So organisierst du eine Adventsfeier ohne Zeitdruck

Eine Adventsfeier braucht zwei Abläufe, die zusammenpassen: das geistliche Programm und den gemeinsamen Teil mit Essen und Getränken. Beginne mit Termin, Saal und Programm, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Sprecher, Musiker, Lieder, Liturgie und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem früh, wie viele Gäste kommen und welche Ausstattung für Buffet, Kaffee, Ton und Kinderprogramm gebraucht wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm ankündigen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Anmeldungen öffnen
4
Saal reservieren
5
Sprecher bestätigen
6
Musiker bestätigen
7
Lieder auswählen
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
2 Personen
11
Menü festlegen
2 Personen
12
Anzahl der Gäste bestätigen
13
Liturgie ausarbeiten
2 Personen
14
Gebete und Lesungen auswählen
2 Personen
15
Vorleser festlegen
16
Kinderprogrammpunkt vorbereiten
2 Personen
17
Liedblätter gestalten
18
Liedblätter drucken
2 Personen
19
Liturgien drucken
2 Personen
20
Namensschilder erstellen
2 Personen
21
Sammelkörbe vorbereiten
2 Personen
22
Gebetskarten vorbereiten
2 Personen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Geliehene Materialien abholen
2 Personen
26
Tischwäsche waschen
2 Personen
27
Technik und Beleuchtung testen
2 Personen
28
Adventskranz zusammenstellen
2 Personen
29
Kerzen und Streichhölzer bereitlegen
2 Personen
30
Tischdekoration vorbereiten
3 Personen
31
Einkäufe sortieren
2 Personen
32
Lebensmitteletiketten erstellen
2 Personen
33
Suppe und Salate vorbereiten
4 Personen
34
Desserts portionieren
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Anwesenheitsliste drucken
37
Saal reinigen
3 Personen
38
Tische aufstellen
4 Personen
39
Stühle aufstellen
4 Personen
40
Tischwäsche auflegen
3 Personen
41
Geschirr auf den Tisch stellen
3 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Adventsecke einrichten
2 Personen
44
Buffet aufbauen
4 Personen
45
Empfangstisch einrichten
2 Personen
46
Musikbereich vorbereiten
2 Personen
47
Briefing für das Empfangsteam durchführen
3 Personen

Event

48
Türen öffnen
2 Personen
49
Gäste begrüßen
4 Personen
50
Anwesenheit erfassen
2 Personen
51
Jacken entgegennehmen
2 Personen
52
Gäste zu ihren Plätzen begleiten
2 Personen
53
Adventsfeier eröffnen
54
Adventskerze anzünden
2 Personen
55
Bibellesungen übernehmen
3 Personen
56
Gemeindegesang begleiten
4 Personen
57
Sammlung betreuen
3 Personen
58
Gebetskarten verteilen
2 Personen
59
Feier abschließen
60
Buffet eröffnen
2 Personen
61
Snacks und Suppe servieren
5 Personen
62
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
63
Getränke nachfüllen
2 Personen
64
Kaffee und Tee ausschenken
3 Personen
65
Geschirr zwischendurch abräumen
3 Personen
66
Adventslieder singen
4 Personen
67
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

68
Fundsachen sammeln
2 Personen
69
Übrig gebliebenes Essen verpacken
3 Personen
70
Geschirr abwaschen
4 Personen
71
Buffet und Küche reinigen
3 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Dekoration entfernen
3 Personen
74
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
75
Saal wischen und abschließen
3 Personen
76
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Dankesnachricht senden
78
Kollektengeld sicher aufbewahren
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
KleiderständerAnz. 2
TischwäscheAnz. 12
HockerAnz. 6

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
Tiefe TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
GläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
SuppenkellenAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltesuppenkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
NotenständerAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 6
Koch- und BrotmesserAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierschalenAnz. 8
TeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2

Dekoration

Adventskranz
AdventskerzenAnz. 4
KerzenhalterAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 6
WeihnachtszweigeAnz. 12
WeihnachtskugelnAnz. 40
Stoff-TischläuferAnz. 10
WeihnachtssterneAnz. 8
Dekorative LaternenAnz. 6
PapierschneeflockenAnz. 30

Beleuchtung

LED-KerzenAnz. 20
StehlampenAnz. 4
AA-BatterienAnz. 24
AAA-BatterienAnz. 24

Kommunikation

LiturgienAnz. 100
LiedblätterAnz. 100
NamensschilderAnz. 90
Programmatische PosterAnz. 6
HinweispfeileAnz. 12
GebetskartenAnz. 100

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege zuerst Datum, Saal und den groben Programmablauf fest. Bestätige Sprecher und Musiker, bevor du Einladungen verschickst, damit die Ankündigung verlässlich ist.
Öffne die Anmeldung mit einer klaren Frist und frage dabei Ernährungswünsche ab. Bestätige die Gästezahl spätestens 7 Tage vor der Feier, damit Menü, Geschirr und Sitzplätze nicht geschätzt werden müssen.
Plane für Liedblätter, Liturgien, Namensschilder und Gebetskarten einen eigenen Vorbereitungstermin ein. Drucke diese Unterlagen mindestens 2 Tage vorher und lege sie nach Programmpunkt sortiert bereit.
Teile Freiwillige nicht nur für den Saal, sondern auch für Buffet, Kaffee, Kinderprogrammpunkt und Abbau ein. Eine Schicht von 60 bis 90 Minuten pro Aufgabe verhindert, dass dieselben Personen den ganzen Abend gebunden sind.
Prüfe die Technik und geliehenen Materialien spätestens am Vortag. Teste Mikrofone und Lautsprecher im Saal, stelle Verlängerungskabel bereit und kläre, wo Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Suppenkocher sicher angeschlossen werden.

Häufige Fragen

Wann sollte man eine Adventsfeier organisieren?: Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Saal und Programm. Sprecher, Musiker und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor der Feier bestätigt sein.
Wann verschickt man die Einladungen zur Adventsfeier?: Verschicke die Einladungen ungefähr 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze eine Rückmeldefrist, die 7 bis 10 Tage vor dem Termin endet.
Wie viele Helfer braucht man für eine Adventsfeier?: Für eine Feier mit etwa 50 Gästen solltest du mindestens 6 bis 8 Personen einteilen: für Empfang, Buffet, Getränke, Kinderprogramm, Technik und Abbau. Bei mehr als 80 Gästen kommen meist 2 zusätzliche Helfer für Küche und Service hinzu.
Was muss man für eine Adventsfeier am Vortag vorbereiten?: Bereite Unterlagen, Namensschilder und Gebetskarten vor, hole geliehene Materialien ab und prüfe die Tonanlage. Kontrolliere außerdem Geschirr, Tischwäsche, Kühlboxen sowie die Anschlüsse für Kaffeemaschinen und Warmhalteplatten.

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