Organiser une célébration de l’Avent sans rien oublier

Une célébration de l’Avent réunit plusieurs volets à coordonner : inscription des participants, célébration, chants, repas et accueil. Commencez par réserver la salle et confirmer le célébrant et les musiciens, puis fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les réponses des invités servent ensuite à ajuster le menu, les bénévoles et le matériel. Gardez les impressions, les achats et la préparation de la salle pour la dernière semaine, avec un responsable clairement désigné pour chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Annoncer la date et le programme
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir les inscriptions
4
Réserver la salle
5
Confirmer le célébrant
6
Confirmer les musiciens
7
Sélectionner les chants
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Établir le menu
2 personnes
12
Confirmer le nombre d’invités
13
Élaborer la liturgie
2 personnes
14
Choisir les prières et les lectures
2 personnes
15
Désigner les lecteurs
16
Préparer l'animation pour enfants
2 personnes
17
Mettre en page les feuilles de chant
18
Imprimer les feuilles de chansons
2 personnes
19
Imprimer les liturgies
2 personnes
20
Créer des badges nominatifs
2 personnes
21
Préparer les paniers de collecte
2 personnes
22
Préparer les cartes de prière
2 personnes
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
26
Laver le linge de table
2 personnes
27
Tester la technique et l’éclairage
2 personnes
28
Composer la couronne de l’Avent
2 personnes
29
Préparer les bougies et les allumettes
2 personnes
30
Préparer la décoration de table
3 personnes
31
Trier les courses
2 personnes
32
Créer des étiquettes alimentaires
2 personnes
33
Préparer les soupes et les salades
4 personnes
34
Portionner les desserts
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Imprimer la liste de présence
37
Nettoyer la salle
3 personnes
38
Installer les tables
4 personnes
39
Installer les chaises
4 personnes
40
Installer le linge de table
3 personnes
41
Mettre la vaisselle sur la table
3 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Aménager le coin de l’Avent
2 personnes
44
Monter le buffet
4 personnes
45
Aménager la table d'accueil
2 personnes
46
Préparer l’espace musique
2 personnes
47
Animer le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

48
Ouvrir les portes
2 personnes
49
Accueillir les invités
4 personnes
50
Enregistrer la présence
2 personnes
51
Prendre les vestes
2 personnes
52
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
53
Ouvrir la célébration de l’Avent
54
Allumer la bougie de l’Avent
2 personnes
55
Assurer les lectures bibliques
3 personnes
56
Accompagner le chant en commun
4 personnes
57
Encadrer la collecte
3 personnes
58
Distribuer les cartes de prière
2 personnes
59
Clore la célébration
60
Ouvrir le buffet
2 personnes
61
Servir les amuse-bouches et la soupe
5 personnes
62
Servir les repas diététiques
2 personnes
63
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
64
Servir le café et le thé
3 personnes
65
Débarrasser la vaisselle au fur et à mesure
3 personnes
66
Chanter des chants de l’Avent
4 personnes
67
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

68
Rassembler les objets perdus
2 personnes
69
Emballer les restes
3 personnes
70
Faire la vaisselle
4 personnes
71
Nettoyer le buffet et la cuisine
3 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Retirer la décoration
3 personnes
74
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
75
Nettoyer et fermer la salle
3 personnes
76
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
77
Envoyer un message de remerciement
78
Mettre l’argent de la collecte en sécurité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 12
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes creusesqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louches à soupeqté 100
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Chaudrons à soupe avec maintien au chaudqté 2
Plaques chauffantesqté 4
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Saladiersqté 6
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Théièresqté 4
Thermosqté 6
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Couronne de l’Avent
Bougies de l'Aventqté 4
Bougeoirsqté 12
Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Branches de sapinqté 12
Boules de Noëlqté 40
Chemins de table en tissuqté 10
Étoiles de Noëlqté 8
Lanternes décorativesqté 6
Flocons de neige en papierqté 30

Éclairage

Bougies LEDqté 20
Lampadairesqté 4
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Communication

Liturgiesqté 100
Partitionsqté 100
Badges nominatifsqté 90
Affiches du programmeqté 6
Flèches de signalisationqté 12
Cartes de prièreqté 100

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle et confirmez le célébrant et les musiciens avant d’annoncer la date et le programme. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour pouvoir modifier l’horaire ou remplacer un intervenant.
Ouvrez les inscriptions dès l’envoi des invitations et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Arrêtez le nombre définitif d’invités quelques jours avant les courses afin d’ajuster les quantités et les places à table.
Construisez la liturgie avant de mettre en page les feuilles de chant et les livrets. Faites valider les prières, les lectures et les chants, puis désignez les lecteurs au moins une semaine avant la célébration.
Répartissez les bénévoles par créneau plutôt que de demander une aide générale : accueil, installation, repas, animation des enfants et rangement. Confirmez les disponibilités après la clôture des inscriptions pour éviter les postes vacants le jour même.
Vérifiez le matériel emprunté et les besoins techniques avant les achats : tables, chaises, vaisselle, cafetières, bouilloires, maintien au chaud et rallonges. Testez les microphones et les haut-parleurs lors de l’installation, pas au début de la célébration.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser une célébration de l’Avent ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Réservez d’abord la salle, confirmez le célébrant et les musiciens, puis lancez les invitations et les inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions pour une célébration de l’Avent ?: Fixez la clôture 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre d’invités, les besoins alimentaires et le nombre de bénévoles nécessaires pour finaliser le menu et les achats.
Quand préparer la liturgie et les feuilles de chant ?: Préparez la liturgie, les lectures et les chants 2 à 3 semaines avant la célébration. Imprimez les feuilles de chant et les livrets après validation finale, idéalement 3 à 5 jours avant.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, le buffet, la vaisselle et le matériel audio. Ajoutez 30 minutes si des bénévoles doivent encore récupérer du matériel emprunté.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.