Einen Acrogym-Wettbewerb organisieren: die richtige Reihenfolge
Bei einem Acrogym-Wettbewerb entscheidet nicht nur die Choreografie über den Ablauf, sondern vor allem eine saubere Vorbereitung. Lege zuerst Reglement, Disziplinen und Austragungsort fest, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Jury, Musik, Startgruppen, Helfer und Teilnehmerinformationen. Plane die letzten Tage für Kontrollen ein: Wettkampfboden, Matten, Technik, Medaillen und Ausdrucke dürfen nicht erst am Veranstaltungstag geprüft werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfort reservieren
- 2
Wettbewerbsreglement festlegen
2 Personen
- 3
Jurymitglieder einladen
- 4
Wettkampfbestandteile festlegen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular veröffentlichen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Musikdateien sammeln
- 10
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 11
Startgruppen zusammenstellen
2 Personen
- 12
Juryeinsatz bestätigen
- 13
Programm erstellen
2 Personen
- 14
Teilnehmerinformationen versenden
- 15
Preise und Medaillen bestellen
- 16
Catering reservieren
- 17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 18
Druckmaterial vorbereiten
2 Personen
- 19
Musikwiedergabe testen
2 Personen
- 20
Wettkampffläche inspizieren
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Medaillen und Preise prüfen
- 23
Teilnehmerliste ausdrucken
- 24
Standortschlüssel abholen
- 25
Wettkampfboden verlegen
6 Personen
- 26
Jurytische aufstellen
3 Personen
- 27
Publikumstribüne aufbauen
4 Personen
- 28
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 29
Cateringtisch aufstellen
2 Personen
- 30
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 31
Jurybedarf bereitlegen
2 Personen
- 32
Startnummern bereitlegen
2 Personen
- 33
Getränke kühlen
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 35
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
- 36
Wettkampffläche sicher absperren
2 Personen
- 37
Technik und Musik testen
2 Personen
- 38
Jury-Briefing geben
3 Personen
- 39
Volunteer-Briefing geben
4 Personen
Event
- 40
Teilnehmende empfangen
4 Personen
- 41
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 42
Startnummern ausgeben
2 Personen
- 43
Publikum empfangen
3 Personen
- 44
Eröffnungsansprache halten
- 45
Aufwärmen begleiten
2 Personen
- 46
Startmusik abspielen
- 47
Wettkampfrunden betreuen
4 Personen
- 48
Musik pro Übung starten
- 49
Juryformulare einsammeln
2 Personen
- 50
Punkte eingeben
2 Personen
- 51
Teilnehmende betreuen
3 Personen
- 52
Getränke servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Snacks servieren
3 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Jurysfragen bearbeiten
2 Personen
- 57
Ergebnisse prüfen
2 Personen
- 58
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
- 59
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 60
Gruppenfoto machen
2 Personen
- 61
Publikum verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Juryformulare archivieren
2 Personen
- 63
Anlage ausschalten
2 Personen
- 64
Catering aufräumen
3 Personen
- 65
Wettkampfboden abbauen
6 Personen
- 66
Möbel abbauen
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
3 Personen
- 69
Saal reinigen
4 Personen
- 70
Sanitärräume überprüfen
2 Personen
- 71
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 73
Ergebnisse veröffentlichen
- 74
Teilnehmer verabschieden
- 75
Fotos teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Sportmaterial
- Acrogym-Boden
- LandemattenAnz. 8
- AufwärmmattenAnz. 12
- MarkierscheibenAnz. 20
- AbsperrbandAnz. 2
- StartnummernAnz. 40
- StartnummernhalterAnz. 40
- SporttapeAnz. 6
- Jurytisch-FrontenAnz. 6
- MedaillenAnz. 45
- BecherAnz. 12
- PreistütenAnz. 45
Mobiliar
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 90
- KlappischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeetassenAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- DruckerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Musikplayer
- Wiederaufladbare BatterienAnz. 12
Büro
- JuryformulareAnz. 200
- ProgrammhefteAnz. 150
- TeilnehmerlistenAnz. 10
- WertungsbögenAnz. 100
- KlemmbretterAnz. 12
- KugelschreiberAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- Papierschneider
- DruckerpapierAnz. 2
- NamensaufkleberAnz. 150
- StiftehalterAnz. 6
Dekoration
- WettkampfbannerAnz. 2
- RichtungspfeileAnz. 12
- AnkündigungsschilderAnz. 8
- Bühnenhintergrund
Erste Hilfe
- Erste-Hilfe-Koffer
- KühlkompressenAnz. 10
- EinweghandschuheAnz. 20
- DesinfektionsgelAnz. 2
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- BesensetsAnz. 3
- WischsetsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 30
Beleuchtung
- BatterielampenAnz. 6
Catering
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KaffeefilterAnz. 200
- ZuckerschalenAnz. 4
- MilchkännchenAnz. 4
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere den Wettkampfort früh und kläre vorab, wann du Schlüssel bekommst und den Acrogym-Boden verlegen kannst. Für Aufbau, Kontrolle und ein kurzes Technikfenster solltest du mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start einplanen.
- Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Reglement und Wettkampfbestandteile feststehen. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und sammle Musikdateien mit einem klaren Abgabetermin, idealerweise 7 Tage vor dem Wettbewerb.
- Bestätige Jury und Helfer nicht nur mündlich. Teile die Einsätze spätestens 5 Tage vorher schriftlich ein und gib jeder Person eine konkrete Aufgabe, etwa Musik, Startgruppen, Einlass oder Catering.
- Erstelle das Programm erst, wenn alle Anmeldungen geprüft und die Startgruppen zusammengestellt sind. Schicke Teilnehmerinformationen mindestens 3 Tage vorher und drucke zusätzlich Teilnehmerlisten und Juryformulare für den Veranstaltungsort aus.
- Teste die Soundanlage, Funkmikrofone und Musikdateien am Vortag mit dem tatsächlichen Musikplayer. Lege Verlängerungskabel, Batterien und eine Ersatzlösung bereit, damit ein leerer Akku nicht den gesamten Zeitplan verschiebt.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Acrogym-Wettbewerb organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Wettkampfort, Reglement und Jury. Öffne die Anmeldung erst danach und setze die Anmeldefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin.
- Wann müssen die Musikdateien für einen Acrogym-Wettbewerb vorliegen?
- Fordere die Musik spätestens 7 Tage vor dem Wettbewerb an. Prüfe alle Dateien am Vortag auf dem verwendeten Musikplayer und ordne sie zusätzlich nach Startgruppen.
- Wie früh muss die Jury für einen Acrogym-Wettbewerb feststehen?
- Lade Jurymitglieder mindestens 6 Wochen vorher ein und bestätige den konkreten Einsatz spätestens 5 Tage vor dem Wettbewerb. So bleibt Zeit, bei Absagen Ersatz zu finden und Juryformulare vorzubereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Acrogym-Wettbewerbs?
- Plane mindestens 2 Stunden vor dem ersten Start für Wettkampfboden, Lande- und Aufwärmmatten, Absperrungen, Jurytisch und Technik ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Musik- und Mikrofontest ein.
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