Zo organiseer je een adoptiemarkt

Begin met de datum, locatie en deelnemende dierenorganisaties; zonder die drie beslissingen kun je geen betrouwbare planning maken. Verzamel daarna per dier de informatie, verzorgers, dieetwensen en benodigde verblijven. Werk vervolgens de bezoekersstroom uit met standplaatsen, afzettingen en een duidelijke plattegrond. Regel vóór de opbouw niet alleen tafels en tenten, maar ook adoptieformulieren, dierenbenodigdheden, vrijwilligers en afvalinzameling. Op de dag zelf draait alles om rustige dieren, complete dossiers en heldere begeleiding.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende dierenorganisaties benaderen
2 personen
3
Aanmeldformulier opstellen
4
Aanmeldingen verwerken
2 personen
5
Dieren en begeleiders registreren
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Socialmediaberichten plaatsen
9
Plattegrond van de markt maken
2 personen
10
Standplaatsen toewijzen
2 personen
11
Reserveringen voor materiaal maken
12
Reservering voor afvalinzameling maken
13
Diereninformatie verzamelen
2 personen
14
Adoptieformulieren voorbereiden
2 personen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dierenbenodigdheden verzamelen
2 personen
20
Informatieborden printen
21
Naambadges voorbereiden
22
Adoptiedossiers sorteren
2 personen
23
Materialen naar locatie brengen
3 personen
24
Dierenverblijven controleren
2 personen
25
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
29
Looproutes vrijmaken
2 personen
30
Dierenverblijven opstellen
4 personen
31
Drinkpunten voor dieren plaatsen
2 personen
32
Informatieborden ophangen
2 personen
33
Adoptiestand inrichten
3 personen
34
Cateringstand inrichten
3 personen
35
Registratietafel inrichten
2 personen
36
Dierenwelzijnscontrole uitvoeren
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Bezoekers registreren
2 personen
40
Bezoekers informeren
4 personen
41
Dieren begeleiden
4 personen
42
Kennismakingsgesprekken begeleiden
3 personen
43
Adoptieformulieren uitgeven
2 personen
44
Adoptieaanvragen innemen
2 personen
45
Dierenwater controleren
2 personen
46
Dierenverblijven schoonhouden
3 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Bezoekersstroom begeleiden
2 personen
53
Laatste adoptieaanvragen verzamelen
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
55
Dieren veilig terugbrengen
4 personen

Nazorg

56
Dierenverblijven demonteren
4 personen
57
Catering opruimen
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
60
Partytenten afbreken
4 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Materialen terugbrengen
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Adoptieaanvragen doorsturen
2 personen
66
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
67
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Biertafelsaantal 4
Kleedjesaantal 12
Afzetpaaltjesaantal 16
Afzetlintaantal 4
Kleedhokjesaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Handmegafoon

Dierenbenodigdheden

Hondenkennelsaantal 8
Kattenbenchaantal 8
Konijnenrennenaantal 4
Hondenriemenaantal 12
Halsbandenaantal 12
Dierenwaterbakkenaantal 16
Dierenvoerbakkenaantal 16
Dierenkussensaantal 12
Handdoekenaantal 24
Kattenbakkenaantal 8
Kattenbakscheppenaantal 8
Hooibakkenaantal 4
Dierenspeeltjesaantal 24
Transportkooienaantal 6
Poepzakdispensersaantal 4

Decoratie

Informatiestandaardsaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 60
Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballongewichtenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Kantoorartikelen

Klembordenaantal 12
Pennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 12
Enveloppenaantal 100
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 4
Touwaantal 2
Opbergmappenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Desinfectiesprayaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekpapierhoudersaantal 4

Veiligheid

EHBO-dozenaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidshesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond uiterlijk één week vooraf vast. Wijs per organisatie een standplaats toe en houd looproutes vrij met afzetpaaltjes en afzetlint, zodat bezoekers niet tussen dierenverblijven door hoeven.
Vraag diereninformatie en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de markt op. Controleer per dier het verblijf, water, voer, riem of kattenbak en noteer wie verantwoordelijk is voor de verzorging.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Plan naast ontvangst en catering ook iemand voor het registreren van dieren, het aanvullen van informatieborden en het begeleiden van adoptiegesprekken.
Print adoptieformulieren en informatieborden minimaal 2 dagen vooraf. Sorteer adoptiedossiers per organisatie en leg extra pennen, naambadges en een vaste plek voor ingevulde formulieren klaar.
Plan de opbouw minstens 2 uur voor opening. Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlengkabels en stekkerdozen voordat dieren aankomen; zet dieren pas in hun verblijven als de route en geluidsniveaus gecontroleerd zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een adoptiemarkt?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en dierenorganisaties. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, roosters, dossiers, materiaalreserveringen en communicatie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een adoptiemarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per deelnemende organisatie voor dieren en bezoekers, plus 2 mensen voor ontvangst en algemene coördinatie. Plan bij grotere markten extra wisselbezetting in blokken van 2 tot 3 uur.
Wat moet je per adoptiedier registreren?: Noteer minimaal naam, soort, leeftijd, gezondheid, karakter, dieet, contactpersoon en benodigde verblijfsmaterialen. Controleer deze gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat informatieborden en adoptiedossiers op tijd klaar zijn.
Hoeveel eten en drinken moet je inkopen voor een adoptiemarkt?: Voor koffie, thee en water kun je voor het eerste uur rekenen op 2 tot 3 drankjes per bezoeker; neem daarna ongeveer 1 drankje per uur extra. Bepaal het aantal hapjes op basis van de verwachte bezoekers en houd rekening met verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.