Cómo organizar una carrera de 6 horas sin perder el control
Una carrera de 6 horas se organiza en este orden: recorrido y permisos, inscripciones, seguridad, equipo de cronometraje y operación del día. No basta con reservar el recinto: tendrás que definir los puntos de control, asignar voluntarios y probar la comunicación entre ellos. El cronometraje electrónico necesita una prueba completa antes de la carrera, y los dorsales, la lista de participantes y la información práctica deben estar listos con antelación. El plan también incluye revisar el tiempo e inspeccionar el recorrido antes de abrirlo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del evento
2 personas
- 2
Trazar definitivamente el recorrido
3 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar el seguro
- 5
Reservar el recinto y el terreno
- 6
Abrir el formulario de inscripción
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Contactar con los patrocinadores
2 personas
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Diseñar los dorsales
- 12
Reclutar voluntarios
2 personas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Planificar puntos de control de tráfico
2 personas
- 15
Confirmar las reservas
- 16
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Enviar información a los participantes
- 19
Imprimir los dorsales
2 personas
- 20
Imprimir la lista de participantes
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Reunir el material
3 personas
- 25
Inspeccionar el recorrido
3 personas
- 26
Marcar el recorrido
4 personas
- 27
Colocar el arco de salida y meta
3 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar las carpas
4 personas
- 30
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 31
Montar el punto de agua
3 personas
- 32
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
- 33
Instalar la iluminación
3 personas
- 34
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
- 35
Preparar los dorsales
2 personas
- 36
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 37
Abrir la inscripción
4 personas
- 38
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
- 39
Dar la salida
2 personas
- 40
Registrar los totales por ronda
4 personas
- 41
Vigilar el recorrido
6 personas
- 42
Servir agua y bebida isotónica
4 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Apoyar a los participantes
3 personas
- 46
Anunciar los resultados provisionales
- 47
Anunciar la última ronda
- 48
Registrar la meta
4 personas
- 49
Comprobar los resultados
2 personas
- 50
Entregar premios
3 personas
- 51
Agradecer a los participantes
Seguimiento
- 52
Recoger el material del recorrido
4 personas
- 53
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Lavar la vajilla
2 personas
- 56
Limpiar el recinto
4 personas
- 57
Publicar los resultados
- 58
Enviar mensaje de agradecimiento
- 59
Comprobar el material de devolución
2 personas
- 60
Devolver el material prestado
2 personas
- 61
Recoger el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 30
- Papeleracant. 8
- Mantelcant. 8
Equipo
- Arco de salida y meta
- Sistema electrónico de registro de tiempo
- Cronómetroscant. 6
- Portátil
- Impresora
- Teléfonos móvilescant. 6
- Walkie-talkiescant. 6
- Equipo de sonido
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
Iluminación
- Focos LED de obracant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternas frontalescant. 8
Material deportivo
- Conoscant. 30
- Cinta de recorridocant. 6
- Vallas de separacióncant. 12
- Flechas direccionalescant. 30
- Platos redondos
- Dorsalescant. 180
- Imperdiblescant. 400
- Cintas de medallacant. 160
- Tazas para los ganadorescant. 6
- Alfombrillas de paradacant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas y cucharonescant. 12
- Bidones de aguacant. 8
Limpieza
- Soportes para gel hidroalcohólicocant. 6
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonas y cuboscant. 3
- Escobillas de bañocant. 2
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Guantes de nitrilocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el recorrido antes de abrir las inscripciones. Comprueba permisos, seguro y controles de tráfico con tiempo suficiente para corregir cambios sin tener que avisar de nuevo a todos los participantes.
- Haz una prueba completa del sistema electrónico de cronometraje al menos 7 días antes. Comprueba también los cronómetros, el portátil, la impresora, los cables y las regletas: un adaptador que falte el día de la carrera puede bloquear toda la clasificación.
- Asigna los voluntarios por puesto y no solo por nombre. Cada punto de control debe saber quién llega, qué debe vigilar y cómo contactar con la organización mediante teléfono móvil o walkie-talkie.
- Envía la información a los participantes varios días antes e incluye el recorrido, la recogida de dorsales, los horarios y las indicaciones de llegada. Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción para no improvisar los aperitivos.
- Revisa el recorrido el día anterior y vuelve a comprobarlo antes de la salida. Coloca conos, flechas, cinta y vallas según el trazado definitivo, y prepara iluminación y linternas frontales si alguna parte se usará con poca luz.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 6 horas?
- Empieza al menos 12 semanas antes. El recorrido, los permisos, el seguro y la reserva del recinto deben quedar encaminados antes de abrir el formulario de inscripción; deja la última semana para pruebas, impresión y comprobaciones.
- ¿Cuándo hay que probar el cronometraje de una carrera?
- Haz una prueba completa como mínimo 7 días antes y otra comprobación el día anterior. Prueba el sistema electrónico, los cronómetros, el portátil, la impresora y la alimentación eléctrica en las mismas condiciones que tendrás en la carrera.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 6 horas?
- No hay una cifra única: calcula al menos una persona por cada punto de control y añade un responsable de coordinación y otro para la salida y la meta. Confirma las asignaciones 7 días antes para cubrir ausencias y cambios de turno.
- ¿Cuándo se imprimen los dorsales y la lista de participantes?
- Imprime los dorsales y la lista entre 2 y 3 días antes, cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas. Reserva tiempo para ordenar el material, preparar imperdibles y corregir nombres antes de la entrega.
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