Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
Bei einem 24-Stunden-Rennen entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf, sondern auch die Organisation während der Nacht. Beginne mit Reglement, Streckenfestlegung und Genehmigungen, bevor du Anmeldungen öffnest. Danach folgen Helferplanung, Verpflegung, Zeitnahme und die Ausstattung von Start, Ziel und Strecke. Plane besonders früh, wer nachts ansprechbar ist und wie Strom, Kommunikation und Reparaturen funktionieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Wettkampfreglement erstellen
2 Personen
- 2
Strecke endgültig festlegen
3 Personen
- 3
Genehmigungen beantragen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Teilnehmerformular erstellen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Anmeldungen öffnen
- 8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Startnummern zuweisen
2 Personen
- 12
Teilnehmerinformationen versenden
- 13
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
- 14
Ersthelfer-Besetzung festlegen
- 15
Timingausrüstung testen
2 Personen
- 16
Kommunikationsmittel testen
2 Personen
- 17
Streckeninspektion durchführen
3 Personen
- 18
Verkehrsplan prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Startnummern sortieren
2 Personen
- 21
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 22
Fahrradabstellplatz absperren
3 Personen
- 23
Zelte aufbauen
5 Personen
- 24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Start- und Zielbereich einrichten
4 Personen
- 26
Parcours aufbauen
6 Personen
- 27
Verkehrsabsperrungen aufstellen
6 Personen
- 28
Verkehrsschilder aufstellen
4 Personen
- 29
Beleuchtung installieren
4 Personen
- 30
Zeitmessstation aufbauen
3 Personen
- 31
Erste-Hilfe-Station einrichten
3 Personen
- 32
Cateringstation einrichten
4 Personen
- 33
Getränke kühlen
2 Personen
- 34
Snacks und Mahlzeiten vorbereiten
4 Personen
- 35
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
Event
- 36
Startnummern ausgeben
4 Personen
- 37
Teilnehmer anmelden
4 Personen
- 38
Fahrräder und Material prüfen
3 Personen
- 39
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen
- 40
Fahrerbriefing geben
3 Personen
- 41
Startprozedur durchführen
5 Personen
- 42
Rundendaten erfassen
3 Personen
- 43
Streckenposten besetzen
8 Personen
- 44
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 45
Essen und Snacks servieren
4 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 48
Nachtschicht einweisen
2 Personen
- 49
Nachtschichten besetzen
8 Personen
- 50
Nachtverpflegung organisieren
3 Personen
- 51
Akkus und Lampen prüfen
2 Personen
- 52
Rundendaten sichern
2 Personen
- 53
Frühstück servieren
4 Personen
- 54
Frühschicht anweisen
2 Personen
- 55
Tagesschichten neu besetzen
8 Personen
- 56
Getränke und Essen nachfüllen
4 Personen
- 57
Endspurt und Zieleinlauf betreuen
5 Personen
- 58
Endzeiten erfassen
3 Personen
- 59
Ergebnis prüfen
2 Personen
- 60
Preise überreichen
3 Personen
- 61
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
2 Personen
Nachbereitung
- 62
Parcoursmaterialien entfernen
6 Personen
- 63
Verkehrsbarrieren wegräumen
6 Personen
- 64
Zelte abbauen
5 Personen
- 65
Zeiterfassungsgeräte abbauen
3 Personen
- 66
Catering aufräumen
4 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Abfall sammeln
4 Personen
- 69
Gelände reinigen
5 Personen
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 72
Ergebnis online veröffentlichen
- 73
Teilnehmerfotos versenden
- 74
Fundsachen bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 40
- RegistrierungstischeAnz. 3
- StehtischeAnz. 6
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernhalterAnz. 120
- VerkehrskegelAnz. 80
- AbsperrgitterAnz. 40
- StreckenbandAnz. 12
- WegweiserAnz. 25
- KilometerschilderAnz. 10
- Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
- ErsatzschläucheAnz. 20
- FahrradreparatursetsAnz. 3
Ausstattung
- Timing-LaptopAnz. 2
- RundenzählerAnz. 2
- StoppuhrenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 12
- Mobile LadegeräteAnz. 8
- Mobiler Lautsprecher
- Mikrofon
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Stromaggregat
Beleuchtung
- BaustrahlerAnz. 8
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StirnlampenAnz. 16
- WarnwestenAnz. 20
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- AED
- FeuerlöscherAnz. 2
- ArbeitshandschuheAnz. 12
- SicherheitsscherenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- AusgussbecherAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- LebensmittelboxenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- WischsetsAnz. 3
- PutzeimerAnz. 4
Dekoration
- BannerAnz. 8
- Finishbogen ohne Bühne
- Preisetisch-Dekoration
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Reglement und Strecke fest, bevor du Einladungen verschickst oder Anmeldungen öffnest. Prüfe dabei Verkehrsführung, Absperrungen und Genehmigungen gemeinsam, damit sich später keine Streckenänderung durch die gesamte Planung zieht.
- Teile die Helfer nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Schichten ein. Für ein Rennen über 24 Stunden brauchst du einen schriftlichen Freiwilligenplan und eine feste Ersthelfer-Besetzung für jede Nachtphase.
- Teste Zeitnahme, Rundenzähler, Funkgeräte und Kommunikationsmittel vor dem Veranstaltungstag unter realistischen Bedingungen. Ein Laptop, eine Stoppuhr oder ein Funkgerät, das erst am Start geprüft wird, lässt sich während des Rennens kaum noch ersetzen.
- Plane Beleuchtung und Strom für die dunkelsten Stunden, nicht nur für den Aufbau am Nachmittag. Baustrahler, Stirnlampen, Ladegeräte und ein Stromaggregat müssen dort verfügbar sein, wo Start, Ziel, Strecke und Reparaturbereich liegen.
- Erfasse Ernährungswünsche und verschicke Teilnehmerinformationen spätestens sieben Tage vor dem Rennen. Weise Startnummern frühzeitig zu, sortiere sie nach Ausgabe und halte Ersatzschläuche, Pumpen und Reparatursets direkt an der Strecke bereit.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher muss man ein 24-Stunden-Rennen organisieren?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Reglement, Strecke, Genehmigungen und Versicherung. Öffne die Anmeldung erst, wenn die zentralen Rahmenbedingungen feststehen.
- Wie viele Helfer braucht ein 24-Stunden-Rennen?
- Plane pro dauerhaft besetzter Aufgabe mindestens drei Schichten ein, damit niemand 24 Stunden durchgehend arbeitet. Für Registrierung, Ersthilfe, Zeitnahme, Strecke und Kommunikation solltest du zusätzlich eine Reserve pro Schicht einrechnen.
- Wann sollte man die Strecke für ein 24-Stunden-Rennen kontrollieren?
- Führe mindestens eine vollständige Streckeninspektion vor dem Aufbau und eine zweite Kontrolle am Veranstaltungstag durch. Prüfe dabei Absperrgitter, Verkehrskegel, Streckenband, Wegweiser und Beleuchtung bei Tageslicht und nach Einbruch der Dunkelheit.
- Was braucht man nachts bei einem 24-Stunden-Rennen?
- Du brauchst zuverlässig getestete Beleuchtung, Strom, Funkgeräte und mobile Ladegeräte sowie Stirnlampen für Helfer. Lege Ersatzmaterial und Reparatursets spätestens beim Aufbau an festen, gut beleuchteten Punkten bereit.
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