Organiser une course de 6 heures : la bonne méthode

Une course de 6 heures se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par fixer la date, sécuriser le parcours et vérifier les autorisations, l’assurance et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, structurez les bénévoles, le chronométrage, l’accueil et les ravitaillements. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, tester le matériel et transmettre des consignes précises aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l'événement
2 personnes
2
Tracer définitivement le parcours
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver le lieu et le terrain
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Contacter les sponsors
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Concevoir les dossards
12
Recruter des bénévoles
2 personnes
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Planifier les postes de circulation
2 personnes
15
Confirmer les réservations
16
Tester le matériel de chronométrage
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
19
Imprimer les dossards
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Faire les courses
3 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
3 personnes
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Inspecter le parcours
3 personnes
26
Baliser le parcours
4 personnes
27
Installer l’arche de départ et d’arrivée
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
31
Aménager le point d’eau
3 personnes
32
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
33
Installer l’éclairage
3 personnes
34
Tester le son et le micro
2 personnes
35
Préparer les dossards
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

37
Ouvrir les inscriptions
4 personnes
38
Faire le briefing de départ
2 personnes
39
Donner le coup d’envoi
2 personnes
40
Enregistrer les tours effectués
4 personnes
41
Surveiller le parcours
6 personnes
42
Servir de l’eau et des boissons isotoniques
4 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Accompagner les participants
3 personnes
46
Annoncer les classements intermédiaires
47
Annoncer le dernier tour
48
Enregistrer l'arrivée
4 personnes
49
Vérifier les résultats
2 personnes
50
Remettre les prix
3 personnes
51
Remercier les participants

Suivi

52
Rassembler le matériel du parcours
4 personnes
53
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
54
Rassembler les déchets
3 personnes
55
Faire la vaisselle
2 personnes
56
Nettoyer le site
4 personnes
57
Publier les résultats
58
Envoyer un message de remerciement
59
Vérifier le matériel de retour
2 personnes
60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
61
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 30
Poubellesqté 8
Nappeqté 8

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Système électronique de chronométrage
Chronomètresqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Téléphones portablesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes frontalesqté 8

Matériel de sport

Cônesqté 30
Ruban de parcoursqté 6
Barrières de sécuritéqté 12
Flèches directionnellesqté 30
Tableau rond
Numéros de départqté 180
Épingles de sûretéqté 400
Rubans de médailleqté 160
Trophées pour les gagnantsqté 6
Tapis d’arrêtqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150

Cuisine

Thermosqté 6
Carafesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 12
Bidons d'eauqté 8

Nettoyage

Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Balai et pelleqté 3
Serpillières et seauxqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants en nitrileqté 4

Catering

Courses

Conseils

Validez définitivement le parcours avant de communiquer la course : prévoyez les postes de circulation, les cônes, le ruban et les barrières, puis inspectez chaque zone au plus tard la veille.
Ouvrez les inscriptions uniquement après avoir clarifié les horaires, le point de départ, le fonctionnement des tours et les besoins alimentaires. Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant l’épreuve.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes, avec un responsable identifiable pour chaque zone. Prévoyez au minimum un moyen de communication par équipe, comme un téléphone ou un talkie-walkie.
Testez le système électronique de chronométrage, les chronomètres, l’ordinateur et l’imprimante avant le jour J. Gardez une liste papier des participants et un relevé manuel comme solution de secours.
Organisez l’installation dans l’ordre suivant : signalisation du parcours, arche, chronométrage, accueil, sonorisation et ravitaillement. Mettez les boissons au frais la veille et vérifiez la météo avant de décider de l’éclairage ou des équipements complémentaires.

Questions fréquentes

Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une course de 6 heures ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu, le parcours et les règles de participation sont confirmés. Prévoyez ensuite une clôture administrative 3 à 7 jours avant la course pour imprimer les dossards et finaliser la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser une course de 6 heures ?: Le nombre dépend du parcours et des postes, mais répartissez les bénévoles en équipes pour couvrir la circulation, l’accueil, le ravitaillement, le chronométrage et l’installation. Pour une course avec plusieurs points de passage, prévoyez au moins deux personnes par poste actif et organisez des relèves toutes les 2 à 3 heures.
Quand faut-il tester le chronométrage ?: Effectuez un premier test complet au moins 7 jours avant l’épreuve, puis un contrôle sur place la veille. Vérifiez aussi les batteries, les câbles, l’ordinateur, l’imprimante et la procédure manuelle de secours.
Que faut-il envoyer aux participants avant la course ?: Envoyez les horaires, l’adresse, les modalités de stationnement, le fonctionnement des tours, les consignes de sécurité et la liste des affaires utiles au moins 5 jours avant. Renvoyez un rappel actualisé 24 à 48 heures avant le départ si la météo ou l’organisation change.

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