Organiser une conférence des actionnaires, étape par étape

Une conférence des actionnaires se prépare d’abord comme une réunion statutaire, puis comme un événement d’accueil. Commencez par fixer la date, le programme et la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Les documents de vote, les procurations et les rapports annuels doivent être prêts assez tôt pour éviter les retards le jour J. Prévoyez ensuite la technique, le plan de salle, le traiteur et une équipe dédiée à l’émargement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la réservation de la salle
2
Fixer la date et le programme
2 personnes
3
Rédiger les invitations
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Préparer l'ordre du jour et les bulletins de vote
3 personnes
7
Faire imprimer les rapports annuels
8
Rassembler les présentations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les infos de parking
12
Réserver la technique et Internet
13
Passer la commande traiteur
2 personnes
14
Établir le plan des sièges
2 personnes
15
Confirmer les intervenants
16
Vérifier la procédure de vote
2 personnes
17
Vérifier les formulaires de procuration
2 personnes
18
Concevoir les cartes nominatives et de vote
19
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
20
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
21
Constituer des dossiers de documents
3 personnes
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer le service traiteur
4 personnes
25
Tester les présentations
2 personnes
26
Préparer la table d'inscription
2 personnes
27
Définir l'agencement de la salle
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la table de scène
2 personnes
30
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
31
Raccorder la sonorisation
2 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Préparer les présentations
34
Installer les cartes nominatives
2 personnes
35
Préparer les dossiers de vote et de documents
3 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Aménager le buffet et la table d’apéritif
3 personnes
38
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
39
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

40
Enregistrer les participants
3 personnes
41
Servir le café de bienvenue
2 personnes
42
Enregistrer les retardataires
43
Accompagner l'ouverture
2 personnes
44
Soutenir les présentations
2 personnes
45
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
46
Animer le tour de vote
3 personnes
47
Compter les bulletins de vote
3 personnes
48
Servir les boissons de pause
2 personnes
49
Ouvrir le buffet
2 personnes
50
Ravitaillement du buffet et des boissons
3 personnes
51
Servir les repas diététiques
2 personnes
52
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
53
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
54
Animer le cocktail networking
2 personnes
55
Vérifier le dernier départ
2 personnes

Suivi

56
Mettre en sécurité les documents et les bulletins de vote
2 personnes
57
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
60
Nettoyer la salle
3 personnes
61
Remettre le mobilier en place
4 personnes
62
Éteindre la technique
2 personnes
63
Emballer le matériel
2 personnes
64
Retourner les matériels de location
2 personnes
65
Ranger les courses restantes
2 personnes
66
Archiver la liste de présence
67
Documenter les résultats du vote
2 personnes
68
Envoyer un message de remerciement
69
Partager les présentations et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 14
Table de scène
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Routeur wifi

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 90
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs avec couverclesqté 12

Décoration

Nappesqté 14
Porte-nomsqté 90
Panneaux de directionqté 8
Urnes de voteqté 2
Chevalets de conférenceqté 2
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Stylosqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, l’ordre du jour et la réservation de la salle avant d’envoyer les invitations. Ouvrez ensuite le formulaire d’inscription et demandez immédiatement les besoins alimentaires ainsi que les informations utiles pour le stationnement.
Préparez les bulletins de vote, les formulaires de procuration et les dossiers de documents au moins 7 jours avant la conférence. Gardez une version actualisée de la liste des participants pour l’accueil et les votes.
Traitez les inscriptions chaque semaine, puis quotidiennement pendant les 3 derniers jours. Cette vérification permet d’ajuster le plan des sièges, les badges nominatifs, les dossiers et la commande traiteur.
Testez les présentations, le vidéoprojecteur, les microphones, les câbles HDMI, les multiprises et la connexion Internet au moins 2 heures avant l’arrivée des actionnaires. Prévoyez aussi un ordinateur de secours ou les présentations sur une clé USB.
Organisez la salle en séparant clairement l’accueil, la scène, le buffet et les espaces de vote. Refroidissez les boissons la veille et installez le café, les verres et la vaisselle avant l’ouverture des portes afin de ne pas mobiliser l’équipe d’inscription.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une conférence des actionnaires ?: Envoyez-les dès que la date, le programme et la salle sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant la conférence. Laissez ensuite le formulaire d’inscription ouvert jusqu’à quelques jours avant l’événement.
Quand préparer les bulletins de vote et les procurations ?: Préparez-les au moins 7 jours avant la conférence, après validation de l’ordre du jour. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires et vérifiez la procédure de vote avec la personne qui l’animera.
Combien de temps prévoir pour installer la technique ?: Réservez au moins 2 heures avant l’accueil des participants pour installer et tester l’écran, le vidéoprojecteur, les microphones, les haut-parleurs et la connexion Internet. Faites un essai complet avec les présentations des intervenants.
Quand confirmer le nombre de repas au traiteur ?: Arrêtez une première estimation environ 7 jours avant la conférence, puis confirmez le nombre final 48 à 72 heures avant. Intégrez les besoins alimentaires recueillis dans le formulaire d’inscription.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.