Organiser une compétition d’acrogym sans perdre le fil

Une compétition d’acrogym se construit dans un ordre précis : d’abord le lieu et le règlement, puis les inscriptions, le jury et le programme. La réussite du jour J dépend ensuite de détails souvent traités trop tard, comme les fichiers musicaux, l’installation du sol ou les listes destinées au jury. Ce plan rassemble 75 tâches et 64 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à la remise des médailles, sans laisser les vérifications finales au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu du concours
2
Définir le règlement du concours
2 personnes
3
Inviter les membres du jury
4
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les fichiers musicaux
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Former les groupes de départ
2 personnes
12
Confirmer l’équipe du jury
13
Élaborer le programme
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Commander les prix et médailles
16
Réserver le catering
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Préparer le matériel d’impression
2 personnes
19
Tester la diffusion de musique
2 personnes
20
Inspecter le sol de compétition
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier les médailles et les prix
23
Imprimer la liste des participants
24
Récupérer les clés du lieu
25
Poser le sol de compétition
6 personnes
26
Installer les tables du jury
3 personnes
27
Monter les gradins
4 personnes
28
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
29
Installer la table de restauration
2 personnes
30
Raccorder la sonorisation
2 personnes
31
Préparer le matériel du jury
2 personnes
32
Préparer les dossards
2 personnes
33
Refroidir les boissons
2 personnes
34
Préparer les en-cas
3 personnes
35
Préparer le matériel de premiers secours
36
Délimiter la zone de compétition en toute sécurité
2 personnes
37
Tester la technique et la musique
2 personnes
38
Briefing du jury
3 personnes
39
Faire le briefing des bénévoles
4 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
4 personnes
41
Enregistrer la présence
2 personnes
42
Distribuer les dossards
2 personnes
43
Accueillir le public
3 personnes
44
Faire l'annonce d'ouverture
45
Encadrer l’échauffement
2 personnes
46
Lancer la musique de départ
47
Animer les manches du concours
4 personnes
48
Lancer la musique pour chaque exercice
49
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
50
Saisir les scores
2 personnes
51
Accompagner les participants
3 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Traiter les questions du jury
2 personnes
57
Vérifier les résultats
2 personnes
58
Préparer la remise des prix
3 personnes
59
Assurer la remise des prix
3 personnes
60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
61
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

62
Archiver les formulaires du jury
2 personnes
63
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
3 personnes
65
Démonter le terrain de compétition
6 personnes
66
Démonter le mobilier
4 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Nettoyer la salle
4 personnes
70
Vérifier les sanitaires
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Publier les résultats
74
Remercier les participants
75
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Tapis d'acrogym
Tapis d’atterrissageqté 8
Tapis chauffantsqté 12
Disques de marquageqté 20
Ruban de balisageqté 2
Numéros de départqté 40
Porte-dossardsqté 40
Ruban de sportqté 6
Pare-soleil pour la table du juryqté 6
Médaillesqté 45
Gobeletsqté 12
Sachets de prixqté 45

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Piles rechargeablesqté 12

Bureau

Fiches de juryqté 200
Brochures du programmeqté 150
Listes de participantsqté 10
Feuilles de scoreqté 100
Presse-papiersqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Massicot
Papier pour imprimanteqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Pots à stylosqté 6

Décoration

Bannière de compétitionqté 2
Flèches directionnellesqté 12
Panneaux d’annonceqté 8
Fond de scène

Premiers secours

Trousse de premiers secours
Compresses froidesqté 10
Gants jetablesqté 20
Gel désinfectantqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Éclairage

Lampes à batterieqté 6

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Filtres à caféqté 200
Sucriersqté 4
Pichets à laitqté 4
Courses

Conseils

Commence par réserver le lieu et définir le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Les épreuves, les catégories et les critères d’évaluation doivent être clairs avant la publication du formulaire.
Fixe une date limite pour les inscriptions et demande les besoins alimentaires dans le même formulaire. Prévois ensuite un contrôle des dossiers avant de former les groupes de départ et d’envoyer le programme.
Récupère les fichiers musicaux plusieurs jours avant la compétition, puis teste chaque format avec le lecteur audio et le système de sonorisation. Garde une copie de secours sur un deuxième ordinateur portable.
Ne laisse pas l’installation du sol au matin même sans créneau réservé : vérifie les tapis d’acrogym, les tapis d’atterrissage et les tapis chauffants avant l’arrivée des participants. Contrôle aussi le balisage et les zones de circulation.
Prépare séparément les documents du jury, les numéros de départ et les listes de participants. Le jour J, installe les tables, chaises, rallonges et multiprises avant le briefing des bénévoles, puis vérifie les médailles et les prix.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’acrogym ?: Prévois au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, fixer le règlement, inviter le jury et gérer les inscriptions. Garde les derniers 7 jours pour le programme final, la musique, les impressions et les vérifications du matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une compétition d’acrogym ?: Ferme les inscriptions environ 2 à 3 semaines avant la compétition. Ce délai permet de traiter les dossiers, répartir les groupes de départ, confirmer le jury et préparer les listes de participants.
Quand tester la musique avant une compétition d’acrogym ?: Teste la diffusion au plus tard 3 jours avant l’événement, avec le lecteur audio, les haut-parleurs, les microphones et les câbles réellement utilisés. Vérifie aussi une copie de secours pour chaque fichier musical.
Que faut-il vérifier le matin de la compétition d’acrogym ?: Prévois une vérification complète environ 2 heures avant l’accueil : sol de compétition, tapis, balisage, sonorisation, documents du jury, numéros de départ et médailles. Récupère les clés et termine l’installation avant l’arrivée des équipes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.