Cómo organizar un concierto de despedida sin olvidar lo esencial

Un concierto de despedida necesita una coordinación más precisa que una celebración normal: el programa artístico, el sonido, la iluminación y la recepción deben encajar en un mismo horario. Empieza cerrando la fecha, el lugar y los músicos; después trabaja las necesidades técnicas y las inscripciones. Durante la última semana, confirma asistentes, catering, accesos y responsables. El día anterior, revisa llaves, equipo, bebidas y materiales impresos para no resolver imprevistos cuando ya haya público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Confirmar el programa de artistas
2 personas
3
Confirmar los músicos que actuarán
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Elaborar el plan de sonido
2 personas
6
Elaborar el plan de iluminación
2 personas
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones
10
Reservar el catering
2 personas
11
Confirmar fotógrafo
12
Confirmar al presentador
13
Determinar la ruta de acceso
2 personas
14
Enviar la información de aparcamiento
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Gestionar inscripciones
2 personas
17
Hacer la lista definitiva de invitados
2 personas
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Imprimir programas
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Preparar aperitivos
4 personas
24
Recoger el equipo técnico
2 personas
25
Comprobar ubicación y llaves
2 personas
26
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
27
Montar el escenario
4 personas
28
Colgar el fondo
3 personas
29
Montar el sistema de sonido
4 personas
30
Conectar los micrófonos
2 personas
31
Montar la instalación de iluminación
3 personas
32
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
33
Preparar los instrumentos
4 personas
34
Colocar las sillas
4 personas
35
Montar mesas
3 personas
36
Montar el mostrador de recepción
2 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Montar el photocall
2 personas
40
Colocar señales de ruta
2 personas
41
Comprobar los baños
2 personas
42
Preparar el material de primeros auxilios
43
Montar el guardarropa
2 personas
44
Hacer la prueba de sonido
5 personas
45
Realizar la prueba de luces
3 personas

Evento

46
Recibir a los artistas
2 personas
47
Dar la bienvenida a los invitados
4 personas
48
Marcar las inscripciones
2 personas
49
Repartir programas
2 personas
50
Servir café y té
3 personas
51
Servir aperitivos
3 personas
52
Presentar el discurso de apertura
2 personas
53
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Reponer el bufé del descanso
3 personas
56
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
57
Iniciar el video de recuerdo
2 personas
58
Coordinar el discurso de despedida
2 personas
59
Coordinar la foto de grupo
3 personas
60
Abrir el bufé de la cena
4 personas
61
Reponer el buffet de cena
3 personas
62
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
63
Reponer las bebidas
2 personas
64
Informar al público sobre el cierre
65
Acompañar el último número
3 personas
66
Despedir a los invitados
4 personas
67
Recoger objetos perdidos
2 personas

Seguimiento

68
Apagar la técnica de forma segura
3 personas
69
Empaquetar los restos de comida
3 personas
70
Recoger la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Recoger mesas y sillas
4 personas
73
Retirar la decoración
3 personas
74
Desmontar el escenario y los cables
4 personas
75
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
76
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
77
Lavar la vajilla
3 personas
78
Limpiar el lugar
4 personas
79
Limpiar los baños
2 personas
80
Llevar la basura al contenedor
2 personas
81
Devolver las llaves
82
Comprobar los objetos prestados
2 personas
83
Devolver el equipo
2 personas
84
Recoger los materiales sobrantes
2 personas
85
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Piezas de escenariocant. 8
Atrilescant. 2
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 160
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 160
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servircant. 20
Jarras de cafécant. 4
Teterascant. 3

Equipo

Mezclador de música
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 6
Cables XLRcant. 16
Cables jackcant. 10
Cables alargadorescant. 12
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Videoproyector
Pantalla de proyección
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8

Decoración

Telón de fondo
Photowall
Globoscant. 100
Pesos para globoscant. 8
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Marcos de fotoscant. 10
Pizarrascant. 6
Perchas para ropacant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Bandejas para servircant. 16
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 2

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantescant. 12
Botellas de limpiezacant. 6

Catering

Tarjetas de nombrecant. 180
Programascant. 180
Servilletascant. 400
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 100
Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y el programa de artistas. Hazlo con varias semanas de margen, porque el sonido, la iluminación, el presentador y el fotógrafo dependen de esas confirmaciones.
Pide las necesidades técnicas de cada músico antes de preparar el plan de sonido. Anota micrófonos, monitores, cajas DI, cables y tomas eléctricas; deja una copia del esquema junto a la mesa de mezclas.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y recopila las preferencias dietéticas desde el principio. Prepara la lista definitiva de invitados al menos 3 días antes para ajustar el catering, las tarjetas de nombre y las sillas.
Envía la ruta de acceso y la información de aparcamiento junto con la invitación o la confirmación. Si el lugar tiene varias entradas, indica cuál se usará para el público y cuál para cargar el equipo técnico.
Haz la comprobación final el día anterior: llaves, ubicación, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cables, bebidas enfriándose y programas impresos. Así puedes corregir faltas antes de que empiece el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de despedida?: Empieza al menos 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, músicos y programa. Reserva cuanto antes el catering, el presentador, el fotógrafo y el equipo técnico; deja la última semana para invitados y comprobaciones.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados?: Cierra la lista definitiva unos 3 días antes del concierto. Necesitarás ese número para ajustar el catering, preparar tarjetas de nombre, organizar las sillas e imprimir los programas necesarios.
¿Cuándo se prepara el plan de sonido?: Recopila las necesidades de los músicos entre 3 y 4 semanas antes y prepara el plan de sonido después de recibirlas. Comprueba micrófonos, monitores, cajas DI, cables y tomas eléctricas como mínimo 1 día antes.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al concierto?: Revisa la ubicación y las llaves, el material técnico, los cables, los programas, las bebidas y los aperitivos. También confirma el acceso, el aparcamiento y cualquier cambio de última hora en el programa o en las inscripciones.

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