Zo organiseer je een adventsviering

Begin met de datum, de zaal en het programma; die bepalen hoeveel mensen je kunt ontvangen en hoeveel voorbereiding nodig is. Bevestig daarna de voorganger en muzikanten, open de aanmeldingen en leg dieetwensen vast. Werk de liturgie ruim vooraf uit, inclusief lezingen, gebeden, liederen en het kinderonderdeel. Plan de maaltijd, deel vrijwilligers in en reserveer tijd voor het afdrukken, ophalen en klaarzetten van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma aankondigen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen openen
4
Zaal reserveren
5
Voorganger bevestigen
6
Muzikanten bevestigen
7
Liederen selecteren
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Menu vaststellen
2 personen
12
Aantal gasten bevestigen
13
Liturgie uitwerken
2 personen
14
Gebeden en lezingen kiezen
2 personen
15
Voorlezers aanwijzen
16
Kinderonderdeel voorbereiden
2 personen
17
Liedbladen opmaken
18
Liedbladen afdrukken
2 personen
19
Liturgieën afdrukken
2 personen
20
Naamkaartjes maken
2 personen
21
Collectemanden klaarmaken
2 personen
22
Gebedskaarten voorbereiden
2 personen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Geleende materialen ophalen
2 personen
26
Tafellinnen wassen
2 personen
27
Techniek en verlichting testen
2 personen
28
Adventskrans samenstellen
2 personen
29
Kaarsen en lucifers klaarzetten
2 personen
30
Tafeldecoratie voorbereiden
3 personen
31
Boodschappen sorteren
2 personen
32
Voedseletiketten maken
2 personen
33
Soep en salades voorbereiden
4 personen
34
Desserts portioneren
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Aanwezigheidslijst printen
37
Zaal schoonmaken
3 personen
38
Tafels opstellen
4 personen
39
Stoelen plaatsen
4 personen
40
Tafellinnen leggen
3 personen
41
Servies op tafel zetten
3 personen
42
Versiering ophangen
3 personen
43
Adventshoek inrichten
2 personen
44
Buffet opbouwen
4 personen
45
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
46
Muziekplek gereedmaken
2 personen
47
Briefing ontvangstteam houden
3 personen

Event

48
Deuren openen
2 personen
49
Gasten verwelkomen
4 personen
50
Aanwezigheid registreren
2 personen
51
Jassen aannemen
2 personen
52
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
53
Adventsviering openen
54
Adventskaars aansteken
2 personen
55
Bijbellezingen verzorgen
3 personen
56
Samenzang begeleiden
4 personen
57
Collecte begeleiden
3 personen
58
Gebedskaarten uitdelen
2 personen
59
Viering afsluiten
60
Buffet openen
2 personen
61
Hapjes en soep serveren
5 personen
62
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
63
Dranken bijvullen
2 personen
64
Koffie en thee schenken
3 personen
65
Servies tussentijds afruimen
3 personen
66
Adventsliederen zingen
4 personen
67
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

68
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
69
Overgebleven eten verpakken
3 personen
70
Servies afwassen
4 personen
71
Buffet en keuken reinigen
3 personen
72
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
73
Versiering verwijderen
3 personen
74
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
75
Zaal dweilen en afsluiten
3 personen
76
Geleende materialen retourneren
2 personen
77
Dankbericht versturen
78
Collectegeld veilig opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 3
Kapstokkenaantal 2
Tafellinnenaantal 12
Krukkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 100
Diepe bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Glazenaantal 120
Koffielepelsaantal 100
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Soeplepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudsoepketelsaantal 2
Warmhoudplatenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekstandaardsaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Serveerkommenaantal 12
Serveerschalenaantal 8
Theepottenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

Adventskrans
Adventskaarsenaantal 4
Kaarsenhoudersaantal 12
LED-lichtsnoerenaantal 6
Kersttakkenaantal 12
Kerstballenaantal 40
Stoffen tafellopersaantal 10
Kerststerrenaantal 8
Decoratieve lantaarnsaantal 6
Papieren sneeuwvlokkenaantal 30

Verlichting

LED-kaarsenaantal 20
Staande lampenaantal 4
Batterijen AAaantal 24
Batterijen AAAaantal 24

Communicatie

Liturgieënaantal 100
Liedbladenaantal 100
Naamkaartjesaantal 90
Programmapostersaantal 6
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Gebedskaartenaantal 100

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld duidelijk wanneer de viering begint, wanneer de maaltijd plaatsvindt en wanneer aanmeldingen sluiten, zodat je het aantal gasten op tijd kunt bevestigen.
Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de registratie uiterlijk 7 dagen voor de viering. Gebruik het definitieve aantal voor het menu, de boodschappen en de tafelindeling.
Werk de liturgie minimaal 2 weken vooraf uit. Wijs voorlezers aan, kies gebeden en lezingen, selecteer de liederen en controleer of voorganger en muzikanten dezelfde versie gebruiken.
Druk liedbladen, liturgieën, naamkaartjes en gebedskaarten niet pas op de dag zelf. Plan dit 3 tot 5 dagen vooraf en maak enkele extra exemplaren voor onverwachte bezoekers.
Maak op de laatste dag één controle voor zaal en techniek: tafels, stoelen, buffettafels, servies, koffiezetapparaten, microfoons, luidsprekers, verlengsnoeren en stekkerdozen. Haal geleende materialen minstens 24 uur eerder op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een adventsviering organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, zaal en programma. Bevestig voorganger en muzikanten uiterlijk 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de viering.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een adventsviering versturen?: Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf, zodra datum, locatie en programma vaststaan. Geef minimaal 3 weken om aan te melden en plan daarna tijd voor dieetwensen en vrijwilligersindeling.
Hoeveel tijd heb je nodig om de liturgie voor te bereiden?: Reserveer minstens 2 weken voor de liturgie. Gebruik de laatste week voor het controleren van gebeden, lezingen, liederen, voorlezers en het afdrukken van de definitieve versie.
Wanneer bevestig je het aantal gasten voor de maaltijd?: Bevestig het aantal gasten 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen zijn gesloten. Tel daarna dieetwensen mee voordat je menu, boodschappen en servies definitief maakt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.