Zo organiseer je een acrogymwedstrijd

Begin met de wedstrijdlocatie, het reglement en de wedstrijdonderdelen. Pas daarna open je de inschrijving, omdat deelnemers moeten weten welke categorieën, voorwaarden en tijden gelden. In de weken daarna verwerk je de aanmeldingen, verzamel je muziekbestanden en dieetwensen en deel je vrijwilligers en juryleden in. De laatste dagen draaien vooral om controle: programma, deelnemerslijsten, medailles, geluidsset en de wedstrijdvloer moeten dan klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdlocatie reserveren
2
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
3
Juryleden uitnodigen
4
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Muziekbestanden verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Startgroepen samenstellen
2 personen
12
Jurybezetting bevestigen
13
Programma opstellen
2 personen
14
Deelnemersinformatie versturen
15
Prijzen en medailles bestellen
16
Catering reserveren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Printmateriaal voorbereiden
2 personen
19
Muziek afspelen testen
2 personen
20
Wedstrijdvloer inspecteren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Medailles en prijzen controleren
23
Deelnemerslijst afdrukken
24
Locatiesleutels ophalen
25
Wedstrijdvloer leggen
6 personen
26
Jurytafels opstellen
3 personen
27
Publiekstribune opbouwen
4 personen
28
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
29
Cateringtafel opstellen
2 personen
30
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
31
Jurybenodigdheden klaarleggen
2 personen
32
Startnummers klaarleggen
2 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
3 personen
35
EHBO-materiaal klaarleggen
36
Wedstrijdvloer veilig afzetten
2 personen
37
Techniek en muziek testen
2 personen
38
Jurybriefing geven
3 personen
39
Vrijwilligersbriefing geven
4 personen

Event

40
Deelnemers ontvangen
4 personen
41
Aanwezigheid registreren
2 personen
42
Startnummers uitdelen
2 personen
43
Publiek ontvangen
3 personen
44
Openingsmededeling verzorgen
45
Opwarming begeleiden
2 personen
46
Startmuziek afspelen
47
Wedstrijdrondes begeleiden
4 personen
48
Muziek per oefening starten
49
Juryformulieren verzamelen
2 personen
50
Scores invoeren
2 personen
51
Deelnemers begeleiden
3 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Juryvragen afhandelen
2 personen
57
Uitslagen controleren
2 personen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
60
Groepsfoto maken
2 personen
61
Publiek uitgeleiden
3 personen

Nazorg

62
Juryformulieren archiveren
2 personen
63
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
64
Catering opruimen
3 personen
65
Wedstrijdvloer afbreken
6 personen
66
Meubilair afbreken
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Zaal schoonmaken
4 personen
70
Sanitaire ruimtes controleren
2 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Uitslagen publiceren
74
Deelnemers bedanken
75
Foto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Acrogymvloer
Landingsmattenaantal 8
Opwarmmattenaantal 12
Markeerschijvenaantal 20
Afzetlintaantal 2
Startnummersaantal 40
Startnummerhoudersaantal 40
Sporttapeaantal 6
Jurytafelschermenaantal 6
Medaillesaantal 45
Bekersaantal 12
Prijszakjesaantal 45

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 90
Klaptafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Printersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Oplaadbare batterijenaantal 12

Kantoor

Juryformulierenaantal 200
Programmafoldersaantal 150
Deelnemerslijstenaantal 10
Scorebladenaantal 100
Klembordenaantal 12
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Papiersnijder
Printerpapieraantal 2
Naamstickersaantal 150
Pennenbakjesaantal 6

Decoratie

Wedstrijdbanneraantal 2
Richtingspijlenaantal 12
Aankondigingsbordenaantal 8
Podiumachtergrond

EHBO

EHBO-koffer
Koelcompressenaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 20
Desinfectiegelaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 30

Verlichting

Batterijlampenaantal 6

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokjesbakkenaantal 4
Koffiefiltersaantal 200
Suikerkommenaantal 4
Melkkannetjesaantal 4
Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving pas nadat reglement en wedstrijdonderdelen zijn vastgesteld. Zo voorkom je dat je later categorieën of voorwaarden moet aanpassen en deelnemers opnieuw moet benaderen.
Verzamel muziekbestanden uiterlijk één week voor de wedstrijd en test de muziekspeler, geluidsset, luidsprekers en microfoons vooraf op de locatie. Neem ook oplaadbare batterijen mee voor draadloze microfoons.
Maak de startgroepen en het programma zodra de aanmeldingen zijn verwerkt. Verstuur de deelnemersinformatie enkele dagen voor de wedstrijd, met starttijd, groepsindeling en praktische informatie over de locatie.
Reserveer de jurytafels met schermen, juryformulieren en een aparte bezetting per wedstrijdonderdeel. Bevestig de jury uiterlijk in de laatste week, zodat je nog vervanging kunt regelen bij afmeldingen.
Leg de acrogymvloer en landingsmatten op tijd en inspecteer ze vóór binnenkomst van de deelnemers. Controleer daarnaast afzetlint, markeerschijven, startnummers en houders, omdat deze kleine materialen vaak pas tijdens de opbouw worden gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een acrogymwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement en de wedstrijdonderdelen. Open de inschrijving daarna en houd de laatste week vrij voor jurybevestiging, programma, muziek en materiaalcontrole.
Wanneer moet je de inschrijving voor een acrogymwedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra de locatie, wedstrijdonderdelen en voorwaarden vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit de inschrijving uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf, zodat je startgroepen en jurybezetting kunt maken.
Wanneer verzamel je de muziek voor een acrogymwedstrijd?: Vraag muziekbestanden direct na de aanmelding op en sluit de inzameling ongeveer 7 dagen voor de wedstrijd. Test alle bestanden daarna op dezelfde muziekspeler en geluidsset die je op de wedstrijddag gebruikt.
Wat controleer je op de dag voor een acrogymwedstrijd?: Controleer de deelnemerslijst, startnummers, juryformulieren, programmafolders, medailles en prijzen. Test ook de muziek, leg de wedstrijdvloer en landingsmatten klaar en controleer alle verlengkabels en stekkerdozen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.