Cómo organizar una carrera de 24 horas

Una carrera de 24 horas se organiza en dos líneas paralelas: la competición y la operación que debe seguir funcionando durante toda la noche. Empieza por el reglamento, el recorrido, los permisos y el seguro; después abre las inscripciones y asigna responsables. En las últimas semanas tendrás que cerrar voluntarios, primeros auxilios, tráfico, cronometraje y comunicaciones. El montaje solo debe empezar cuando el recorrido y la logística estén comprobados, no cuando lleguen los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
2
Definir definitivamente el recorrido
3 personas
3
Solicitar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Crear el formulario de participantes
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir inscripciones
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar números de dorsal
2 personas
12
Enviar información a los participantes
13
Crear el horario de voluntarios
2 personas
14
Asignar personal de primeros auxilios
15
Probar el equipo de cronometraje
2 personas
16
Probar los medios de comunicación
2 personas
17
Realizar la inspección del recorrido
3 personas
18
Revisar el plan de tráfico
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Ordenar los dorsales
2 personas
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Delimitar el aparcamiento para bicicletas
3 personas
23
Montar tiendas
5 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar la zona de salida y meta
4 personas
26
Marcar el recorrido
6 personas
27
Colocar vallas de tráfico
6 personas
28
Colocar señales de tráfico
4 personas
29
Instalar la iluminación
4 personas
30
Montar el puesto de cronometraje
3 personas
31
Montar un puesto de primeros auxilios
3 personas
32
Montar el punto de catering
4 personas
33
Enfriar bebidas
2 personas
34
Preparar aperitivos y comidas
4 personas
35
Preparar la mesa de registro
2 personas

Evento

36
Repartir dorsales
4 personas
37
Inscribir participantes
4 personas
38
Comprobar las bicicletas y el material
3 personas
39
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
40
Dar la charla a los corredores
3 personas
41
Realizar el procedimiento de inicio
5 personas
42
Registrar los datos de la ronda
3 personas
43
Supervisar los puestos del recorrido
8 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Servir comida y snacks
4 personas
46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
47
Comprobar la iluminación
2 personas
48
Dar instrucciones al turno de noche
2 personas
49
Cubrir los puestos de noche
8 personas
50
Organizar el catering nocturno
3 personas
51
Comprobar baterías y lámparas
2 personas
52
Asegurar los datos de la ronda
2 personas
53
Servir el desayuno
4 personas
54
Dar instrucciones al turno de mañana
2 personas
55
Reforzar los turnos del día
8 personas
56
Reponer bebidas y comida
4 personas
57
Coordinar el sprint final y la llegada
5 personas
58
Registrar horas de finalización
3 personas
59
Comprobar los resultados
2 personas
60
Entregar premios
3 personas
61
Informar a los participantes sobre el resultado
2 personas

Seguimiento

62
Retirar los materiales del recorrido
6 personas
63
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
64
Desmontar las tiendas
5 personas
65
Desmontar el equipo de cronometraje
3 personas
66
Recoger el catering
4 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Limpiar el recinto
5 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Publicar el resultado en línea
73
Enviar fotos de los participantes
74
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de registrocant. 3
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Portadorsalescant. 120
Conos de tráficocant. 80
Vallas de control de multitudescant. 40
Cinta de recorridocant. 12
Carteles direccionalescant. 25
Señales de kilómetrocant. 10
Bombas de bicicleta de repuestocant. 4
Cámaras de aire de repuestocant. 20
Kits de herramientas para bicicletascant. 3

Equipo

Portátil de cronometrajecant. 2
Contadores de vueltacant. 2
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Cargadores móvilescant. 8
Altavoz portátil
Micrófono
Impresora
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Grupo electrógeno

Iluminación

Lámparas de obracant. 8
Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Linternas frontalescant. 16
Chalecos reflectantescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
DEA
Extintorescant. 2
Guantes de trabajocant. 12
Tijeras de seguridadcant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertoscant. 120
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 8
Jarras de serviciocant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Bandejas de comidacant. 20

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4

Decoración

Bannerscant. 8
Arco de meta sin podio
Decoración de la mesa de premios

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recorrido antes de publicar las inscripciones. Solicita los permisos y revisa el plan de tráfico con varias semanas de margen; cambiar una curva o un cruce después obliga a modificar señales, vallas y la información enviada a los participantes.
No dejes la información de participantes para el día anterior. Envía con al menos 7 días de antelación el reglamento, el número de dorsal, los horarios, el acceso, el aparcamiento para bicicletas y las indicaciones sobre la zona de salida y meta.
Trata los turnos como una operación de 24 horas, no como una lista de voluntarios. Prepara relevos que cubran también la madrugada y asigna por escrito quién controla vueltas, quién atiende incidencias y quién contacta con primeros auxilios.
Prueba el cronometraje y las comunicaciones antes del montaje definitivo. Comprueba el portátil, los contadores de vuelta, los cronómetros y los walkie-talkies en condiciones reales, y deja cargadores, cables y una solución eléctrica de respaldo preparados.
La iluminación suele llegar tarde a la planificación. Haz una inspección nocturna del recorrido y coloca con antelación lámparas de obra, guirnaldas LED y linternas frontales donde los participantes y los voluntarios deban orientarse o trabajar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 24 horas?: Empieza como mínimo 12 semanas antes. Los permisos, el seguro y la definición definitiva del recorrido deben resolverse antes de abrir las inscripciones; deja las últimas 2 semanas para pruebas, compras y montaje.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones?: Ábrelas cuando el reglamento, el recorrido y las condiciones de participación estén cerrados. Como referencia, hazlo entre 8 y 10 semanas antes y envía la información final a cada participante al menos 7 días antes de la carrera.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 24 horas?: No hay una cifra única, pero cada puesto que funciona durante 24 horas necesita varios relevos. Calcula al menos 3 turnos por puesto operativo y añade un pequeño equipo de reserva para cubrir descansos, bajas e incidencias nocturnas.
¿Qué hay que probar antes de una carrera de 24 horas?: Prueba el cronometraje, los contadores de vuelta, los walkie-talkies y la megafonía entre 7 y 14 días antes. Repite una comprobación en el recorrido durante la inspección final y verifica también la alimentación eléctrica y la iluminación.

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