Eine Aktionärskonferenz strukturiert organisieren
Bei einer Aktionärskonferenz entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginnen Sie mit Raum, Datum und Programm, bevor Sie Einladungen und Anmeldungen öffnen. Danach folgen Unterlagen, Vollmachten, Abstimmungsverfahren, Technik und Catering. Planen Sie außerdem feste Fristen für Referenten, Präsentationen und Teilnehmerdaten ein – besonders die Abstimmungsunterlagen und Namenskarten werden sonst oft erst kurz vor Beginn fertig.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Raumbuchung bestätigen
- 2
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 3
Einladungen erstellen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Agenda und Abstimmungsunterlagen erstellen
3 Personen
- 7
Jahresberichte drucken lassen
- 8
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Technik und Internet reservieren
- 13
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
- 14
Bestuhlungsplan erstellen
2 Personen
- 15
Referenten bestätigen
- 16
Stimmverfahren überprüfen
2 Personen
- 17
Vollmachtsformulare prüfen
2 Personen
- 18
Namens- und Stimmkarten entwerfen
- 19
Namenskarten drucken
2 Personen
- 20
Teilnehmerliste aktualisieren
2 Personen
- 21
Dokumentenordner zusammenstellen
3 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Catering vorbereiten
4 Personen
- 25
Präsentationen testen
2 Personen
- 26
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 27
Raumaufteilung aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Podiumstisch aufstellen
2 Personen
- 30
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Präsentationen vorbereiten
- 34
Namensschilder aufstellen
2 Personen
- 35
Stimm- und Dokumentenmappen bereitlegen
3 Personen
- 36
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 37
Buffet und Getränketisch einrichten
3 Personen
- 38
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 39
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
Event
- 40
Teilnehmer registrieren
3 Personen
- 41
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
- 42
Spätankömmlinge registrieren
- 43
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
- 44
Präsentationen unterstützen
2 Personen
- 45
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 46
Abstimmungsrunde betreuen
3 Personen
- 47
Stimmkarten zählen
3 Personen
- 48
Pausengetränke servieren
2 Personen
- 49
Buffet eröffnen
2 Personen
- 50
Buffet und Getränke auffüllen
3 Personen
- 51
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 53
Gläser und Geschirr abholen
2 Personen
- 54
Networking-Event betreuen
2 Personen
- 55
Letzte Abfahrt kontrollieren
2 Personen
Nachbereitung
- 56
Dokumente und Stimmkarten sichern
2 Personen
- 57
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 58
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 59
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
- 60
Saal reinigen
3 Personen
- 61
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 62
Technik ausschalten
2 Personen
- 63
Geräte einpacken
2 Personen
- 64
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 66
Anwesenheitsliste archivieren
- 67
Stimmergebnisse dokumentieren
2 Personen
- 68
Dankesnachricht versenden
- 69
Präsentationen und Unterlagen verteilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 14
- Podiumstisch
- RegistrierungstischAnz. 2
- BuffetischeAnz. 4
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LaptopAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- HDMI-KabelAnz. 3
- PräsentationsklickerAnz. 2
- WLAN-Router
Geschirr
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 90
- Dinner-TellerAnz. 100
- DesserttellerAnz. 100
- MesserAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- Behälter mit DeckelnAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschildhalterAnz. 90
- WegweiserAnz. 8
- WahlurnenAnz. 2
- FlipchartsAnz. 2
- Flipchart-PapierAnz. 2
- MarkerAnz. 12
- StifteAnz. 100
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätigen Sie Raum, Datum und Programm zuerst und öffnen Sie das Anmeldeformular erst danach. So enthalten Einladungen und Parkinformationen von Anfang an dieselben Angaben.
- Legen Sie eine Frist für Anmeldungen und Ernährungswünsche fest, etwa 7 Tage vor der Konferenz. Aktualisieren Sie die Teilnehmerliste danach nur noch kontrolliert, damit Catering und Namenskarten zusammenpassen.
- Prüfen Sie Stimmverfahren und Vollmachtsformulare mindestens 14 Tage vorher. Bei einer Aktionärskonferenz müssen Registrierung, Stimmkarten und Abstimmungsunterlagen zusammen funktionieren – nicht erst am Veranstaltungstag.
- Sammeln Sie Präsentationen und Referentenbestätigungen spätestens 3 Tage vor dem Termin. Testen Sie Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, HDMI-Kabel und Präsentationsklicker anschließend mit den tatsächlichen Dateien.
- Planen Sie den Aufbau in klaren Bereichen: Registrierungstisch am Eingang, Podiumstisch vorne und Buffetische abseits der Abstimmung. Kühlen Sie Getränke am Vortag und stellen Sie Dokumentenordner, Namenskarten sowie die aktualisierte Teilnehmerliste zur Registrierung bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Aktionärskonferenz planen?
- Starten Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Einladungen, Anmeldungen, Unterlagen und Vollmachten brauchen mehrere aufeinander abgestimmte Fristen.
- Wann sollten die Einladungen zur Aktionärskonferenz verschickt werden?
- Verschicken Sie die Einladungen nach bestätigter Raumbuchung und festgelegter Agenda, möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setzen Sie die Anmeldefrist etwa 7 Tage vor der Konferenz.
- Wann müssen die Abstimmungsunterlagen fertig sein?
- Erstellen und prüfen Sie Agenda, Abstimmungsunterlagen, Stimmkarten und Vollmachtsformulare spätestens 14 Tage vorher. Drucken Sie die endgültigen Unterlagen erst nach der letzten inhaltlichen Prüfung.
- Wann sollte die Technik für eine Aktionärskonferenz getestet werden?
- Führen Sie den vollständigen Techniktest 1 bis 3 Tage vor der Konferenz durch. Testen Sie Präsentationen, Internet, Mikrofone, Lautsprecher, Beamer und alle Kabel mit den vorgesehenen Geräten.
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