Organiser un marché de l’adoption, étape par étape

Un marché de l’adoption se prépare d’abord avec les associations animales, puis avec un cadre précis pour les inscriptions, les animaux et les visiteurs. Fixez la date et le lieu avant de réserver les tentes, tables, enclos et équipements électriques. Prévoyez ensuite le plan du marché, les formulaires d’adoption et le planning des bénévoles. Les oublis les plus fréquents concernent la circulation, les informations sur les animaux, l’eau et les espaces séparés pour chaque type d’animal.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Contacter les associations animales participantes
2 personnes
3
Établir le formulaire d'inscription
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Enregistrer les animaux et les accompagnateurs
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Créer le plan du marché
2 personnes
10
Attribuer les emplacements
2 personnes
11
Faire les réservations pour le matériel
12
Réserver la collecte des déchets
13
Collecter des informations sur les animaux
2 personnes
14
Préparer les formulaires d’adoption
2 personnes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler les fournitures pour animaux
2 personnes
20
Imprimer les panneaux d'information
21
Préparer les badges nominatifs
22
Trier les dossiers d’adoption
2 personnes
23
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
24
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
25
Préparer le café et le thé
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Dégager les voies de circulation
2 personnes
30
Installer les enclos pour animaux
4 personnes
31
Installer des points d'eau pour les animaux
2 personnes
32
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
33
Aménager le stand d’adoption
3 personnes
34
Installer le stand de restauration
3 personnes
35
Installer la table d'inscription
2 personnes
36
Effectuer le contrôle du bien-être animal
2 personnes
37
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
40
Informer les visiteurs
4 personnes
41
Accompagner les animaux
4 personnes
42
Animer les entretiens de découverte
3 personnes
43
Distribuer les formulaires d’adoption
2 personnes
44
Recevoir les demandes d'adoption
2 personnes
45
Vérifier l’eau des animaux
2 personnes
46
Veiller à la propreté des enclos
3 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Gérer le flux de visiteurs
2 personnes
53
Collecter les dernières demandes d’adoption
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
2 personnes
55
Ramener les animaux en sécurité
4 personnes

Suivi

56
Démonter les enclos des animaux
4 personnes
57
Ranger le service traiteur
3 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
60
Démonter les tentes de fête
4 personnes
61
Rassembler les déchets
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
3 personnes
63
Rapporter le matériel
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Transmettre les demandes d'adoption
2 personnes
66
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
67
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tables de bièreqté 4
Couverturesqté 12
Poteaux de délimitationqté 16
Ruban de balisageqté 4
Cabines d'essayageqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone à main

Matériel pour animaux

Chenils pour chiensqté 8
Caisse de transport pour chatqté 8
Enclos à lapinsqté 4
Laisses pour chiensqté 12
Colliersqté 12
Gamelles d’eau pour animauxqté 16
Gamelles pour animauxqté 16
Coussins animauxqté 12
Serviettesqté 24
Bacs à litièreqté 8
Pelles à litièreqté 8
Bacs à foinqté 4
Jouets pour animauxqté 24
Caisses de transportqté 6
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 4

Décoration

Pupitres d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 8
Pilesqté 24

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 12
Enveloppesqté 100
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2
Classeurs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Spray désinfectantqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant la date en confirmant le lieu, les associations participantes et leurs besoins. Demandez à chaque association combien d’animaux et d’accompagnateurs elle prévoit d’inscrire.
Fermez les inscriptions au moins 7 jours avant le marché. Vous aurez ainsi le temps d’enregistrer les animaux, de recueillir les besoins alimentaires et d’attribuer les emplacements sur le plan.
Prévoyez des zones distinctes pour les chiens, les chats et les lapins. Vérifiez la présence des chenils, caisses de transport, enclos, laisses, gamelles d’eau, coussins et bacs à litière avant l’arrivée des animaux.
Transmettez aux bénévoles un planning précis avec des créneaux d’au moins 2 heures. À l’ouverture, désignez une personne pour l’accueil, une pour les dossiers d’adoption et une pour surveiller les enclos.
Réservez le matériel et la collecte des déchets au plus tard 2 semaines avant l’événement. Le jour même, acheminez les fournitures avant l’arrivée des associations et testez les rallonges, multiprises, machines à café et bouilloires.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de l’adoption ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les associations, le lieu, le matériel et la collecte des déchets doivent être confirmés avant de lancer les invitations.
Quand fermer les inscriptions pour un marché de l’adoption ?: Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de traiter les dossiers, d’enregistrer les animaux et de finaliser le plan des emplacements.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de l’adoption ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les dossiers d’adoption et 1 pour la surveillance des animaux pendant chaque créneau. Pour un marché avec plusieurs associations, ajoutez 1 personne de coordination par tranche de 5 associations.
Que faut-il vérifier le matin du marché de l’adoption ?: Faites une vérification 60 à 90 minutes avant l’ouverture : enclos fermés, eau disponible, informations affichées, badges distribués et formulaires classés. Testez aussi les équipements électriques avant de préparer le café et le thé.

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