Adoptiemarkt organiseren: checklist en planning
Een adoptiemarkt vraagt om meer dan stands en dieren op locatie. Je regelt vooraf deelnemende dierenorganisaties, aanmeldingen, diereninformatie en adoptiedossiers, terwijl je tegelijk materiaal, vrijwilligers en catering plant. Begin met datum en locatie en werk daarna naar registratie, standindeling en communicatie toe. In de laatste week controleer je vooral dierenverblijven, formulieren, informatieborden en de route voor materialen naar de locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Deelnemende dierenorganisaties benaderen
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieren en begeleiders registreren
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Plattegrond van de markt maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
2 personen
Reserveringen voor materiaal maken
Reservering voor afvalinzameling maken
Diereninformatie verzamelen
2 personen
Adoptieformulieren voorbereiden
2 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dierenbenodigdheden verzamelen
2 personen
Informatieborden printen
Naambadges voorbereiden
Adoptiedossiers sorteren
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Dierenverblijven controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Dierenverblijven opstellen
4 personen
Drinkpunten voor dieren plaatsen
2 personen
Informatieborden ophangen
2 personen
Adoptiestand inrichten
3 personen
Cateringstand inrichten
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Dierenwelzijnscontrole uitvoeren
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Bezoekers informeren
4 personen
Dieren begeleiden
4 personen
Kennismakingsgesprekken begeleiden
3 personen
Adoptieformulieren uitgeven
2 personen
Adoptieaanvragen innemen
2 personen
Dierenwater controleren
2 personen
Dierenverblijven schoonhouden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersstroom begeleiden
2 personen
Laatste adoptieaanvragen verzamelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Dieren veilig terugbrengen
4 personen
Nazorg
Dierenverblijven demonteren
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Adoptieaanvragen doorsturen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 4
- Kleedjesaantal 12
- Afzetpaaltjesaantal 16
- Afzetlintaantal 4
- Kleedhokjesaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Schotelsaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Handmegafoon
Dierenbenodigdheden
- Hondenkennelsaantal 8
- Kattenbenchaantal 8
- Konijnenrennenaantal 4
- Hondenriemenaantal 12
- Halsbandenaantal 12
- Dierenwaterbakkenaantal 16
- Dierenvoerbakkenaantal 16
- Dierenkussensaantal 12
- Handdoekenaantal 24
- Kattenbakkenaantal 8
- Kattenbakscheppenaantal 8
- Hooibakkenaantal 4
- Dierenspeeltjesaantal 24
- Transportkooienaantal 6
- Poepzakdispensersaantal 4
Decoratie
- Informatiestandaardsaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 60
- Tafelkledenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 8
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 8
- Batterijenaantal 24
Kantoorartikelen
- Klembordenaantal 12
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 12
- Enveloppenaantal 100
- Printpapieraantal 500
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Touwaantal 2
- Opbergmappenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Desinfectiesprayaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekpapierhoudersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-dozenaantal 2
- Werkhandschoenenaantal 12
- Veiligheidshesjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, locatie en deelnemende dierenorganisaties minimaal 6 tot 8 weken vooraf vast. Vraag per organisatie hoeveel dieren en begeleiders meekomen, zodat je standplaatsen, verblijven en registratie kunt afstemmen.
- Verzamel diereninformatie en dieetwensen uiterlijk 2 weken voor de markt. Gebruik die gegevens voor adoptiedossiers, informatieborden, dierenvoerbakken en aparte voorzieningen voor honden, katten en konijnen.
- Maak de plattegrond en wijs standplaatsen minstens 7 dagen vooraf toe. Houd looproutes vrij met afzetpaaltjes en afzetlint en plan dierenverblijven zo dat hondenkennels, kattenbenches en konijnenrennen niet direct in een drukke doorgang staan.
- Plan het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Wijs apart iemand aan voor ontvangst en registratie, iemand voor de dierenbegeleiding en iemand voor koffie, thee, afval en het aanvullen van materialen.
- Controleer 1 dag vooraf alle adoptieformulieren, naambadges, informatieborden en gereserveerde materialen. Laad tafels, stoelen, tenten, verlengkabels, stekkerdozen, waterbakken, voerbakken en handdoeken per onderdeel in, zodat het opbouwen sneller gaat.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een adoptiemarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende dierenorganisaties. Plan de inschrijvingen en materiaalreserveringen daarna uiterlijk 2 weken voor de markt af.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een adoptiemarkt?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor de dierenbegeleiding en 1 voor catering en materiaal per gelijktijdige publieksstroom. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat taken gedurende de dag overdraagbaar blijven.
- Wanneer maak je de plattegrond van een adoptiemarkt?
- Maak de eerste plattegrond zodra de deelnemende organisaties zijn aangemeld en wijs de definitieve standplaatsen 7 dagen vooraf toe. Controleer op de dag zelf nog de looproutes, stroompunten en ruimte rond dierenverblijven.
- Wat moet je een dag voor een adoptiemarkt controleren?
- Controleer 1 dag vooraf de adoptiedossiers, formulieren, naambadges, informatieborden, dierenbenodigdheden, koffie- en theespullen en de reserveringen voor materiaal en afvalinzameling. Zet ook het vrijwilligersrooster en de route voor het brengen van materialen klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!