Cómo organizar una conferencia de accionistas sin perder el control

Una conferencia de accionistas necesita más que una sala y una agenda. Empieza cerrando la reserva, la fecha y el programa; después organiza las inscripciones, la documentación y el procedimiento de votación. En paralelo, confirma ponentes, técnica, internet y catering según el número de asistentes. La última semana sirve para comprobar nombres, autorizaciones, presentaciones y necesidades dietéticas, no para tomar decisiones básicas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar reserva del salón
2
Fijar la fecha y el programa
2 personas
3
Redactar invitaciones
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Preparar la agenda y los documentos de votación
3 personas
7
Mandar imprimir las cuentas anuales
8
Recopilar las presentaciones
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar la información de aparcamiento
12
Reservar técnica e internet
13
Realizar el pedido de catering
2 personas
14
Hacer el plano de asientos
2 personas
15
Confirmar ponentes
16
Comprobar el procedimiento de votación
2 personas
17
Comprobar los formularios de autorización
2 personas
18
Diseñar las tarjetas de nombre y votación
19
Imprimir tarjetas de nombre
2 personas
20
Actualizar la lista de participantes
2 personas
21
Preparar carpetas de documentos
3 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Enfriar bebidas
2 personas
24
Preparar el catering
4 personas
25
Probar presentaciones
2 personas
26
Preparar la mesa de registro
2 personas
27
Marcar la distribución de la sala
4 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Colocar la mesa del escenario
2 personas
30
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
31
Conectar el equipo de sonido
2 personas
32
Probar los micrófonos
2 personas
33
Preparar las presentaciones
34
Colocar los tarjeteros
2 personas
35
Preparar las carpetas de voto y documentos
3 personas
36
Montar el punto de café
2 personas
37
Montar el bufé y la mesa de aperitivos
3 personas
38
Colgar los carteles de ruta
2 personas
39
Instruir al equipo de registro
2 personas

Evento

40
Registrar a los participantes
3 personas
41
Servir café de bienvenida
2 personas
42
Registrar a los que llegan tarde
43
Acompañar la inauguración
2 personas
44
Apoyar las presentaciones
2 personas
45
Recoger preguntas del público
2 personas
46
Coordinar la ronda de votación
3 personas
47
Contar las papeletas
3 personas
48
Servir bebidas del descanso
2 personas
49
Abrir el buffet
2 personas
50
Reponer el buffet y las bebidas
3 personas
51
Servir comidas especiales
2 personas
52
Reponer café y té
2 personas
53
Recoger vasos y vajilla
2 personas
54
Guiar el cóctel de networking
2 personas
55
Comprobar la última salida
2 personas

Seguimiento

56
Resguardar documentos y papeletas
2 personas
57
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
58
Lavar la vajilla
2 personas
59
Clasificar y retirar residuos
2 personas
60
Limpiar la sala
3 personas
61
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
62
Apagar la técnica
2 personas
63
Empacar el equipo
2 personas
64
Devolver el material alquilado
2 personas
65
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
66
Archivar la lista de asistencia
67
Documentar los resultados de la votación
2 personas
68
Enviar mensaje de agradecimiento
69
Compartir las presentaciones y los documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 14
Mesa del escenario
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Clic de presentacióncant. 2
Router wifi

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 90
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Recipientes con tapacant. 12

Decoración

Mantelescant. 14
Portatarjetas de nombrecant. 90
Señales de rutacant. 8
Urnas para votoscant. 2
Pizarras de rotafoliocant. 2
Papel para rotafoliocant. 2
Marcadorescant. 12
Bolígrafoscant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Compras

Consejos

Trabaja con un calendario de cuatro semanas: en la primera confirma la sala, la fecha y el programa; en la segunda envía las invitaciones y abre el formulario de inscripción; durante la última semana céntrate en comprobaciones y ajustes.
Cierra la lista de participantes al menos 48 horas antes. Usa ese número para preparar las carpetas, las tarjetas de nombre y votación, el plano de asientos y el pedido de catering.
No dejes la votación para el día del evento. Comprueba con una semana de antelación los formularios de autorización, el procedimiento y la cantidad de documentación impresa necesaria.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, internet y clic de presentación. Una presentación que funciona en la oficina puede fallar al conectarla a otra instalación.
Planifica el registro para los primeros 30 minutos. Coloca la mesa de registro, la lista actualizada, las tarjetas y las carpetas en el mismo orden, y envía la información de aparcamiento antes del evento para evitar consultas en la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de accionistas?: Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva la sala y fija el programa en la primera semana; deja cerrados el catering, la documentación y la técnica como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a una conferencia de accionistas?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes, junto con el formulario de inscripción. Establece una fecha límite de respuesta de 7 días antes para poder ajustar el catering, el plano de asientos y las carpetas.
¿Cuándo hay que imprimir las cuentas anuales y los documentos de votación?: Prepara las versiones finales al menos 5 días antes e imprime las cuentas anuales y el resto de documentos 2 o 3 días antes. Reserva algunas copias adicionales para cambios de última hora o asistentes no previstos.
¿Qué se comprueba el día anterior a la conferencia?: Haz una revisión de 60 a 90 minutos: prueba todas las presentaciones, el sonido, la proyección, la conexión a internet y el procedimiento de votación. También confirma el número final de asistentes, las preferencias dietéticas y la entrega del catering.

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