Ein Abschiedskonzert Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Abschiedskonzert greifen Programm, Musiker, Technik und Gästebetreuung eng ineinander. Beginne mit Datum und Ort, bestätige danach das Künstlerprogramm und sammle frühzeitig alle technischen Anforderungen. Erst wenn Bühne, Beschallung und Licht geklärt sind, lassen sich Einladungen, Anmeldung und Catering zuverlässig planen. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem einen festen Ablauf für Technik, Getränke, Snacks, Einlass und den abschließenden Ortscheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Künstlerprogramm festhalten
2 Personen
3
Auftretende Musiker bestätigen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Beschallungskonzept erstellen
2 Personen
6
Lichtplan erstellen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen öffnen
10
Catering reservieren
2 Personen
11
Fotograf bestätigen
12
Moderator bestätigen
13
Zugangsweg festlegen
2 Personen
14
Parkinformationen versenden
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Endgültige Gästeliste erstellen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Programme ausdrucken
2 Personen
20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Technik abholen
2 Personen
25
Ort und Schlüssel kontrollieren
2 Personen
26
Bühnenboden prüfen
2 Personen
27
Bühne aufbauen
4 Personen
28
Hintergrund aufhängen
3 Personen
29
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
30
Mikrofone anschließen
2 Personen
31
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
32
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
33
Instrumente bereitstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Tische aufstellen
3 Personen
36
Empfangstheke einrichten
2 Personen
37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Fotowand einrichten
2 Personen
40
Wegweiser aufstellen
2 Personen
41
Toiletten kontrollieren
2 Personen
42
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
43
Garderobe einrichten
2 Personen
44
Soundcheck durchführen
5 Personen
45
Lichttest durchführen
3 Personen

Event

46
Künstler empfangen
2 Personen
47
Gäste begrüßen
4 Personen
48
Anmeldungen abhaken
2 Personen
49
Programme ausgeben
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Eröffnungsrede moderieren
2 Personen
53
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
56
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
57
Erinnerungsvideo starten
2 Personen
58
Abschiedsrede begleiten
2 Personen
59
Gruppenfoto begleiten
3 Personen
60
Abendbuffet eröffnen
4 Personen
61
Abendbuffet auffüllen
3 Personen
62
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
63
Getränke laufend nachfüllen
2 Personen
64
Publikum über Sperrung informieren
65
Letzte Nummer begleiten
3 Personen
66
Gäste verabschieden
4 Personen
67
Fundsachen sammeln
2 Personen

Nachbereitung

68
Technik sicher ausschalten
3 Personen
69
Essensreste verpacken
3 Personen
70
Geschirr sammeln
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Bühne und Kabel abbauen
4 Personen
75
Tonausrüstung einpacken
3 Personen
76
Lichtausrüstung einpacken
2 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Location reinigen
4 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Abfall zum Container bringen
2 Personen
81
Schlüssel zurückbringen
82
Geliehene Gegenstände überprüfen
2 Personen
83
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
84
Übrig gebliebene Materialien aufräumen
2 Personen
85
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 160
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BühnenelementeAnz. 8
PulteAnz. 2
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 160
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
DesserttellerAnz. 160
BestecksetsAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
ServierschalenAnz. 20
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3

Ausstattung

Musikmixer
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 6
XLR-KabelAnz. 16
JackkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 12
Laptop
Videoprojektor
Projektionsleinwand
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
LichterkettenAnz. 8

Dekoration

Hintergrundvorhang
Fotowand
BallonsAnz. 100
BallongewichteAnz. 8
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
BilderrahmenAnz. 10
KreidetafelnAnz. 6
KleiderhakenAnz. 20

Küche

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierplattenAnz. 16
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
MessbecherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
HandschuheAnz. 12
ReinigungsflaschenAnz. 6

Catering

NamensschilderAnz. 180
ProgrammeAnz. 180
ServiettenAnz. 400
GetränkespenderAnz. 4
KaffeefilterAnz. 100
Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst verbindlich fest und bestätige anschließend alle auftretenden Musiker schriftlich. So verschickst du keine Einladungen, bevor Programm und Besetzung feststehen.
Sammle technische Anforderungen mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei Mixer, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen, Kabel und Stromwege – fehlende Kabel oder Kabelkanäle werden am Veranstaltungstag schnell zum Problem.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Einladungsversand, Zugangsweg und Parkinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche laufend und erstelle spätestens 3 Tage vorher die endgültige Gästeliste sowie Namensschilder.
Plane Getränke und Verpflegung nach der bestätigten Gästezahl. Kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und bereite Snacks, Teller, Gläser und Besteck so vor, dass die Ausgabe nicht den Konzertbeginn verzögert.
Hole die Technik früh genug ab und kontrolliere Ort und Schlüssel vor dem Aufbau. Rechne für Bühne, Beschallung und Licht mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit ein und teste jedes Mikrofon vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Abschiedskonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerprogramm und Musikerbestätigungen. Technik, Einladungen und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geplant sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Abschiedskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Öffne die Anmeldung gleichzeitig und setze eine Rückmeldefrist, die ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung endet.
Wie viel Zeit braucht der Technikaufbau bei einem Abschiedskonzert?: Plane für Bühne, Mixer, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, Licht und Kabel mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Für einen vollständigen Soundcheck solltest du zusätzlich etwa 60 Minuten vor dem Einlass reservieren.
Wann muss die endgültige Gästeliste fertig sein?: Erstelle sie spätestens 3 Tage vor dem Konzert, nachdem Anmeldungen und Ernährungswünsche geprüft sind. Namensschilder, Programme und die Cateringmenge lassen sich dann ohne kurzfristige Nacharbeit vorbereiten.

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