LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde Adventsviering

Een Adventsviering bestaat uit meer dan een datum, een liturgie en een maaltijd. Je moet tegelijk de voorganger, muzikanten, voorlezers, kinderen, vrijwilligers en catering op elkaar afstemmen. Begin met zaal, programma en uitnodigingen en werk daarna toe naar aanmeldingen, dieetwensen en het definitieve aantal gasten. In de laatste week controleer je vooral drukwerk, geleende materialen, servies, koffieapparatuur en de opstelling van de ruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma aankondigen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen openen

  • Zaal reserveren

  • Voorganger bevestigen

  • Muzikanten bevestigen

  • Liederen selecteren

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Menu vaststellen

    2 personen

  • Aantal gasten bevestigen

  • Liturgie uitwerken

    2 personen

  • Gebeden en lezingen kiezen

    2 personen

  • Voorlezers aanwijzen

  • Kinderonderdeel voorbereiden

    2 personen

  • Liedbladen opmaken

  • Liedbladen afdrukken

    2 personen

  • Liturgieën afdrukken

    2 personen

  • Naamkaartjes maken

    2 personen

  • Collectemanden klaarmaken

    2 personen

  • Gebedskaarten voorbereiden

    2 personen

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Geleende materialen ophalen

    2 personen

  • Tafellinnen wassen

    2 personen

  • Techniek en verlichting testen

    2 personen

  • Adventskrans samenstellen

    2 personen

  • Kaarsen en lucifers klaarzetten

    2 personen

  • Tafeldecoratie voorbereiden

    3 personen

  • Boodschappen sorteren

    2 personen

  • Voedseletiketten maken

    2 personen

  • Soep en salades voorbereiden

    4 personen

  • Desserts portioneren

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Aanwezigheidslijst printen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Tafellinnen leggen

    3 personen

  • Servies op tafel zetten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Adventshoek inrichten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    4 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Muziekplek gereedmaken

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam houden

    3 personen

Event

  • Deuren openen

    2 personen

  • Gasten verwelkomen

    4 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Jassen aannemen

    2 personen

  • Gasten naar plaatsen begeleiden

    2 personen

  • Adventsviering openen

  • Adventskaars aansteken

    2 personen

  • Bijbellezingen verzorgen

    3 personen

  • Samenzang begeleiden

    4 personen

  • Collecte begeleiden

    3 personen

  • Gebedskaarten uitdelen

    2 personen

  • Viering afsluiten

  • Buffet openen

    2 personen

  • Hapjes en soep serveren

    5 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee schenken

    3 personen

  • Servies tussentijds afruimen

    3 personen

  • Adventsliederen zingen

    4 personen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Verloren voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Overgebleven eten verpakken

    3 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Buffet en keuken reinigen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    5 personen

  • Versiering verwijderen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    3 personen

  • Zaal dweilen en afsluiten

    3 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Dankbericht versturen

  • Collectegeld veilig opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 90
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kapstokkenaantal 2
  • Tafellinnenaantal 12
  • Krukkenaantal 6

Servies

  • Dinerbordenaantal 100
  • Diepe bordenaantal 100
  • Dessertbordenaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 90
  • Glazenaantal 120
  • Koffielepelsaantal 100
  • Vorkenaantal 100
  • Messenaantal 100
  • Soeplepelsaantal 100
  • Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Warmhoudsoepketelsaantal 2
  • Warmhoudplatenaantal 4
  • Koelboxenaantal 3
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4
  • Microfoonsaantal 2
  • Luidsprekersaantal 2
  • Muziekstandaardsaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koks- en broodmessenaantal 6
  • Mengkommenaantal 6
  • Serveerkommenaantal 12
  • Serveerschalenaantal 8
  • Theepottenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2

Decoratie

  • Adventskrans
  • Adventskaarsenaantal 4
  • Kaarsenhoudersaantal 12
  • LED-lichtsnoerenaantal 6
  • Kersttakkenaantal 12
  • Kerstballenaantal 40
  • Stoffen tafellopersaantal 10
  • Kerststerrenaantal 8
  • Decoratieve lantaarnsaantal 6
  • Papieren sneeuwvlokkenaantal 30

Verlichting

  • LED-kaarsenaantal 20
  • Staande lampenaantal 4
  • Batterijen AAaantal 24
  • Batterijen AAAaantal 24

Communicatie

  • Liturgieënaantal 100
  • Liedbladenaantal 100
  • Naamkaartjesaantal 90
  • Programmapostersaantal 6
  • Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
  • Gebedskaartenaantal 100

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg het programma vast voordat de uitnodigingen de deur uitgaan. Vermeld daarin ook wanneer de aanmeldingen openen en sluiten, zodat je op tijd weet hoeveel stoelen, borden en glazen nodig zijn.
  • Bevestig voorganger en muzikanten niet alleen mondeling. Noteer uiterlijk enkele weken vooraf de liederen, lezingen, gebeden en benodigde apparatuur, zoals microfoons, luidsprekers en muziekstandaards.
  • Sluit de aanmeldingen op een vaste datum en verwerk dieetwensen direct in één overzicht. Bevestig daarna het aantal gasten aan de keuken en controleer of er genoeg diepe borden, soeplepels, dessertborden en koffiekopjes zijn.
  • Plan drukwerk niet op de dag zelf. Maak liedbladen, liturgieën, naamkaartjes en gebedskaarten enkele dagen vooraf klaar en druk een kleine reserve mee voor extra bezoekers of beschadigde exemplaren.
  • Maak voor de opbouw een aparte controle van de zaal en techniek. Controleer tafels, stoelen, buffettafels, kapstokken, verlengsnoeren, stekkerdozen, warmhoudsoepketels en koelboxen voordat de boodschappen en geleende materialen binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een Adventsviering versturen?
Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Geef een duidelijke sluitingsdatum voor de aanmeldingen, zodat je daarna het menu, de zitplaatsen en het benodigde servies kunt vastleggen.
Hoeveel tijd vooraf moet ik de liturgie voor een Adventsviering maken?
Werk de liturgie 2 tot 3 weken vooraf uit. Kies dan ook de gebeden, lezingen, liederen en voorlezers; druk de definitieve liturgieën en liedbladen uiterlijk enkele dagen voor de viering.
Wanneer moet ik het aantal gasten voor een Adventsviering bevestigen?
Bevestig het aantal gasten direct na het sluiten van de aanmeldingen, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Verwerk eerst de dieetwensen en controleer daarna de aantallen voor stoelen, servies, drank en maaltijd.
Wat moet ik een dag voor een Adventsviering controleren?
Controleer de dag ervoor het drukwerk, de naamkaartjes, collectemanden, gebedskaarten, boodschappen en geleende materialen. Test ook microfoons, luidsprekers, koffiezetapparaten, waterkokers en alle verlengsnoeren.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!