Zo organiseer je een 6-uursloop zonder gaten in de planning
Bij een 6-uursloop draait de organisatie niet alleen om de start en finish. Je moet vooraf het parcours, verkeer, tijdregistratie, vrijwilligers en deelnemersinformatie op elkaar afstemmen. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna terug vanaf de wedstrijddag. Vooral de bezetting van verkeersposten, een getest tijdregistratiesysteem en een parcoursinspectie worden vaak te laat geregeld. Met een vaste volgorde houd je overzicht en voorkom je improvisatie tijdens zes uur wedstrijd.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Evenementdatum vastleggen
2 personen
- 2
Parcours definitief uitzetten
3 personen
- 3
Vergunningen controleren
- 4
Verzekering controleren
- 5
Locatie en terrein reserveren
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Sponsoren benaderen
2 personen
- 9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Startnummers ontwerpen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Verkeersposten plannen
2 personen
- 15
Reserveringen bevestigen
- 16
Timingapparatuur testen
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemersinformatie versturen
- 19
Startnummers afdrukken
2 personen
- 20
Deelnemerslijst afdrukken
- 21
Boodschappen doen
3 personen
- 22
Dranken koud zetten
2 personen
- 23
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 24
Materiaal verzamelen
3 personen
- 25
Parcours inspecteren
3 personen
- 26
Parcours markeren
4 personen
- 27
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Partytenten opbouwen
4 personen
- 30
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 31
Waterpost inrichten
3 personen
- 32
EHBO-tafel inrichten
2 personen
- 33
Verlichting plaatsen
3 personen
- 34
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 35
Startnummers klaarleggen
2 personen
- 36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 37
Inschrijving openen
4 personen
- 38
Startbriefing geven
2 personen
- 39
Startschot geven
2 personen
- 40
Ronde-aantallen registreren
4 personen
- 41
Parcours bewaken
6 personen
- 42
Water en sportdrank serveren
4 personen
- 43
Dranken bijvullen
2 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Deelnemers ondersteunen
3 personen
- 46
Tussenstanden bekendmaken
- 47
Laatste ronde aankondigen
- 48
Finish registreren
4 personen
- 49
Uitslag controleren
2 personen
- 50
Prijzen uitreiken
3 personen
- 51
Deelnemers bedanken
Nazorg
- 52
Parcoursmateriaal verzamelen
4 personen
- 53
Tenten en meubilair afbreken
4 personen
- 54
Afval verzamelen
3 personen
- 55
Servies afwassen
2 personen
- 56
Terrein schoonmaken
4 personen
- 57
Uitslag publiceren
- 58
Bedankbericht versturen
- 59
Retourmateriaal controleren
2 personen
- 60
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 61
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Afvalbakkenaantal 8
- Tafelkleedaantal 8
Apparatuur
- Start- en finishboog
- Elektronisch tijdregistratiesysteem
- Stopwatchesaantal 6
- Laptop
- Printer
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Portofoonsaantal 6
- Geluidinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 6
- Lichtsnoerenaantal 4
- Hoofdlampenaantal 8
Sportmateriaal
- Pionnenaantal 30
- Parcourslintaantal 6
- Afzethekkenaantal 12
- Richtingpijlenaantal 30
- Rondebord
- Startnummersaantal 180
- Veiligheidsspeldenaantal 400
- Medaillelintenaantal 160
- Bekers voor winnaarsaantal 6
- Stopmattenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Schenkkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Tangen en opscheplepelsaantal 12
- Waterjerrycansaantal 8
Schoonmaak
- Handgelhoudersaantal 6
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilen en emmersaantal 3
- Toiletborstelsaantal 2
- EHBO-koffersaantal 2
- Nitril handschoenenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het parcours eerst definitief vast en controleer daarna pas de verkeersposten, richtingpijlen en afzettingen. Plan een volledige parcoursinspectie vóór de deelnemersinformatie wordt verstuurd, zodat afstand, kruisingen en knelpunten nog kunnen worden aangepast.
- Regel vrijwilligers in twee stappen: werf ze ruim vooraf en maak daarna een indeling per taak en tijdsblok. Zorg dat verkeersposten, start/finish, tijdregistratie en verzorging niet door dezelfde persoon tegelijk moeten worden uitgevoerd.
- Test de elektronische tijdregistratie, stopwatches, laptop en printer samen vóór de wedstrijddag. Print daarnaast startnummers en een deelnemerslijst vooraf; een printer die pas op de ochtend zelf wordt getest levert snel vertraging op.
- Stuur deelnemersinformatie pas nadat route, starttijd, bereikbaarheid en praktische afspraken definitief zijn. Verzamel dieetwensen en andere reacties met een duidelijke sluitingsdatum, zodat boodschappen en hapjes niet op het laatste moment veranderen.
- Maak voor de wedstrijddag een aparte controle van stroom, licht en communicatie. Test verlengkabels, stekkerdozen, portofoons en geluidinstallatie vóór opening; bij een vroege of late start zijn LED-bouwlampen en hoofdlampen geen detail maar onderdeel van je veiligheidsplan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een 6-uursloop organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Gebruik de laatste 2 weken voor bevestigingen, deelnemersinformatie, materiaalcontrole en de definitieve vrijwilligersindeling.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 6-uursloop?
- Het aantal hangt af van het parcours en het aantal verkeersposten, maar plan per vaste post minimaal één vrijwilliger per tijdsblok. Maak daarnaast een kleine reserve en wijs aparte mensen aan voor tijdregistratie, start/finish en coördinatie.
- Wanneer moet je het parcours van een 6-uursloop controleren?
- Zet het parcours uiterlijk enkele weken vooraf definitief uit en inspecteer het nogmaals in de laatste week. Controleer op de wedstrijddag opnieuw pionnen, lint, hekken, pijlen en eventuele obstakels voordat deelnemers starten.
- Wanneer verstuur je de deelnemersinformatie voor een 6-uursloop?
- Verstuur de informatie zodra route, startnummers, bereikbaarheid en praktische afspraken vaststaan, meestal 7 tot 10 dagen vooraf. Stuur bij wijzigingen uiterlijk 24 uur voor de start een korte update.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!