Een aandeelhoudersconferentie organiseren

Begin met de formele basis: bevestig de zaal, leg datum en programma vast en bepaal hoe stemmen en volmachten worden verwerkt. Daarna bouw je de deelnemersstroom op met uitnodigingen, aanmeldingen, stemkaarten en documentenmappen. Plan techniek en catering pas nadat je het verwachte aantal deelnemers kent. De laatste controle draait om presentaties testen, jaarstukken klaarleggen en zorgen dat registratie, stemprocedure en internet op de dag zelf zonder zoeken werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Zaalreservering bevestigen
2
Datum en programma vastleggen
2 personen
3
Uitnodigingen opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Agenda en stemstukken maken
3 personen
7
Jaarstukken laten drukken
8
Presentaties verzamelen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Parkeerinformatie versturen
12
Techniek en internet reserveren
13
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
14
Stoelenplan maken
2 personen
15
Sprekers bevestigen
16
Stemprocedure controleren
2 personen
17
Proxyformulieren controleren
2 personen
18
Naam- en stemkaarten ontwerpen
19
Naamkaarten printen
2 personen
20
Deelnemerslijst actualiseren
2 personen
21
Documentenmappen samenstellen
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Catering voorbereiden
4 personen
25
Presentaties testen
2 personen
26
Registratietafel klaarzetten
2 personen
27
Zaalindeling uitzetten
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Podiumtafel plaatsen
2 personen
30
Projector en scherm plaatsen
2 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Presentaties klaarzetten
34
Naamkaarten plaatsen
2 personen
35
Stem- en documentenmappen klaarleggen
3 personen
36
Koffiepunt inrichten
2 personen
37
Buffet en borreltafel inrichten
3 personen
38
Routeborden ophangen
2 personen
39
Registratieteam instrueren
2 personen

Event

40
Deelnemers registreren
3 personen
41
Welkomstkoffie serveren
2 personen
42
Laatkomers registreren
43
Opening begeleiden
2 personen
44
Presentaties ondersteunen
2 personen
45
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
46
Stemronde begeleiden
3 personen
47
Stemkaarten tellen
3 personen
48
Pauzedranken serveren
2 personen
49
Buffet openen
2 personen
50
Buffet en drank aanvullen
3 personen
51
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
52
Koffie en thee bijvullen
2 personen
53
Glazen en servies ophalen
2 personen
54
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
55
Laatste vertrek controleren
2 personen

Nazorg

56
Documenten en stemkaarten veiligstellen
2 personen
57
Eten en drank opruimen
3 personen
58
Servies afwassen
2 personen
59
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
60
Zaal schoonmaken
3 personen
61
Meubilair terugplaatsen
4 personen
62
Techniek uitschakelen
2 personen
63
Apparatuur inpakken
2 personen
64
Huurmaterialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
66
Aanwezigheidslijst archiveren
67
Stemresultaten documenteren
2 personen
68
Bedankbericht versturen
69
Presentaties en stukken delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 14
Podiumtafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
HDMI-kabelsaantal 3
Presentatieklikkeraantal 2
Wifi-router

Servies

Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Bakken met dekselsaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Naamkaarthoudersaantal 90
Routebordenaantal 8
Stemstembussenaantal 2
Flip-overbordenaantal 2
Flip-overpapieraantal 2
Markersaantal 12
Pennenaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Werk met een vaste volgorde: eerst zaal, datum en programma, daarna uitnodigingen en het aanmeldformulier. Open de registratie vroeg genoeg om dieetwensen, parkeerinformatie en het definitieve aantal deelnemers te verzamelen.
Maak agenda, stemstukken en proxyformulieren inhoudelijk af voordat je ze laat drukken. Controleer namen, agendapunten en stemrechten nog één keer aan de hand van de actuele deelnemerslijst.
Plan registratie als een afzonderlijk onderdeel van de zaalindeling. Reserveer ruimte voor een registratietafel en leg naamkaarten, stemkaarten en documentenmappen klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Test presentaties met de laptop, beamer, het projectiescherm, de HDMI-kabels en de presentatieklikker. Controleer ook de draadloze microfoons, luidsprekers, het mengpaneel, internet en voldoende verlengkabels minstens één keer vooraf.
Stem catering af op het definitieve aantal aanmeldingen en houd rekening met dieetwensen. Koel dranken op tijd, zet koffieapparaten en thermoskannen klaar en controleer of glazen, servies en opscheplepels op de buffettafels liggen.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een aandeelhoudersconferentie?: Verstuur de uitnodigingen zodra datum, zaal en programma vaststaan, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden. Sluit de registratie bijvoorbeeld 7 tot 10 dagen voor de conferentie om deelnemerslijst, catering en documentenmappen definitief te maken.
Hoe bereid je de stemprocedure voor een aandeelhoudersconferentie voor?: Leg vóór het drukken vast welke stemstukken, proxyformulieren, naamkaarten en stemkaarten nodig zijn. Controleer de procedure uiterlijk een week vooraf en vergelijk op de dag zelf de deelnemerslijst met de beschikbare stemdocumenten.
Wanneer test je de techniek voor een aandeelhoudersconferentie?: Test alle presentaties en aansluitingen minimaal één werkdag vooraf met dezelfde laptop, beamer, microfoons en kabels die je tijdens de conferentie gebruikt. Doe daarnaast vóór de start een korte geluid- en internetcontrole.
Hoeveel tijd heb je nodig voor registratie van deelnemers?: Plan minimaal 30 minuten voor registratie bij een kleine groep en ongeveer 45 tot 60 minuten bij een grotere deelnemerslijst. Leg naamkaarten, stemkaarten en documentenmappen per deelnemer klaar om zoeken aan de registratietafel te voorkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.