Een 24-uursrace organiseren: zo pak je het aan

Begin bij het parcours, het wedstrijdreglement en de vergunningen; pas daarna kun je deelnemers en vrijwilligers goed informeren. Een 24-uursrace vraagt bovendien om een planning die ook ’s nachts werkt: met geteste timingapparatuur, duidelijke portofoonafspraken, verlichting en een bezet EHBO-punt. Plan vaste momenten voor inschrijvingen, materiaalcontrole en parcoursinspectie. De praktische inrichting volgt aan het einde, zodat startnummeruitgifte, fietsenstalling, tenten en finishzone logisch op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
2
Parcours definitief vastleggen
3 personen
3
Vergunningen aanvragen
4
Verzekering controleren
5
Deelnemersformulier maken
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Inschrijvingen openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Startnummers toewijzen
2 personen
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
14
EHBO-bezetting vastleggen
15
Timingapparatuur testen
2 personen
16
Communicatiemiddelen testen
2 personen
17
Parcoursinspectie uitvoeren
3 personen
18
Verkeersplan controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Materialen verzamelen
3 personen
22
Fietsenstalling afzetten
3 personen
23
Tenten opbouwen
5 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Start- en finishzone inrichten
4 personen
26
Parcours uitzetten
6 personen
27
Verkeershekken plaatsen
6 personen
28
Verkeersborden plaatsen
4 personen
29
Verlichting installeren
4 personen
30
Timingstation opbouwen
3 personen
31
EHBO-post inrichten
3 personen
32
Cateringstation inrichten
4 personen
33
Dranken koelen
2 personen
34
Hapjes en maaltijden voorbereiden
4 personen
35
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

36
Startnummers uitdelen
4 personen
37
Deelnemers aanmelden
4 personen
38
Fietsen en materiaal controleren
3 personen
39
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
40
Rijdersbriefing geven
3 personen
41
Startprocedure uitvoeren
5 personen
42
Rondegegevens registreren
3 personen
43
Parcoursposten bemannen
8 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Eten en snacks serveren
4 personen
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Verlichting controleren
2 personen
48
Nachtploeg instrueren
2 personen
49
Nachtposten bemannen
8 personen
50
Nachtcatering verzorgen
3 personen
51
Accu's en lampen controleren
2 personen
52
Rondegegevens veiligstellen
2 personen
53
Ontbijt serveren
4 personen
54
Ochtendploeg instrueren
2 personen
55
Dagposten opnieuw bemannen
8 personen
56
Dranken en eten bijvullen
4 personen
57
Eindsprint en finish begeleiden
5 personen
58
Eindtijden registreren
3 personen
59
Uitslag controleren
2 personen
60
Prijzen uitreiken
3 personen
61
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen

Nazorg

62
Parcoursmaterialen verwijderen
6 personen
63
Verkeershekken opruimen
6 personen
64
Tenten afbreken
5 personen
65
Timingapparatuur afbouwen
3 personen
66
Catering opruimen
4 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Terrein schoonmaken
5 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Geleende spullen retourneren
2 personen
72
Uitslag online publiceren
73
Deelnemersfoto's versturen
74
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 40
Registratietafelsaantal 3
Statafelsaantal 6
Opbergkrattenaantal 20

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Verkeerskegelsaantal 80
Dranghekkenaantal 40
Parcourslintaantal 12
Pijlbordenaantal 25
Kilometerbordenaantal 10
Reservefietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3

Apparatuur

Timinglaptopaantal 2
Rondetellersaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 12
Mobiele opladersaantal 8
Mobiele geluidsbox
Microfoon
Printer
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Aggregaat

Verlichting

Bouwlampenaantal 8
LED-lichtsnoerenaantal 6
Hoofdlampenaantal 16
Reflecterende hesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
AED
Brandblussersaantal 2
Werkhandschoenenaantal 12
Veiligheidsscharenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Schenkbekersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Voedselbakkenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 4

Decoratie

Baniersaantal 8
Podiumvrije finishboog
Prijzentafeldecoratie

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het parcours vroeg definitief vast en controleer daarna het verkeersplan. Markeer bochten, kruisingen en donkere stukken met verkeerskegels, dranghekken, parcourslint, pijlborden en kilometerborden.
Plan de communicatie in blokken van bijvoorbeeld 4 uur en maak vooraf een vrijwilligersrooster. Test alle portofoons, mobiele opladers en de communicatieroute minstens 24 uur voor de start.
Test de timinglaptop, rondetellers en stopwatches samen met een proefronde. Gebruik een tweede manier om rondes of tijden te noteren, zodat één lege accu of technische storing de uitslag niet bepaalt.
Regel nachtverlichting vóór de opbouwdag. Controleer bouwlampen, LED-lichtsnoeren, hoofdlampen, verlengkabels, stekkerdozen en het aggregaat op een veilige en droge plaats.
Verzamel reserveonderdelen op één herkenbare plek bij het parcours. Reservefietspompen, binnenbanden en fietsgereedschapssets worden vaak pas gezocht als een deelnemer al stil staat; wijs daarom één vrijwilliger aan die ze beheert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een 24-uursrace organiseren?: Begin minimaal 6 maanden vooraf met parcours, wedstrijdreglement, vergunningen en verzekering. Open de inschrijving zodra de route en belangrijkste voorwaarden vaststaan, bij voorkeur uiterlijk 3 maanden voor de start.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een 24-uursrace?: Maak eerst een bezetting per functie en deel lange diensten op in blokken van maximaal 4 uur. Reken daarnaast op een reserve van ongeveer 10 tot 15 procent, omdat uitval tijdens de nacht waarschijnlijker is.
Wanneer moet je de timingapparatuur testen?: Test de timinglaptop, rondetellers en stopwatches minimaal 7 dagen vooraf met dezelfde werkwijze als tijdens de race. Doe op de wedstrijddag nog één korte controle van stroom, accu’s, verbindingen en reserve-registratie.
Wanneer richt je de start- en finishzone in?: Bouw tenten, tafels, stoelen, registratietafels en bewegwijzering bij voorkeur de dag vóór de race op. Controleer uiterlijk 2 uur voor de start de startnummers, fietsenstalling, verlichting en vrije doorgang naar de finish.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.