Cómo organizar un mercado de adopción paso a paso

Un mercado de adopción necesita coordinar a las organizaciones animales, los puestos y la atención a los visitantes en un mismo lugar. Empieza cerrando fecha y espacio, y después confirma cuántos animales, acompañantes y voluntarios participarán. Con esos datos podrás distribuir los recintos, preparar los formularios y calcular el catering. La parte que más se retrasa suele ser la información de cada animal y la documentación de adopción, así que conviene pedirla con antelación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Contactar con las organizaciones animales participantes
2 personas
3
Redactar el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
2 personas
5
Registrar animales y acompañantes
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Crear un plano del mercado
2 personas
10
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
11
Hacer reservas de material
12
Hacer la reserva para la recogida de residuos
13
Recopilar información sobre los animales
2 personas
14
Preparar los formularios de adopción
2 personas
15
Crear el horario de voluntarios
2 personas
16
Determinar las cantidades del catering
2 personas
17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Reunir suministros para animales
2 personas
20
Imprimir los carteles informativos
21
Preparar acreditaciones
22
Clasificar expedientes de adopción
2 personas
23
Llevar materiales al lugar
3 personas
24
Comprobar los recintos de los animales
2 personas
25
Preparar café y té
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Despejar las rutas de paso
2 personas
30
Montar recintos para animales
4 personas
31
Colocar puntos de agua para animales
2 personas
32
Colocar carteles informativos
2 personas
33
Montar el stand de adopción
3 personas
34
Montar el puesto de catering
3 personas
35
Montar la mesa de registro
2 personas
36
Realizar una inspección de bienestar animal
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

38
Recepción de participantes
3 personas
39
Registrar a los visitantes
2 personas
40
Informar a los visitantes
4 personas
41
Acompañar a los animales
4 personas
42
Coordinar entrevistas de presentación
3 personas
43
Entregar formularios de adopción
2 personas
44
Recibir solicitudes de adopción
2 personas
45
Comprobar el agua de los animales
2 personas
46
Mantener limpios los recintos de los animales
3 personas
47
Servir café y té
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Comprobar los baños
52
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
53
Recopilar las últimas solicitudes de adopción
2 personas
54
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
55
Devolver a los animales de forma segura
4 personas

Seguimiento

56
Desmontar los alojamientos de los animales
4 personas
57
Recoger el catering
3 personas
58
Lavar la vajilla
2 personas
59
Desmontar mesas y sillas
4 personas
60
Desmontar las carpas
4 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Limpiar el lugar
3 personas
63
Devolver los materiales
3 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Reenviar solicitudes de adopción
2 personas
66
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
67
Gestionar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 4
Mantelescant. 12
Postes de delimitacióncant. 16
Cinta de balizamientocant. 4
Probadorescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Megáfono de mano

Suministros para animales

Casetas para perroscant. 8
Jaula para gatoscant. 8
Corrales para conejoscant. 4
Correas para perroscant. 12
Lanyardscant. 12
Bebederos para animalescant. 16
Comederos para animalescant. 16
Cojines para animalescant. 12
Toallascant. 24
Areneros para gatoscant. 8
Pala para arenerocant. 8
Pesebres de henocant. 4
Juguetes para animalescant. 24
Jaulas de transportecant. 6
Dispensadores de bolsas para excrementoscant. 4

Decoración

Soportes de informacióncant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 60
Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 80
Pesos para globoscant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 8
Bateríascant. 24

Artículos de oficina

Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 12
Sobrescant. 100
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 2
Carpetas de archivocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Spray desinfectantecant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Portarrollos de papel toallacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Necesitas saber cuántas carpas, mesas y recintos caben para no aceptar más participantes de los que puedes ubicar.
Pide a cada organización los datos de los animales y sus acompañantes al menos 10 días antes. Usa esa información para preparar los expedientes y asignar espacios sin improvisar el día del mercado.
Dibuja el plano antes de reservar el material: separa los puestos, la zona de atención y los recintos de perros, gatos y conejos. Los postes de delimitación y la cinta de balizamiento ayudan a mantener recorridos claros.
Prepara los formularios de adopción y las acreditaciones como documentos independientes y clasifica los expedientes por organización. Lleva copias impresas y material de escritura para evitar que una inscripción dependa de un solo dispositivo.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y pregunta por las preferencias dietéticas antes de comprar. Reserva también la recogida de residuos y asigna turnos de voluntariado para que siempre haya cobertura durante el montaje y la atención al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de adopción?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar el lugar, contactar con las organizaciones y abrir las inscripciones. Cierra los datos de animales, acompañantes y voluntarios unos 10 días antes.
¿Qué información hay que pedir para cada animal?: Recoge como mínimo el nombre, especie, edad, características, necesidades y datos de la organización responsable. Solicita la información definitiva al menos 10 días antes para imprimir carteles y ordenar los expedientes de adopción.
¿Cómo se distribuyen los puestos y los recintos?: Primero mide el espacio disponible y dibuja un plano con los puestos, las carpas y las zonas de circulación. Mantén separados los recintos de perros, gatos y conejos, y deja pasillos suficientemente amplios para visitantes y acompañantes.
¿Cuándo hay que preparar los formularios de adopción?: Ten un primer modelo listo antes de publicar las invitaciones y confirma los datos finales entre 7 y 10 días antes. Imprime los formularios y clasifica los expedientes antes de llevar los materiales al lugar.

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