Einen 6-Stunden-Lauf strukturiert organisieren

Bei einem 6-Stunden-Lauf entscheidet nicht nur die Strecke über einen reibungslosen Tag. Du musst Genehmigungen, Versicherung, Zeitnahme und Helfer früh zusammenbringen, weil kurzfristige Änderungen kaum möglich sind. Beginne mit Datum, Gelände und endgültigem Parcours und öffne erst danach die Anmeldung. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Teilnehmerdaten, Materialtests, Verpflegung und klare Einsatzzeiten für alle Helfer.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Veranstaltungsdatum festlegen
2 Personen
2
Parcours endgültig abstecken
3 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Versicherung prüfen
5
Location und Gelände reservieren
6
Anmeldeformular öffnen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Sponsoren ansprechen
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Startnummern entwerfen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Verkehrsposten planen
2 Personen
15
Reservierungen bestätigen
16
Timingausrüstung testen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmerinformationen versenden
19
Startnummern drucken
2 Personen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
3 Personen
24
Material sammeln
3 Personen
25
Parcours inspizieren
3 Personen
26
Parcours markieren
4 Personen
27
Start- und Zielbogen aufstellen
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Partyzelte aufbauen
4 Personen
30
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
31
Wasserstation einrichten
3 Personen
32
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
33
Beleuchtung anbringen
3 Personen
34
Ton und Mikrofon testen
2 Personen
35
Startnummern bereitlegen
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

37
Anmeldung öffnen
4 Personen
38
Startbriefing geben
2 Personen
39
Startschuss geben
2 Personen
40
Rundungszahlen erfassen
4 Personen
41
Strecke überwachen
6 Personen
42
Wasser und Sportgetränke servieren
4 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Snacks servieren
3 Personen
45
Teilnehmer unterstützen
3 Personen
46
Zwischenstände bekanntgeben
47
Letzte Runde ankündigen
48
Zieleinlauf registrieren
4 Personen
49
Ergebnis prüfen
2 Personen
50
Preise überreichen
3 Personen
51
Teilnehmer verabschieden

Nachbereitung

52
Parcoursmaterial sammeln
4 Personen
53
Zelte und Möbel abbauen
4 Personen
54
Abfall sammeln
3 Personen
55
Geschirr abwaschen
2 Personen
56
Gelände reinigen
4 Personen
57
Ergebnisse veröffentlichen
58
Dankesnachricht versenden
59
Rückgabematerial prüfen
2 Personen
60
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
61
Übrig gebliebenen Vorrat wegräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 30
AbfallbehälterAnz. 8
TischdeckeAnz. 8

Ausstattung

Start- und Zielbogen
Elektronisches Zeiterfassungssystem
StoppuhrenAnz. 6
Laptop
Drucker
MobiltelefoneAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
Beschallungsanlage
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 6
LichterkettenAnz. 4
StirnlampenAnz. 8

Sportmaterial

KegelAnz. 30
StreckenbandAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 12
RichtungspfeileAnz. 30
Rundenschild
StartnummernAnz. 180
SicherheitsnadelnAnz. 400
MedaillenbänderAnz. 160
Becher für GewinnerAnz. 6
StoppmattenAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150

Küche

ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Zangen und ServierlöffelAnz. 12
WasserkanisterAnz. 8

Reinigung

HanddesinfektionsständerAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 3
Mopps und EimerAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
NitrilhandschuheAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum, Gelände und Parcours mindestens 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Laufstrecke, sondern auch Start-Ziel-Bereich, Stromanschlüsse, Zufahrten und mögliche Verkehrsposten.
Kläre Genehmigungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst. Für einen Rundkurs mit Absperrgittern, Richtungspfeilen und Lautsprecheranlage können mehrere zuständige Stellen beteiligt sein.
Teste die Zeitnahme spätestens 7 Tage vor dem Lauf mit Laptop, Drucker und elektronischem Zeiterfassungssystem. Halte zusätzlich Stoppuhren und eine ausgedruckte Teilnehmerliste bereit, falls Technik oder Strom ausfallen.
Teile Freiwillige nach festen Zeitfenstern und Aufgaben ein, nicht nur nach Namen. Plane für Start, Ziel, Strecke, Verpflegung und Verkehrsposten jeweils eine verantwortliche Person sowie eine Ersatzkraft ein.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bereite Zelte, Kühlboxen, Getränke und Snacks entsprechend vor. Stelle Material wie Startnummern, Sicherheitsnadeln, Rundenschilder und Stirnlampen am Vorabend gesammelt bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen 6-Stunden-Lauf anmelden?: Öffne die Anmeldung idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu bearbeiten, Ernährungswünsche zu erfassen, Startnummern zu drucken und Helfer passend zur Teilnehmerzahl einzuteilen.
Wie viele Helfer braucht ein 6-Stunden-Lauf?: Plane mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich und zusätzliche Wechselkräfte für Strecke, Zeitnahme, Ziel, Verpflegung und Verkehrsposten ein. Bei längeren Einsätzen sollten Helfer nach etwa 2 bis 3 Stunden abgelöst werden.
Wann sollte man die Zeitnahme bei einem 6-Stunden-Lauf testen?: Führe einen vollständigen Test spätestens 7 Tage vor dem Lauf durch und prüfe ihn am Veranstaltungstag vor dem Einlass erneut. Teste auch Stoppuhren, Stromversorgung, Verlängerungskabel und die Ersatzdokumentation.
Was muss man für einen 6-Stunden-Lauf am Vortag vorbereiten?: Lege am Vortag Startnummern, Sicherheitsnadeln, Rundenschilder, Streckenmarkierung, Medaillenbänder und Technik gesammelt bereit. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden, Snacks vorbereitet und der Parcours mindestens einmal inspiziert sein.

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