Organiser un concert d’adieu sans perdre le fil

Un concert d’adieu se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, verrouiller les artistes, puis traiter la technique et l’accueil. La sonorisation, l’éclairage et le programme doivent être définis avant les invitations, car ils influencent les horaires et les besoins sur place. Prévoyez ensuite les inscriptions, le catering, les badges et les informations d’accès. Les dernières vérifications concernent les clés, le matériel, les boissons et la liste définitive des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Fixer le programme des artistes
2 personnes
3
Confirmer les musiciens en spectacle
2 personnes
4
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
5
Établir le plan sonore
2 personnes
6
Élaborer le plan d’éclairage
2 personnes
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir les inscriptions
10
Réserver le catering
2 personnes
11
Confirmer le photographe
12
Confirmer le présentateur
13
Déterminer l'itinéraire d'accès
2 personnes
14
Envoyer les infos de parking
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Établir la liste définitive des invités
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les programmes
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Récupérer le matériel technique
2 personnes
25
Vérifier le lieu et les clés
2 personnes
26
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
27
Monter la scène
4 personnes
28
Suspendre le fond de scène
3 personnes
29
Installer le système de sonorisation
4 personnes
30
Brancher les microphones
2 personnes
31
Monter l’installation lumière
3 personnes
32
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
33
Installer les instruments
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Installer les tables
3 personnes
36
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Aménager le mur photo
2 personnes
40
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
41
Vérifier les toilettes
2 personnes
42
Préparer le matériel de premiers secours
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
45
Effectuer le test d’éclairage
3 personnes

Événement

46
Accueillir les artistes
2 personnes
47
Accueillir les invités
4 personnes
48
Cocher les inscriptions
2 personnes
49
Distribuer les programmes
2 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Accompagner le discours d'ouverture
2 personnes
53
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
56
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
57
Lancer la vidéo souvenir
2 personnes
58
Animer le discours d'adieu
2 personnes
59
Encadrer la photo de groupe
3 personnes
60
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
61
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
62
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Informer le public de la fermeture
65
Accompagner le dernier morceau
3 personnes
66
Raccompagner les invités
4 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes

Suivi

68
Éteindre la technique en toute sécurité
3 personnes
69
Emballer les restes de nourriture
3 personnes
70
Rassembler la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Démonter la scène et les câbles
4 personnes
75
Ranger le matériel audio
3 personnes
76
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Nettoyer le lieu
4 personnes
79
Nettoyer les toilettes
2 personnes
80
Apporter les déchets au conteneur
2 personnes
81
Rapporter les clés
82
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
83
Retourner le matériel
2 personnes
84
Ranger le matériel restant
2 personnes
85
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 8
Pupitresqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 160
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 160
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 20
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles XLRqté 16
Câbles jackqté 10
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Vidéo-projecteur
Écran de projection
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 8

Décoration

Fond de scène
Mur photo
Ballonsqté 100
Poids pour ballonsqté 8
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Cadres photoqté 10
Panneaux en ardoiseqté 6
Crochets pour vêtementsqté 20

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Gantsqté 12
Bouteilles de nettoyageqté 6

Catering

Badges nominatifsqté 180
Programmesqté 180
Serviettesqté 400
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 100
Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et le programme artistique. Faites confirmer les musiciens et le présentateur avant d’envoyer les invitations, afin d’éviter d’annoncer un programme encore incertain.
Demandez les besoins techniques assez tôt : microphones, pieds, retours de scène, table de mixage, haut-parleurs, caissons de basses, câbles et rallonges. Réservez aussi les goulottes de câbles pour sécuriser les passages.
Envoyez les invitations après avoir défini le programme et ouvrez les inscriptions avec une date limite claire. Prévoyez ensuite quelques jours pour traiter les réponses, recueillir les besoins alimentaires et établir la liste définitive.
Ne laissez pas l’accueil au dernier moment : préparez les badges nominatifs, imprimez les programmes et envoyez l’itinéraire ainsi que les informations de parking avant la semaine du concert.
La veille, refroidissez les boissons et préparez les en-cas. Le jour J, vérifiez les clés, le lieu, le matériel technique récupéré, les chaises, les tables, les verres et les poubelles avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert d’adieu ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les artistes, le programme et les besoins techniques avant de lancer les invitations.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’adieu ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription située 2 à 3 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de finaliser les invités, les badges et le catering.
Combien de temps prévoir pour l’installation technique ?: Prévoyez au minimum 3 à 4 heures avant l’ouverture des portes pour installer la sonorisation, l’éclairage, les microphones, les retours et les câbles. Ajoutez du temps si plusieurs musiciens doivent faire une balance.
Quand confirmer le nombre de repas et les besoins alimentaires ?: Recueillez les informations alimentaires à la clôture des inscriptions, idéalement 10 à 14 jours avant le concert. Confirmez ensuite le nombre définitif de repas avec le catering au moins une semaine avant.

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