en zet dranken koud. Leg ook programma’s, naamkaartjes, kabelgoten en toegangsroute klaar en controleer of stoelen, tafels, podiumdelen en afvalbakken aanwezig zijn.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.